Principeverslaving verzwakt architectuur

Principeverslaving verzwakt architectuur


13 juni 2015 - Bron: AutomatiseringGids/AGconnect

Principes zijn een populair instrument onder IT-architecten. Maar het onvakkundig gebruik ervan levert veel ellende op. Eelco Rommes bespreekt vijf stappen om effectief met architectuurprincipes om te gaan. Het is makkelijker om honderd principes te verzinnen dan er tien te definiëren die echt waardevol zijn.

Aan het begin van de jaren negentig werkten honderden Microsoftprogrammeurs aan de ontwikkeling van Windows NT. Ze deden dat op PC’s die vol bugs zaten en om de haverklap crashten. Elk van die PC’s draaide namelijk op de laatste versie van Windows NT – het besturingssysteem dat ze juist zelf aan het bouwen waren. Ondanks de bugs, crashes en andere ongemakken die het werken met onvolwassen software met zich meebrengt, stond het interne gebruik van NT niet ter discussie: de teams waren ervan overtuigd dat het hen juist hielp om een beter product te maken. Ze handelden niet omdat het moest, maar uit principe. Dat principe was enkele jaren eerder tot leven gewekt door een manager die zich hardop afvroeg waarom Microsoft zo weinig gebruik maakte van eigen software. Hoe kon je goede producten maken zonder ze zelf uit te proberen? Hij daagde zijn collega’s uit om ‘hun eigen hondenvoer te eten’. De kreet ‘eat your own dogfood’ werd een begrip en inspireerde niet alleen het NT-ontwikkelteam, maar vele anderen binnen en buiten het bedrijf.

Principes zoals deze vormen een krachtig instrument om keuzes vast te leggen en uit te dragen. Ze stellen anderen in staat om te toetsen of hun eigen gedrag in lijn is met de richting die de organisatie uit wil en om zich zo nodig aan te passen. Het is dan ook geen wonder dat principes een populair instrument zijn onder IT-architecten: architectuur gaat bij uitstek over het maken van fundamentele keuzes die richting geven aan het werk van anderen. Er is ook een keerzijde. Onvakkundig gebruik van principes levert veel ellende op: hoe krachtiger het gereedschap, hoe zorgvuldiger men ermee om moet gaan. In de praktijk worden principes vaak te losjes gehanteerd waardoor ze niet alleen aan kracht inboeten, maar een organisatie flink in de weg kunnen zitten. Veel architectuurdocumenten staan bol van de vage principes die nauwelijks richting geven, niet inspireren en ook niet te handhaven zijn. Het opstellen ervan kost de auteurs al veel tijd en vervolgens moeten vele anderen zich door de woordenbrij heen eten, al was het maar om uit te kunnen leggen waarom ze deze principes links laten liggen. Als de architecten dan op hun strepen gaan staan, leidt dat tot frustraties en conflicten. De partijen graven zich in, het governanceproces loopt vast en iedereen ziet zijn favoriete vooroordeel bevestigd: architecten wonen in ivoren torens, bouwers zijn allemaal cowboys en managers snappen niets van de inhoud. Hoe moet het dan wel? Door zich te beperken tot een handjevol principes en die strikt na te leven, kunnen architecten veel meer impact hebben. De kunst van het weglaten beoefenen, dus, en dat is nog niet gemakkelijk.

Vijf stappen om effectief met architectuurprincipes om te gaan

1. Stoppen en schrappen

Eerst moet er een rem worden gezet op de productie van nieuwe principes. De lange lijsten met zouteloze principes die in veel organisaties rondzwerven, kunnen de prullenmand in. Zulke documenten worden zelden écht gelezen en wekken voornamelijk ergernis. Wie weggooien zonde vindt, vervangt op zijn minst het woord ‘principes’ door ‘tips’ of ‘ter overweging’.

2. Kritisch kijken en keuzes maken

De volgende stap is om de tien principes te bepalen die, als ze consequent worden toegepast, werkelijk een groot verschil maken voor de organisatie. Dat is een hele opgave, het is makkelijker om honderd principes te verzinnen dan er tien te definiëren die echt waardevol zijn. Juist de beperking in het aantal betekent dat elk overgebleven principe raak moet zijn. Omdat er veel bedacht en veel geschrapt moet worden, is het in dit stadium extra belangrijk om zo weinig mogelijk ballast mee te slepen. Een principe is in de eerste plaats een communicatiemiddel: een pakkende naam plus een korte uitleg is voorlopig voldoende. De templates die erop gericht zijn om principes heel precies te categoriseren en te documenteren zijn in dit stadium overbodig.

3. Maak het persoonlijk

Toen Time Warner en America OnLine (AOL) fuseerden, werd AOL’s eigen e-mailsysteem ingevoerd als de standaardoplossing in het nieuwe bedrijf. Dat leidde tot zoveel problemen en gemor onder het personeel, dat het systeem weer aan de kant moest worden geschoven. AOL’s eigen hondenvoer smaakte toch niet zo goed als dat van Microsoft. Een principe is per definitie persoonlijk. Het is dus oppassen geblazen met referentie-architecturen en andere lijsten met algemene principes. Zulke lijsten zijn niet geschikt om een-op-een uit over te nemen: ze dienen slechts als inspiratiebron om uit te putten bij het opstellen van eigen, aangepaste principes. Het wiel opnieuw uitvinden is niet nodig, maar een kritische houding is belangrijk bij het overnemen van andermans principes

4. Zie de pijn onder ogen

Een principe is een fundamentele keuze en moet daarom pijn doen. Mensen zijn bereid die pijn te lijden, mits zij serieus worden genomen. Vaak wordt aan de voordelen van een principe volop aandacht besteed terwijl de nadelen onderbelicht blijven. Een gemiste kans, want aandacht besteden aan de nadelen laat zien dat de keuze weloverwogen is gemaakt en dat maakt het makkelijker om de pijn te accepteren. Een goede manier om de pijn achter een principe te ontdekken, is hem grondig door te spreken met de beoogde gebruikers. Typisch zijn dat ontwikkelaars, beheerders, collega-architecten, lijn- en projectmanagers – iedereen die in zijn werk met deze principes te maken gaat krijgen. Roept een voorgesteld principe enkel schouderhalen op, dan kan het direct geschrapt worden: blijkbaar staat er niets op het spel en dan is het zonde om er nog tijd in te steken. Komt er juist weerstand, dan is het de moeite waard om aandachtig te luisteren en door te vragen. ‘Niet uit te voeren’, ‘te abstract’ en ‘open deur’ zijn argumenten die erop wijzen dat een principe het in de praktijk niet gaat redden, meestal omdat de vorm verkeerd gekozen is. Sommige principes zijn een en al vorm en geen inhoud en vaak wordt dat pas duidelijk in gesprek met anderen. Inhoudelijke tegenargumenten zijn het meest interessant. Zij helpen te bepalen of een principe de moeite van het invoeren waard is en als dat zo is, maken ze het makkelijker om het principe uit te leggen en te verdedigen.

5. Uitdragen en uitdagen

Een principe dat niet wordt nageleefd, is dodelijk voor de geloofwaardigheid. Wie neemt een verklaard vegetariër nog serieus als hij een halve plofkip bestelt als lunch? Hetzelfde geldt voor architectuurprincipes – als er één straffeloos met voeten kan worden getreden, boeten alle andere ook in aan kracht. Daarom is het belangrijk om principes uit te dragen, om steeds opnieuw uit te leggen welke principes er zijn en waar ze voor staan. Niet alleen de verantwoordelijke architecten moeten dat doen, maar juist ook mensen in andere rollen: managers, beheerders, testers, bouwers. Veel organisaties richten een architectuurboard op om hun principes te handhaven. Als een soort welstandscommissie keurt zo’n board ontwerpen goed of af en deelt bouwvergunningen uit. Dat pakt gemakkelijk averechts uit. Architecten worden stempelaars en de principes blijven iets van een bureaucratisch eliteclubje. Het is effectiever om open en op voet van gelijkheid de dialoog aan te gaan: hoe worden de principes in de praktijk toegepast en wat zijn de effecten? Gaat het moeizaam of juist gemakkelijk, hoe komt dat en wat kunnen we daarvan leren? Door mensen serieus te nemen en hen uit te dagen mee te denken, wordt het na verloop van tijd normaal om de architectuurprincipes te gebruiken. In het beste geval gaan ze na verloop van tijd deel uitmaken van de cultuur: de principes zijn dan verinnerlijkt en er is geen externe motivatie meer nodig om ze af te dwingen.

Een echte vegetariër zal nooit een plofkip bestellen. Daar is geen governance of architectuurboard voor nodig, dat is een kwestie van principes.

Valkuilen rond architectuurprincipes
Principes zijn een populair, maar lastig te hanteren instrument. De volgende vier fouten worden veel gemaakt:

1. Te veel principes
Architecten zitten vaak vol goede ideeën en een nieuw principe is snel bedacht. Maar met hoeveel principes kan een mens leven? Een handvol, misschien? Voor organisaties geldt hetzelfde. Elk principe kent een prijs.

2. Bestaande principes negeren
Elke organisatie kent zo zijn ongeschreven regels. Vaak liggen aan die regels verborgen principes ten grondslag, die zelden hardop benoemd worden. Een voorbeeld is het voorkomen van gezichtsverlies bij leidinggevenden. Zulke principes negeren, leidt snel tot onverwachte en schijnbaar irrationele weerstand.

3. Voegen of uitleggen
Een bekende tactiek om de pijn van principes te verzachten, is ‘comply or explain’: wie zich niet voegt, moet uitleggen waarom niet. Maar een principe dat slechts af en toe geldt, is meer een vuistregel of een tip.

4. Principes verwarren met goede voornemens
Veel organisaties zeggen dat ze ‘de klant centraal stellen’ en worstelen daar vervolgens vreselijk mee. Gemeenten, ziekenhuizen, verzekeraars: ze zijn vaak niet ingericht om aan dit principe te kunnen voldoen. Hoe goed de bedoelingen ook zijn, zulke onhaalbare principes leiden enkel tot frustratie en cynisme. Ambitieuze doelen stellen is prima, maar gun de organisatie tijd om te groeien totdat ze eraan kunnen voldoen. Tot die tijd mag het geen principe heten.



Eelco Rommes

Senior adviseur
eelco.rommes@mxi.nl
06 53 30 39 72
Lees mijn publicaties

Koers houden met ICT-architectuur



Een goede ICT-architectuur biedt overzicht van uw informatievoorziening waardoor u beter kunt besturen! Samen houden we uw projecten en programma's op koers!

Krijg grip op uw informatievoorzieningofMeer kennis opdoen