EPD en fusies - variabelen en tussenoplossingen

EPD en fusies - variabelen en tussenoplossingen


06 februari 2014

De impact van een fusie op de informatievoorziening in een ziekenhuis is enorm. Daarbij wordt het tempo van integratie in toenemende mate bepaald door financiële overwegingen.

Onder invloed van spreiding en concentratie van zorg, marktwerking en verbetering van kwaliteit en veiligheid zoeken partijen in de zorg elkaar steeds meer op. Zowel in de verticale keten van eerste, tweede en derde lijn, als horizontaal tussen vergelijkbare partijen. In het geval van horizontale samenwerking tussen ziekenhuizen resulteert dit momenteel op veel plaatsen in een fusie. Wat de aard van de samenwerking ook is, hoever die ook gaat en welk doel ermee wordt nagestreefd: samenwerking kan alleen op een efficiënte, veilige en patiëntgerichte wijze vorm krijgen als de processen qua informatievoorziening goed worden ondersteund.

Onder invloed van spreiding en concentratie van zorg, marktwerking en verbetering van kwaliteit en veiligheid zoeken partijen in de zorg elkaar steeds meer op. Zowel in de verticale keten van eerste, tweede en derde lijn, als horizontaal tussen vergelijkbare partijen. In het geval van horizontale samenwerking tussen ziekenhuizen resulteert dit momenteel op veel plaatsen in een fusie. Wat de aard van de samenwerking ook is, hoever die ook gaat en welk doel ermee wordt nagestreefd: samenwerking kan alleen op een efficiënte, veilige en patiëntgerichte wijze vorm krijgen als de processen qua informatievoorziening goed worden ondersteund.

fusies-zh-v2.jpg

Parallel aan de intensivering van de samenwerking in de sector hebben ziekenhuizen de afgelopen jaren stevig geïnvesteerd in een nieuw EPD/ZIS dan wel staan aan de vooravond van een dergelijke investering. We hebben het over een Total Cost of Ownership over een periode van zeven tot tien jaar van enkele tientallen miljoenen euro’s voor een middelgroot ziekenhuis (circa 200 miljoen euro omzet bedden)tot ruim 100 miljoen euro voor een academisch Wat betekent het besluit van ziekenhuizen om te fuseren? Vaak is het eindplaatje een juridische fusie met behoud van locaties, lateralisatie van zorg en geïntegreerde procesvoering. Naast alle kwalitatieve voordelen die met de fusie worden beoogd, levert dit bij voorkeur ook nog schaalvoordelen op. Impact informatievoorziening De impact van een fusie op de informatievoorziening is enorm en raakt onder meer aan:

  • Patiëntgegevens met alles wat daarbij komt kijken, zoals patiëntidentificatie, dossiervoering, beelden, medicatie, maar ook bijvoorbeeld uitwisseling van deze gegevens met ketenpartners.
  • Administratieve afwikkeling waaronder vastlegging van verrichtingen, afspraken met zorgverzekeraars en boekhoudkundige regels.
  • Logistieke procesvoering inclusief maken van (multilocatie-)afspraken, ordering, planning en resourcemanagement.
  • Managementinformatie variërend van informatie over productie en financiën tot informatie over medische kwaliteit en externe verantwoording.

Deze informatievoorziening wordt gerealiseerd met een in de loop van de tijd gegroeid applicatielandschap met enkele honderden applicaties in kleinere en middelgrote ziekenhuizen en soms wel meer dan duizend in een academisch ziekenhuis. Kortom, de integratie van de informatievoorziening van fuserende ziekenhuizen is complex en mag niet worden onderschat.

Beperken we ons voor de informatievoorziening tot het EPD/ZIS dan is ook hier het eindbeeld: één EPD/ZIS met geïntegreerde procesvoering voor het fusieziekenhuis, één patiëntenverzameling, één kerndossier op basis van één database en een gestroomlijnd post-fusielandschap. Duidelijk is dat dit om een zorgvuldige visievorming, timing en kosten/batenafweging vraagt.

Soms kan het heel snel gaan, zoals in het geval van het Franciscus Ziekenhuis Roosendaal en Lievensberg Ziekenhuis (zie de casus ICT-samenwerking – Geen keuze, maar een logisch gevolg). Deze ziekenhuizen legden samen met het Amphia Ziekenhuis in Breda begin 2011 hun ambities tot samenwerking vast in een convenant. Najaar 2011 startten Franciscus en Lievensberg een selectietraject voor één EPD/ZIS- en één ERP-systeem. Zomer 2012 was de selectie afgerond en kort daarna werd het voornemen tot fusie openbaar. Hans Ensing, voorzitter raad van bestuur van het Lievensberg ziekenhuis, over de rol van ICT: ‘Onze samenwerking past in de trend om in horizontale en verticale ketens samen te werken en zo het gehele spectrum van zorg voor een regio te behouden. Tegelijkertijd is ICT een heel belangrijke voorwaarde om kwaliteit en doelmatigheid van de patiëntzorg te vergroten. Onze professionals kunnen straks moeiteloos op beide locaties optimale zorg bieden.’ Inmiddels zijn de ziekenhuizen najaar 2013 met het EPD/ZIS en ERP live gegaan en zijn de ziekenhuizen per 1 januari 2014 met akkoord van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) ook bestuurlijk gefuseerd.

Variabelen

In de meeste gevallen vraagt het fors meer tijd voordat er sprake is van een volledig geïntegreerde oplossing. Verschillende variabelen zijn hierbij van invloed. Om die in kaart te brengen moet men zich de volgende vragen stellen:

  • Welke businessprioriteiten zijn in de samenwerking aan de orde en in welke mate speelt het EPD/ZIS daarbij een rol?
  • In hoeverre werken vakgroepen al samen en is de procesvoering over en weer geüniformeerd respectievelijk geïntegreerd? Oftewel, moet de aandacht eerst naar de organisatie- en proceskant en dan pas naar de informatiseringskant, of kan dat worden gecombineerd?
  • Heeft één of hebben meerdere van de fusiepartners recent geïnvesteerd in een volledig of gedeeltelijk nieuw EPD/ZIS?
  • Is één of zijn meerdere van de fusiepartners toch al toe aan een nieuw EPD/ ZIS?
  • Beschikken de fusiepartners over hetzelfde EPD/ZIS? Heeft men hetzelfde EPD dan is de inrichting op het niveau van procesvoering, protocollen en werkafspraken, en gegevensdefinities in de regel toch verschillend. Bij handhaving van het betreffende EPD/ZIS is eigenlijk een herimplementatie aan de orde.
  • Is de rest van het ICT-applicatielandschap van de fusiepartners gelijk, vergelijkbaar (bijvoorbeeld zelfde leverancier, verschillende inrichting) of verschillend is en bestaat de noodzaak om zo snel mogelijk te uniformeren dan wel te integreren?
  • Moeten er cruciale elementen in het ICT-landschap (denk bijvoorbeeld aan een PDMS of EVS) ingevuld worden die min of meer tot een versnelde keuze dwingen?
  • Op welke wijze wordt de ICT-integratie aangepakt kijkend naar de ICT-infrastructuur (hardware, netwerk en storage), ICT-applicaties (EPD/ZIS, maar ook bedrijfsvoeringsapplicaties en zorgondersteunende systemen) en de ICT-organisatie?

Duidelijk is dat de financiën in toenemende mate bepalend zijn voor het tempo van integratie van de informatievoorziening Het moet financieel ook haalbaar zijn. We zien nu al dat besluitvorming om tot een nieuw EPD/ZIS te komen bij enkele ziekenhuizen wordt vertraagd of zelfs wordt aangehouden in het licht van de financierbaarheid van de vernieuwing. Laat staan dat één of beide fusiepartners recent hebben geïnvesteerd in een nieuw EPD/ZIS. De ruimte om versneld af te schrijven is beperkt, waardoor de keuzevrijheid en het tempo van handelen worden beperkt. Soms moet de ‘financiële afschrijvingsrit’ van het bestaande EPD/ZIS geheel dan wel gedeeltelijk worden uitgezeten, tenzij een overtuigende business case van geïntegreerde procesvoering met dito informatievoorziening en de voordelen daarvan kan worden overlegd. In het uiterste geval is het denkbaar dat een bepaalde doorontwikkeling van de organisatie met de bijbehorende procesvoering (denk aan complexe, integrale planning over locaties heen) nog niet kan plaatsvinden, hangende de komst van één EPD/ZIS voor de fusieorganisatie.

Tussenoplossingen

Voor de overgangssituatie staan diverse tussenoplossingen ter beschikking, waaronder:

  • De mogelijkheid tot inzage in elkaars EPD/ ZIS met behulp van ‘viewers’. Patiëntgegevens kunnen derhalve geraadpleegd, maar niet gemuteerd worden.
  • Een tweede scherm waarmee toegang tot de systemen van het andere ziekenhuis wordt verschaft. Gegevens kunnen niet alleen geraadpleegd, maar ook gemuteerd worden. In geval van patiëntgegevens is er nog geen sprake van één dossier per patiënt.
  • Daadwerkelijke uitwisseling van gegevens, afhankelijk van de gekozen oplossing nog deels handmatig dan wel volledig geautomatiseerd door middel van koppelingen. In geval van patiëntgegevens zouden de dossiers in beide huizen tot op zekere hoogte gesynchroniseerd kunnen worden.
  • Specifieke koppelvlakken op maat om uitwisseling op meerdere gebieden (patiëntgegevens, ordering, plannen van afspraken, overdracht van beelden, et cetera) te realiseren.

Bij het bedenken van een tussenoplossing spelen in elk geval financiën, snelheid van implementatie (juist omdat het een tussenoplossing is), gebruiksgemak en privacyaspecten (zeker in de periode voor de juridische fusie) een rol. Het lijkt aantrekkelijk geautomatiseerde koppelingen te introduceren, maar nog afgezien van de kosten zitten er wat haken en ogen aan. Koppelingen betekenen een grotere wederzijdse afhankelijkheid: als in het applicatielandschap in het ene ziekenhuis wijzigingen worden doorgevoerd, moet rekening worden gehouden met mogelijke consequenties voor het andere ziekenhuis. Het vereist ook afspraken over de wijze van vastlegging (nietgecodeerd, gecodeerd en zo ja welke codering) en wat binnen het kerndossier en wat binnen de specialistische dossiers hoort. Feitelijk afspraken die ook worden gemaakt bij het werken met een EPD/ZIS binnen één ziekenhuis. Het kan dus zo maar aantrekkelijk zijn om voor de tussenoplossing zo min mogelijk integratie na te streven.

Buitenwereld

Met één EPD/ZIS als eindplaatje ben je er niet. Immers, tijdens het fusieproces staat de buitenwereld niet stil. Ziekenhuiszorg verschuift naar de eerste lijn, zbc’s al dan niet op basis van shop-in-shop komen in beeld, specialistische zorg wordt verder geconcentreerd.

Goede zorg met adequate informatievoorziening moet over de vervagende ziekenhuisgrenzen heen worden gegarandeerd. Daarvoor is gestandaardiseerde vastlegging en uitwisseling noodzakelijk, zowel binnen als buiten de eigen organisatie. In het rapport Registratie aan de bron – Visie op documentatie en gebruik zorggegevens 2013 – 2020 spreekt de NFU hierover klare taal: ‘De huidige praktijk van zorgdocumentatie is niet op orde: het vastleggen van gegevens is niet patiëntgericht, maar systeemgedreven. Er vindt geen adequate, uniforme documentatie van het zorgproces plaats, en de huidige commerciële elektronisch patiënten-dossier (EPD)-systemen zijn hier ook onvoldoende op ingericht. Voor dit alles is secundair gebruik van klinische gegevens niet mogelijk en worden dezelfde medische gegevens herhaaldelijk en op verschillende wijze vastgelegd.’ Kortom, er is voor elke zorginstelling werk aan de winkel op het gebied van gegevensmanagement. Het verdient aanbeveling om daarbij aansluiting te zoeken bij programma’s als Registratie aan de bron van NFU en Nictiz. Met de zogenaamde Generieke overdrachtsgegevens op basis van de internationale standaard Continuity of Care Record hebben NFU en Nictiz in deze een eerste proeve van bekwaamheid afgelegd.


Meer kennis opdoen over EPD's



Patrick van Eekeren

Partner
patrick.van.eekeren@mxi.nl
030 2 270 502
Lees mijn publicaties

Bron: ZorgvisieICT


Na de EPD-implementatie gaan we verder



Het juist benutten en optimaliseren van het EPD verbetert de kwaliteit en veiligheid van de zorg!

Haal meer uit uw EPDofBekijk onze publicaties
M&I/Partners gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren. Door gebruik te maken van deze website, geeft u akkoord te zijn met het gebruik van cookies.
Sluit deze melding