Wanneer neemt u de tijd voor uw datakwaliteit?

Wanneer neemt u de tijd voor uw datakwaliteit?


21 december 2015

De samenhang tussen managementinformatie en de administratieve organisatie is een belangrijk onderwerp. Maar zelfs met een goed ingerichte Administratieve Organisatie kan er in het domein van de Managementinformatie veel mis gaan. Hoe is het bijvoorbeeld gesteld met de datakwaliteit? In het bronsysteem lijkt het prima op orde, maar in het datawarehouse en de managementrapportages komen allerlei problemen aan het licht.

Datakwaliteit is een ruim begrip met diverse definities in omloop. "Datakwaliteit is de mate waarin data geschikt is voor het doel waarvoor ze gebruikt wordt". "Datakwaliteit is de mate waarin het geheel van eigenschappen en kenmerken van de gegevens voldoen aan het doel van het gebruik en de verwachting van de ontvanger." Beide definities vind ik nogal abstract, maar als ik begrippen als 'tijdigheid', 'juistheid', 'volledigheid', 'accuraatheid', 'consistentheid', 'begrijpbaarheid' en 'uniekheid' noem, dan wordt het begrip datakwaliteit veel tastbaarder. Voor een blog voert het veel te ver om al deze aspecten te bespreken. Ik wil het met name hebben over het kwaliteitsaspect 'consistentheid', dit is voor veel organisaties een lastig element. Drie voorbeelden maken dit duidelijk.

1. Nieuwe codes

De systeemeigenaar van het roostersysteem bespreekt met de functioneel beheerders een acuut probleem bij het roosteren. Ze zijn het samen snel eens over een oplossing. Er moeten twee nieuwe verlofcodes komen in plaats van de verlofcode die nu bestaat. Zo gezegd zo gedaan. Binnen vijf minuten blokkeren ze de oude code en voeren ze twee nieuwe codes in. Ze brengen de roosteraars op de hoogte met een mailtje. Velen reageren positief, want een al wat langer gekoesterde wens is vervuld. Iedereen is blij dat dit 'akkefietje' zo snel is opgelost.

Twee weken later trekt een adviseur van de afdeling Planning en Control aan de bel bij de BI-specialist van het team managementinformatiesysteem. De productieoverzichten per medewerker (die mede gebaseerd zijn op gegevens uit het roostersysteem) vertonen opeens vreemde cijfers. Na het nodige zoekwerk door de BI-specialist blijkt dat de verlofgegevens vanuit het roostersysteem niet meer goed verwerkt worden in het datawarehouse. Na nog meer zoeken ontdekt de BI-specialist wat u als lezer al weet. Ze zijn vergeten de nieuwe verlofcodes door te geven aan de BI-specialist.

2. Wie is wie?

De organisatie registreert iedereen met zijn/haar geboortenaam in het Personeelsinformatiesysteem. Dus mevrouw Janneke Koster-Vermeulen (psychiater van beroep) die getrouwd is met Bert Koster (en het liefste als mevrouw Janneke Koster door het leven gaat), wordt in het Personeelsinformatiesysteem vastgelegd als Janneke Vermeulen. Ondanks dat iedereen haar in de organisatie kent als Janneke Koster. In het ZIS/EPD wordt Janneke wel vastgelegd als 'Janneke Koster' omdat dit voor het secretariaat op de afdeling 'angststoornissen' handig is. Zij kennen Janneke alleen als 'dokter Koster' en niet als 'dokter Vermeulen'. In het ZIS/EPD wordt niet gewerkt met personeelsnummers, alles gaat op naam van de medewerkers. Wel zo vriendelijk maar niet zo handig als je de gegevens uit het ZIS/EPD met gegevens uit het Personeelsinformatiesysteem koppelt. Koppeling via het personeelsnummer kan niet, want het ZIS/EPD werkt niet met personeelsnummers. Een koppeling op naam kan ook niet aangezien het Personeelsinformatiesysteem werkt met geboortenaam, maar het ZIS/EPD werkt met de naam die de medewerker hanteert.

3. Organisatiestructuur

De zorgmanager van de eenheid 'West' wil de zorg binnen zijn eenheid anders organiseren en bespreekt met de zorgcontroller een nieuwe organisatiestructuur. De zorgcontroller vertaalt dit snel in financiële termen: er moet een nieuwe kostenplaatsstructuur komen. Op de afdeling Financiën wordt een nieuwe kostenplaatsenstructuur uitgewerkt en doorgevoerd in het financiële systeem.
Een paar weken later trekt een zorgmanager van 'West' bij de BI-specialist aan de bel. Op de managementrapporten lopen de kosten en de (zorg)opbrengsten totaal niet meer met elkaar in de pas. De BI-specialist die één en ander bekijkt heeft snel de oorzaak gevonden. De nieuwe kostenplaatsenstructuur is wel doorgevoerd in het financiële systeem, maar niet in het Personeelsysteem, roostersysteem en het ZIS/EPD.

Eerlijk zeggen

En? Zeg eens eerlijk! Kan dit ook in uw organisatie voor komen? Zo ja, dan bent u zeker niet de enige. Het derde voorbeeld hierboven kan overigens nog veel erger, zo heb ik ooit zelf ondervonden. Destijds had de zorgmanager zijn eenheid al helemaal anders georganiseerd en was een paar weken later hoogst verbaasd dat alle managementrapporten 'verkeerde' cijfers (gebaseerd op de oude inrichting) lieten zien.

Enfin, ik zie de bovengenoemde praktijkvoorbeelden met enige regelmaat langskomen. Als ze in uw organisatie niet spelen, dan heeft u al grote stappen gezet op het gebied van datakwaliteit.

Een ERP-systeem dan maar?

Natuurlijk. Een ERP-systeem lost de bovengenoemde problemen voor een deel op. Eén ERP-systeem dat de financiële-, inkoop- en HRM-processen ondersteunt levert al veel winst op. Dan is er maar één plaats waar de basisgegevens en (stuur)parameters vastgelegd zijn waarmee al de ERP-modules werken. Maar ook als u met een ERP-systeem dan zijn er daarnaast nog steeds andere systemen die u op elkaar moet afstemmen

BISL helpt?

Als u de bovengenoemde problemen herkent dan adviseer ik u om u in BISL te verdiepen. U gaat zien dat het thema consistentie past bij het BISL-proces 'Beheer Bedrijfsinformatie' en bij het procescluster 'Functionaliteitenbeheer'. U kunt bijvoorbeeld starten met een 'applicatie overstijgend overleg'. Een overleg waarbij een afvaardiging aanwezig is van functioneel en technisch beheer van alle bronsystemen in de organisatie. Hier spreekt u dan over gebruik, nut en noodzaak van nieuwe codes. Over beleid rondom afkortingen, kostenplaatsen- en organisatiestructuren. U spreekt over nog meer zaken die de consistentie en samenhang van uw informatievoorziening ten goede komen.

'Datakwaliteit' blijft mensenwerk.
Mijn tip, geef aandacht en neem de tijd voor datakwaliteit in uw organisatie!

 



Bart Groothuis

Principal adviseur
bart.groothuis@mxi.nl
06 53 80 13 13
Lees mijn publicaties

De mogelijkheden van Business Intelligence en data zijn immens.



Wat betekent dat nu concreet voor u op dit moment?

M&I/Partners helpt u deze koers uit te zetten!ofMeer kennis opdoen
M&I/Partners gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren. Door gebruik te maken van deze website, geeft u akkoord te zijn met het gebruik van cookies.
Sluit deze melding