Een digitale transformatie bij het CWZ: volgens planning, binnen budget

Een digitale transformatie bij het CWZ: volgens planning, binnen budget


30 april 2018 - Bron: Interview opdrachtgevers CWZ Implementatie van HiX

M&I/Partners implementeerde een nieuw EPD in het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis in Nijmegen. Hoe ging dat in zijn werk? ‘Het was een kwestie van voortdurend de vinger aan de pols houden.'

Het begon allemaal met een nieuwe start. Het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis in Nijmegen zou in 2014 een nieuw EPD van EPIC implementeren, maar gaandeweg kreeg bij het nieuwe bestuur de twijfel de overhand. Er was eerder na lang wikken en wegen gekozen voor een systeem dat uiteindelijk toch niet het juiste bleek te zijn. Het systeem was niet alleen aan de prijzige kant, maar ook nogal complex.

Goede informtievoorziening

Medio 2015 moest een nieuwe digitale start worden gemaakt, en daarbij was haast geboden. Want het bestaande zorginformatiesysteem werd vanaf 1 januari 2018 niet meer ondersteund. Dat betekende dat er slechts twee jaar de tijd was voor de selectie van een nieuw EPD-systeem, contractondertekening en implementatie. Niettemin was het hoog tijd voor een goede informatievoorziening, want CWZ gebruikte nog altijd veel papieren dossiers. ‘Ik maakte weleens de grap dat je zo een kleinere kans loopt op datalekken, maar we vonden het natuurlijk geen goeie zaak,’ vertelt bestuurder Gosse van der Veen.

M&I/Partners aan boord

Inmiddels was M&I/Partners aan boord gekomen. ‘We hebben links en rechts navraag gedaan, en we kregen veel positieve verhalen te horen over M&I/Partners. Dat gaf voor ons de doorslag,’ aldus Gosse van der Veen.

Jan Houben, partner bij M&I/Partners, kreeg de coördinatie in handen van het nieuwe EPD-selectietraject, waaruit uiteindelijk HiX van ChipSoft tevoorschijn kwam. ‘Dat systeem paste het beste bij dit ziekenhuis,’ legt Jan Houben uit. ‘Het is minder uitgebreid in zijn mogelijkheden maar daardoor in een korter tijdspad te implementeren. Dat bleek alles afwegende toch de beste keuze.’

Nadat in de nazomer van 2016 het contract was getekend, ging de EPD-implementatie van start. Hiervoor werd gebruik gemaakt van een team van het ziekenhuis dat al min of meer klaar stond, vanwege de eerdere stopgezette selectieprocedure. Dit team werd aangevuld met een aantal ervaren professionals van M&I/Partners om deze digitale transformatie te realiseren.

Hard werken

Programmamanager Marijke de Hullu, die eerder ervaring had opgedaan met ChipSoft in het UMCU, was één van hen. ‘Het was mijn taak om de EPD-implementatie binnen de planning en het budget te realiseren,’ vertelt ze. ‘Wat de planning betreft was dat niet zo ingewikkeld: we hadden de datum vastgesteld op 8 december 2017. Omdat het oude systeem dan nog maar een paar weken zou functioneren, zat daar volstrekt geen rek in. Er was geen keuze. Hard werken, maar dat is niet erg.’

Binnen budget blijven was dus de tweede uitdaging. ‘Dat was vooral een kwestie van voortdurend de vinger aan de pols houden,’ aldus Marijke de Hullu. ‘Wekelijks en soms zelfs dagelijks namen we met elkaar alle facturen en offertes door. Klopt dit wel en is het echt nodig? Dat waren altijd de centrale vragen. Als je dat financiële proces kritisch inricht en contact zoekt als er onduidelijkheden zijn, kom je er meestal wel uit. Zo ook in dit geval. We hielden aan het einde zelfs een klein beetje over.’

Actieve artsen

De eigenlijke implementatie begon met het inventariseren van de wensen van het ziekenhuis, zowel inhoudelijk als organisatorisch. ‘Er was een actieve artsengroep in CWZ,’ aldus Jan Houben. ‘We kregen veel positieve respons. Daarbij speelde natuurlijk mee dat het ziekenhuis al een tijdje bezig was met haar digitale transformatie en dat men nu wel eens aan de slag wilde.’

Chirurg William van der Stappen was als Chief Medical Information Officer (CMIO) de linking pin tussen de programmaorganisatie en de artsen van CWZ. ‘Ik werk hier al twintig jaar, dus ik ken het ziekenhuis door en door,’ vertelt hij. ‘Dat vergroot het vertrouwen. Plus dat we met zeer gekwalificeerde mensen konden werken. Dat heb je nodig als je zo’n complex project zo snel moet afronden.’ 

Knoop doorhakken

Een van de keuzes die Van der Stappen als CMIO moest begeleiden, was het overhevelen van gegevens uit het oude zorginformatiesysteem. ‘We hebben zorgvuldig afgewogen welke informatie nog zinvol kon zijn. Waren de data goed opgeslagen, en bestond er een gerede kans dat je ze nog een keer zou gebruiken? In veel gevallen bleek het antwoord nee. Dan moet je durven om een knoop door te hakken. Het feit dat ik de andere medisch specialisten zo goed ken, maakte dat makkelijker.’

Ook met leverancier ChipSoft werden regelmatig complexe problemen opgelost. ‘Je kon merken dat M&I/Partners vaker met dit bijltje had gehakt,’ herinnert bestuurder Gosse van der Veen zich. ‘Interessant was dat de leverancier op een gegeven moment aangaf dat er nogal wat nieuwe hardware was vereist. Samen met M&I/Partners kwamen we tot de ontdekking dat dat maar ten dele nodig was. Dan spreek je over een investering van tonnen in plaats van miljoenen. Toch is de performance van ons nieuwe EPD-systeem heel goed. We krijgen daar geïnteresseerde vragen over van collega zorginstellingen. Met als strekking: goh, zo kan het blijkbaar ook.’

Historisch moment

Op 8 december 2017, een deadline die dus al een jaar eerder was afgesproken, ging het nieuwe EPD-systeem live. Van der Veen: ‘Ik was voorzitter van de stuurgroep die de invoering begeleidde, en op een gegeven moment was het echt zo ver. Er moest een go komen. Ik heb aan alle leden van de stuurgroep gevraagd of er iemand was die vond dat we niet moesten doorgaan, en daarna liet ik bewust een stilte vallen.

‘Het klinkt gek, maar dat voelde aan als een historisch moment. Dit was een succes van en voor het hele CWZ. We waren hier als ziekenhuis zo lang mee bezig geweest, we hadden zoveel moeilijkheden overwonnen, en nu was het dan zo ver. Zoveel uitgestelde keuzes, zoveel hobbels, zoveel moeilijke beslissingen. Ik zal niet zeggen dat ik tranen in mijn ogen had, maar indrukwekkend was het wel.’

Daarna volgden een bijeenkomst in de centrale hal met alle medewerkers, het aftellen en het gejuich toen er symbolisch op een knop werd gedrukt. ‘De nieuwe digitale tijd is begonnen. Dit is geen einde maar een nieuw begin,’ zei Gosse van der Veen tijdens zijn speech.

Een zorgvuldige afronding

Inmiddels is CWZ enkele maanden verder, en alles werkt naar behoren. Marijke de Hullu bleef nog een aantal maanden aan als programmamanager om vragen van medewerkers te beantwoorden en kinderziekten te verhelpen. ‘Nazorg is belangrijk,’ zegt ze. ‘Dat geeft mensen het vertrouwen dat ze ergens kunnen aankloppen als dat nodig mocht zijn. Het is belangrijk dat je een organisatie niet in de steek laat op het moment dat het systeem live is. Er dient een zorgvuldige overdracht te zijn naar het beheer. Dat heeft M&I/Partners goed ingecalculeerd door drie maanden nazorg te voorzien.’

Een voorwaarde voor een goede afronding is dat er een eigen beheerorganisatie wordt opgebouwd die de taken van de externen volledig kan overnemen. ‘Daar wordt nu hard aan gewerkt,’ aldus CMIO William van der Stappen. ‘Scholing kost tijd, maar M&I/Partners blijft betrokken totdat we helemaal op eigen benen kunnen staan. Daar zijn we druk mee bezig en het einde komt in zicht. ‘Wat het proces mij duidelijk heeft gemaakt? Hoe waardevol ervaring en een goede organisatie zijn. Hoe belangrijk het is om alle medewerkers bij het proces te betrekken en ze enthousiast te houden. En natuurlijk dat goede informatievoorziening in een ziekenhuis een voorwaarde voor een kwalitatief goede zorg is en wat het eigenlijk betekent. Want de impact daarvan kun je eigenlijk niet overschatten.’




Hoe bereikt u digitale transformatie in uw organisatie, van strategie tot en met executie?