Boeken gemeenten winst met basisregistraties

Boeken gemeenten winst met basisregistraties


04 maart 2014

Gemeenten zijn druk bezig Basisregistraties en andere NUP-bouwstenen in te voeren. Dit kost veel tijd en geld, maar zal uiteindelijk ook baten moeten opleveren. Tegelijkertijd moeten gemeenten ook nog bezuinigen. De ambities voor verbetering van dienstverlening en de invoering van de e-Overheid lijken een luxe-probleem. Maar is dat ook zo?

Basisregistraties bevatten betrouwbare gegevens die door alle overheidsinstellingen zonder meer gebruikt kunnen worden voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Als we ons beperken tot de gemeenten, kunnen we op een aantal gebieden de voordelen van de Basisregistraties zien. Allereerst hebben burgers en bedrijven er baat bij: hun rechten en plichten kunnen gemakkelijker worden vastgelegd. Zo krijgt iemand door een inschrijving in de burgerlijke stand en de GBA een identiteit en daardoor bijvoorbeeld recht op toegang tot onderwijs en gezondheidszorg, maar ook de plicht om belasting te betalen. De communicatie tussen overheid en burgers wordt soepeler omdat de overheid reeds op de hoogte is van allerlei gegevens en die dus niet telkens opnieuw hoeft op te vragen. Ook binnen de overheid wordt de administratieve beheerlast verminderd als gegevens centraal en voor iedereen toegankelijk zijn geregistreerd. Verder helpen de Basisregistraties fraude te voorkomen. Zo kan een volgens Burgerzaken gehuwde burger niet langer bij de sociale dienst als ongehuwd te boek staan omwille van een hogere uitkering.

Kortom, de Basisregistraties kunnen zo een belangrijke bijdrage leveren om efficiënter te werken, met minder onkosten en een betere dienstverlening. Toch lukt het niet bij alle gemeenten om de voordelen die de Basisregistraties bieden ten volle te benutten. We zullen in dit verband hier vier problemen beschrijven en daarbij aangeven hoe die zijn op te lossen.

Eerste probleem: te dominante focus op techniek

De focus op de techniek is bij Basisregistraties in veel gevallen nog steeds te dominant. Zo zijn het veelal ICT’ers en medewerkers van bronhoudende afdelingen die de implementatie verzorgen. Zij leggen daarbij de nadruk op de technische realisatie en het technisch beheer – daarop wordt tenslotte ook hoofdzakelijk landelijk gemonitord en geaudit. Afnemers binnen de gemeentelijke organisatie worden er vaak niet of laat bij betrokken, waardoor organisatorische en culturele aspecten, zoals vertrouwen in de bronhouder en de gegevenskwaliteit, te lang onderbelicht blijven.

Het is daarom noodzakelijk om een visie te formuleren hoe Basisregistraties beter ingebed kunnen worden in de gemeentelijke activiteiten. Focus daarom niet alleen op de technische aspecten, maar besteed ook nadrukkelijk aandacht aan de rol van bestuur en management. Vertrouwen, dialoog, lerend vermogen, organisatie van tactisch gegevensbeheer, cultuur en volwassenheid van de Iorganisatie zijn hierbij de sleutelbegrippen.

Tweede probleem: verkokerde implementatie

Gemeenten kunnen de synergievoordelen uit het stelsel niet benutten als de verschillende Basisregistraties verkokerd worden geïmplementeerd. De kennis die afzonderlijke projectgroepen, afdelingen of hele gemeenten hebben, wordt vaak niet of heel beperkt gedeeld. Daarbij worden per Basisregistratie verschillende keuzes gemaakt zodat het stelsel binnen een gemeente nodeloos complex wordt. Er zijn bovendien maar weinig gemeenten die het tactisch gegevensbeheer (sturen op gebruik, terugmelden en gegevenskwaliteit) gemeentebreed hebben georganiseerd.

De verkokering dient dus doorbroken te worden. Dit is een lastige opgave omdat allerlei afdelingen moeten samenwerken, terwijl ze verschillende doelstellingen en ambities hebben, en de kosten en baten bovendien vaak op verschillende plekken neerslaan. Wethouders en management kunnen de verkokering doorbreken door het belang van de hele organisatie te bewaken en niet alleen dat van de eigen portefeuille of sector. Het is gewenst om kennis van anderen te gebruiken en te werken aan onderling vertrouwen. Wees betrouwbaar en voorspelbaar. Ook is het belangrijk om het tactisch gegevensbeheer stelselbreed en dus gemeentebreed in te richten.

Derde probleem: gebrek aan sturing

Uit de eerste twee problemen volgt dat al vanaf de implementatie te weinig sturing plaatsvindt door het hoger management op het doorbreken van verkokering en wat betreft aandacht voor organisatorische en culturele aspecten. Die sturing is echter wel een randvoorwaarde om afnemers mee te krijgen.

Om de baten van de Basisregistraties daadwerkelijk te realiseren, is sturing en betrokkenheid nodig van  het gemeentebestuur en het hogere management in hun rollen als opdrachtgever en eigenaar. Die sturing betreft – in lijn met de visie – uiteraard meer dan alleen de technische aspecten.

Vierde probleem: Ontbreken van kwaliteitseisen

Binnengemeentelijke afnemers gaan basisgegevens pas gebruiken als de kwaliteit hoog is en het bekend is welke verbeteracties bronhouders ondernemen. Wat onder de kwaliteit van gegevens verstaan moet worden, verschilt per gebruiker en is afhankelijk van de werkzaamheden waarvoor die gegevens gebruikt worden. De dialoog over gewenste kwaliteit, kwaliteitscriteria en -maatregelen, en ondernomen verbeteracties vindt dikwijls onvoldoende plaats. Dit houdt het wantrouwen van afnemers in stand. Het is dus van belang om kwaliteitseisen en -maatregelen vast te stellen. Bronhouders, gegevensbeheerders, afnemers en overige stakeholders dienen in dialoog te treden over welke gegevenskwaliteit (inhoud, actualiteit, accuraatheid) en ‘aangehaakte of extra gegevens’ noodzakelijk zijn voor de verschillende processen en welke repercussies onjuiste gegevens hebben. Bepaal met elkaar de kortetermijnmaatregelen en structurele organisatieafspraken om de gegevenskwaliteit te handhaven en zo nodig te verhogen.

Winst met Basisregistraties

Er zijn hierboven vier problemen geïnventariseerd. Als deze problemen voorkómen of opgelost kunnen worden, zal het gemakkelijker zijn om de Basisregistraties ten volle te benutten. Het is, ongeacht het gesignaleerde probleem, altijd gewenst om een dialoog aan te gaan en naar urgentie te streven. Doe dit aan de hand van de volgende leidraad. Zorg dat je inzicht hebt in de potentiële baten waar het mis gaat. Breng dit onder de aandacht van bestuur, management en afnemers. Zoek naar de plekken en casuistiek waar de meeste financiële of maatschappelijke schade ontstaat, dan wel waar de meeste baten worden misgelopen als Basisgegevens niet correct blijken te zijn of niet gebruikt blijken te worden – bespreek dit met alle betrokkenen. Ook kun je bestanden met elkaar vergelijken om vast te stellen hoeveel verschillen er bestaan tussen Basisregistraties en andere registraties. Gemeenten kunnen hiervoor gebruikmaken van de i-Spiegel van Operatie NUP. Verder kan urgentie gecreëerd worden door het aantal terugmeldingen en hun resultaat te monitoren. Meet en publiceer periodiek het aantal terugmeldingen, van wie die terugmeldingen afkomstig zijn en welke effecten de meldingen hebben op de Basisregistraties. Zo ontstaat over de tijd een beeld wat er ‘normaal’ is wat betreft terugmeldingen, hoe goed afnemers terugmelden en ook wat de kwaliteit van de basisgegevens is.

Tot slot

Om winst te behalen met Basisregistraties volstaan wettelijke verplichtingen tot gebruik en terugmelding en technische voorzieningen niet. De invoering van Basisregistraties is een langdurig organisatorisch ontwikkelingstraject waarin vertrouwen, ketenbewustzijn, dialoog en samenwerking een sleutelrol spelen. Dit vraagt naast inzet van bronhouders en I&A nadrukkelijk ook om een actieve rol van het gemeentebestuur, management en afnemers.



Barry Woudenberg

Senior adviseur
barry.woudenberg@mxi.nl
06 22 80 32 13
Lees mijn publicaties

Meer en betere data maken betere sturing en snellere beslissingen mogelijk. Uw visie op digitale transformatie is daarbij cruciaal. Welke technologie zet u in, en hoe?



M&I/Partners gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren. Door gebruik te maken van deze website, geeft u akkoord te zijn met het gebruik van cookies.
Sluit deze melding