Standaard software is maatwerk

Standaard software is maatwerk


04 december 2013 - Bron: Computable

Als je mag kiezen, kies je dan voor maatwerk of standaard software? Het mantra in veel organisaties en zeker binnen de overheidsorganisaties waar ik zelf veel kom, is dat standaard software altijd de voorkeur heeft. Deze reflex is naar mijn idee weinig onderbouwd. Laten we daarom hier even bij stil staan.

Veel managers hebben het beeld dat standaard software een aantal voordelen geeft: (meestal) goedkoper in de aanschaf, beter doorontwikkeld en goedkoper in onderhoud. De leverancier heeft immers veel tijd gestoken in het ontwikkelen van de software en blijft die tijd steken in het onderhoud ervan.

Maatwerk heeft als stigma dat het ontwikkelen lang duurt en dus kostbaar is. Daarnaast moet je het onderhoud zelf doen en dat is arbeidsintensief en dus duur. In de praktijk is dit sterk afhankelijk van de kwaliteit van je applicatiebeheerders en jouw vertrouwen in hen, maar daarover later meer.

Nieuwe software kopen

Software moet aansluiten op de behoefte van je organisatie. Je organisatie heeft een probleem en wil software ondersteuning om hierbij te helpen. Dit betekent dat je een pakket moet kopen of maken dat voldoet aan deze vraag. Je brengt de vraag in kaart, bijvoorbeeld in een programma van eisen en gaat opzoek naar de juiste software.

In standaard software staat het aanbod van de functionaliteit vast. De keuze voor het juiste pakket is daarmee heel belangrijk. Hierin treden een paar knelpunten op. De standaard software biedt zelden precies de functionaliteit waar je om vraagt. Een potentieel pakket biedt vaak een gedeelte van jouw eisen, maar even vaak ook functies waar je niet direct om vraagt.

Als de software niet biedt wat je zoekt kan je de eisen bijstellen, maar dit is zelden wat je wil, want die eisen heb je met zorg opgesteld en staan met een reden in het programma van eisen. In veel gevallen valt de keuze dan op het aanpassen van de standaard software en heb je toch een vorm van maatwerk te pakken.

Het omgekeerde kan natuurlijk ook. De software doet vaak ook meer dan je programma van eisen. En dat kan danig in de weg zitten. Dit vraagt soms om het alsnog aanpassen van de software, hetgene wat je nou net wilde voorkomen. In extreme gevallen kan de software toevallig ook wat je nodig hebt, maar ook zoveel andere dingen zodat je meer uit moet schakelen dan je aan functionaliteit overhoudt.

De kans dat je aanpassingen aan de software geheel kan ontlopen is dan ook klein. Daarnaast is de software steeds meer verbonden met elkaar. Dus de keuze voor het ene product heeft invloed op het andere product. Die koppelingen tussen de diverse applicaties zijn vaak maatwerk aanpassingen.

Nieuwe software maken

Het alternatief op software kopen is software (laten) maken. Ik laat even in het midden of je het de eigen organisatie laat doen of daar een andere voor inhuurt. De basis van de aanpak gaat er vanuit dat de software precies gaat doen wat je er van vraagt. Niet meer en niet minder.

De valkuil van deze aanpak is dat tijdens de bouw de vraag van de organisatie vaak verandert of uitbreid. Dit hoeft geen probleem op te leveren, mits de werkvorm dit toestaat. De klassieke ‘waterval’ aanpak laat over het algemeen minder ruimte voor aanpassingen gedurende het project dan de ‘agile’ aanpak. Voor beide methoden geldt dat er limieten zijn in de besteedbare capaciteit van de programmeurs, het budget en/of de doorlooptijd.

In deze projecten gaat extra aandacht uit naar het testen van het resultaat. In standaard software wordt deze gegarandeerd door de leverancier, maar in deze situatie dien je dit zelf vast te stellen. Ook dit vraagt tijd, capaciteit en budget.

Een randgeval van de term maatwerk zijn de grote software pakketten die je als ‘platform software’ zou kunnen aanmerken. Denk hierbij aan zoiets als een workflowmanagement-pakket of crm-applicatie. Deze software moet na installatie nog uitgebreid ingericht en geconfigureerd worden. Door een vrijwel eindeloze combinatie van configuratie-instellingen zit je heel dicht tegen programmeren aan en kom je er zelden uit zonder hulp van een expert (die je programmeur zou kunnen noemen).

Vertrouwen

Een belangrijke factor in beide aanpakken is vertrouwen. Vertrouwen of de software gaat doen wat hij moet doen, binnen budget en binnen de gestelde tijd. Daarbij is een argument tegen maatwerk, dat dit minder goed gegarandeerd kan worden, omdat de software zich nog niet heeft kunnen bewijzen. Er zijn immers geen andere klanten die dezelfde software al gebruiken.

Standaard software heeft een leverancier die garant staat voor de functionaliteit van hun software. Maar in de praktijk is software van leveranciers ook niet altijd even foutloos. Niet helemaal vreemd aangezien een softwareleverancier voortdurend moet balanceren om goede software te leveren met zo laag mogelijke eigen kosten. In die afweging tussen kwaliteit en investering, worden soms keuzes gemaakt die jou al gebruiker niet uitkomen. En daarmee komt het uit op vertrouwen. Wie vertrouw je meer? De leverancier die je een software pakket kan leveren of de mensen die je potentiële maatwerk gaan bouwen?

Onderhoud

Het onderhouden van standaard software is belegd bij de leverancier. Maar de introductie van de nieuwe versie van die standaard software in de eigen organisatie is zelden ‘plug-and-play’. Neem bijvoorbeeld je tekstverwerker, die in 99 procent van de gevallen standaard software betreft. Als je hier een nieuwe versie van introduceert, levert dit altijd aanpassingsproblemen op met andere applicaties, zowel standaard als maatwerk. De overige software moet altijd meebewegen als een nieuwe versie van een belangrijk programma wordt geïntroduceerd.

Het onderhouden van maatwerk zal je altijd zelf moeten regelen, aangezien er geen leverancier is die dit voor je doet. Natuurlijk vult je (technisch) applicatiebeheerder deze taak graag voor je in, maar het vraagt een extra inspanning van je eigen organisatie voor het verzamelen en prioriteren van de gewenste wijzigingen en het testen van de uitkomsten.

Conclusie

Er is zelden iets zoals een ‘pure’ standaard software-oplossing en het is niet per definitie een betere oplossing dan maatwerk. In heel veel gevallen kom je toch uit op een combinatie van standaardsoftware en aanvullend maatwerk. Een pure maatwerk-oplossing levert precies wat je vraagt, maar met een grotere eigen verantwoordelijkheid. Mijn oproep zou dan ook zijn om open te staan voor beide oplossingsrichtingen.

 




Bent u klaar voor de digitale mogelijkheden?



Wij ondersteunen u met uw digitale strategie, digitaal leiderschap, optimale ICT-organisatie en de bijbehorende besturing en governance.

Ontdek hoe het digitaal anders kanofMeer kennis opdoen