Gemeentelijk applicatielandschap: bron voor besparen op en met ICT

Gemiddeld 27% van de totale gemeentelijke ICT-kosten zijn direct gerelateerd aan het applicatielandschap.

Als we kijken naar de totale ICT-kosten, verbonden aan het gebruik en beheer van applicaties, is dit aandeel eigenlijk nog groter. De directe kosten van applicaties (licentiekosten) zijn voor het grootste gedeelte van invloed op de kosten. Wat echter niet vergeten moet worden zijn de kosten van het beheer van het applicatielandschap.

Daarnaast spelen onder andere ook de kosten voor de benodigde infrastructuur een rol. Wanneer deze 'indirecte' kosten worden meegerekend tot de kosten van de applicaties, komt het aandeel gemiddeld uit op 48% van de totale ICT-kosten. Indien een gemeente ICT efficiënter en doelmatiger wil inzetten, is het applicatielandschap een bron van besparingspotentieel. Maar besparen door eenzijdig te snijden in de kosten mag niet het uitgangspunt te zijn.

Als besparen ten koste gaat van de kwaliteit van het applicatielandschap schiet de beoogde besparing zijn doel voorbij. De crux is om de kosten te verlagen - daar waar het kan - en de kwaliteit te verbeteren. De kosten enerzijds en de kwaliteit anderzijds hoeven niet met elkaar in conflict te staan. De kwaliteit van het applicatielandschap kan namelijk toenemen, ondanks (of juist door) het snijden in de kosten. Minder ‘applicatiefactoren’ - door een gerationaliseerd applicatielandschap - kan de kwaliteit van het applicatielandschap positief beïnvloeden.
Gemeenten met in verhouding hogere kosten op het applicatielandschap worden vaak gekenmerkt door de volgende factoren.

• Applicaties die duur zijn in aanschaf en/of beheer, maar relatief weinig worden gebruikt, dan wel een beperkte mate van belangrijkheid hebben.
• Applicaties hebben een hoge mate van ‘legacy’, wat ervoor zorgt dat de kosten zich meer richten op het in stand houden van de applicatie in plaats van de doorontwikkeling.
• Het beheer van applicaties is complex en intensief, wat niet in verhouding staat tot het gebruik en belang van de applicaties binnen de organisatie.
• Er zijn meerdere applicaties in gebruik met gelijksoortige functionaliteiten. Het komt nog met enige regelmaat voor dat een gemeente niet precies weet hoeveel en welke applicaties er in gebruik zijn; en dus ook niet welke functionaliteiten de applicaties leveren.
• Er zijn beheercontracten met leveranciers aangegaan, met een niveau van dienstverlening die niet in verhouding staat tot de mate van belangrijkheid van de betreffende applicaties.
• Een lage mate van tevredenheid van de gebruikers over de geboden ondersteuning op applicaties.

Om besparingen te realiseren, zonder daarbij doelmatigheid en efficiëntie uit het oog te verliezen, is inzicht in deze specifieke applicatiefactoren cruciaal. Besparen op en tevens het verbeteren van het applicatielandschap vraagt om inzicht in het gemeentelijke applicatieportfolio. Welke inzichten zijn nodig?
Kunnen bieden van: (infrastructuur), (onderhouds)contracten met leveranciers, licenties, trainingen, gebruikersondersteuning, beheer, et cetera kunnen bieden.

• Gebruik: aantal gebruikers en type/reden van gebruik van de applicatie.
• Functionaliteit: wat is de geboden functionaliteit van de applicatie en wat is de relatie met het te ondersteunen (primair)proces?
• Gegevens: de aard en frequentie van synchronisatie en de opslag van gegevens.
• Koppelingen: de mate van koppelingen tussen de applicaties en databases en de eventuele technische risico's van deze koppelingen.
• Mate van beheer in relatie tot de behoefte vanuit de organisatie naar ondersteuning: de beheerslast van applicaties door functioneel- en applicatiebeheer.
• Beoogde/noodzakelijke ontwikkeling van de applicatie.
• Wettelijke verplichtingen: de aanwezigheid van wettelijke verplichtingen waarvoor een applicatie vereist is.
• Alternatieven: de aanwezigheid van alternatieven voor de huidige applicatie.
• Niveau: waarop met leveranciers servicelevel afspraken worden gemaakt.

Met deze inzichten kan invulling worden gegeven aan een verbetertraject voor verlaging van kosten en de verbetering van de kwaliteit van het applicatielandschap. De centrale vraag hierbij is; of het applicatielandschap efficiënt en doelmatig is ingericht in relatie tot de bedrijfsvoering? De rationalisatie van het applicatielandschap is niet slechts het toepassen van de kaasschaafmethode. Of, om in keukengerei termen te blijven, het mes dient aan twee kanten te snijden: besparen op en met ICT. Besparen op ICT; daar waar inefficiëntie aan de orde is doordat er in verhouding meer kosten worden gemaakt dan het belang van de applicatie. Besparen met ICT; daar waar de applicatie strategisch van belang is voor de effectiviteit/doelmatigheid van de gemeente, maar de meerwaarde van de applicatie onvoldoende wordt benut. Investeringen in de applicatie zijn in dat geval nodig.

Meer met minder is hierbij het motto van de inzet op ICT, waarbij investeringen in ICT zich dienen uit te betalen in een verlaging van de totale kosten van bedrijfsvoering.