Praktische tips voor een succesvolle ICT-Businesscase

Praktische tips voor een succesvolle ICT-Businesscase


11 oktober 2018

De ICT-businesscase: een nutteloze exercitie of niet? Hoe kunnen we de ICT-businesscase zo inzetten dat het daadwerkelijke inzicht geeft in de verwachte opbrengsten. Lees de praktische tips van Martijn Filak.

De ICT-businesscase

Een ICT-businesscase. Wellicht het beste te vergelijken met een Citroen Cactus C4: je vindt hem mooi of je vindt hem afschuwelijk. Een ICT-businesscase is vooral geliefd bij controllers, managers bedrijfsvoering en beleidsmakers. Het geeft immers een beeld van de financiële consequenties van de benodigde investering en de verwachte opbrengsten en draagt daarmee bij aan betere besluitvorming.

Een nutteloze exercitie of niet?

Softwareontwikkelaars, architecten en ICT-managers zijn over het algemeen minder gelukkig met een ICT-businesscase. De kosten van bijvoorbeeld softwareontwikkeling zijn vaak moeilijk te voorspellen, zeker wanneer de businesscase al wordt opgesteld voordat het exacte ontwerp bekend is. Bovendien zijn baten als een snellere afhandeling van klachten en minder kans op fouten moeilijk te kwantificeren. De businesscase zit daardoor vol met aannames, is onrealistisch en de werkelijkheid pakt altijd anders uit. Een nutteloze exercitie of niet? Eén ding weten we in ieder geval zeker, wanneer er helemaal geen ICT-businesscase wordt opgesteld, weten we niets.

Maar eerst een stapje terug. Wat is een businesscase precies en wat maakt een ICT-businesscase anders dan een ‘gewone’ businesscase? Er zijn nogal wat verschillende definities van de term businesscase, maar in essentie komen ze op hetzelfde neer. Een businesscase geeft inzicht in de verwachte kosten en baten van een beoogd plan, beleid of project. Met als doel een weloverwogen (investerings)beslissing te kunnen nemen voor het uitvoeren van een project of beleid. De kern van een businesscase is dan ook het uitvoeren van een kosten- en batenanalyse. Wanneer de baten de kosten overstijgen is de businesscase positief, zijn de controllers en managers bedrijfsvoering tevreden en kan het project of het beleid worden uitgevoerd. 

Kosten en baten 

In de praktijk blijkt het vaak knap ingewikkeld om de kosten en baten in kaart te brengen. Want welke kosten en baten ken je toe aan een investering waardoor de kans op een datalek wordt verkleind? Bij de kosten blijkt in de praktijk vaak dat nog onduidelijk is hoe hetgeen gemaakt of gekocht wordt er uit moet zien en aan welke eisen het moet voldoen, een kosteninschatting is dan ook lastig is. Voor de baten geldt eigenlijk hetzelfde en daarbovenop blijkt dat de baten vaak lastig te kwantificeren zijn. Het bepaal je namelijk de financiële voordelen van meer veiligheid? 

Verschil in context

Wat maakt een ICT-businesscase anders dan een ‘gewone’ businesscase? In essentie weinig, alleen is de context waarin de businesscase wordt opgesteld meestal wel verschillend. ICT wordt, wellicht onterecht, vaak gezien als ondersteunend. Het samenbrengen van de organisatiedoelen met de digitale strategie en daarbij behorende investeringen gaat niet bij iedere organisatie even soepel. Een goede ICT-businesscase helpt daarbij. 

Tips voor een succesvolle ICT-businesscase

Hoe kunnen we de ICT-businesscase zo inzetten dat het daadwerkelijke inzicht geeft in de verwachte opbrengsten, zonder dat het afbreuk doet aan de werkelijke dynamiek van ICT-projecten? Zonder compleet te willen zijn een aantal concrete en praktische tips.

  1. Accepteer en benoem onzekerheden
    Een ICT-businesscase stel je bij aanvang van een project op. Het is onoverkomelijk dat er in deze fase nog veel onzekerheden in de businesscase zitten. Accepteer deze onzekerheden en aannames en benoem ze expliciet anders geeft het een onrealistisch beeld van de situatie.
  2. Houd rekening met gedragseffecten
    Het uitvoeren van projecten of het doorvoeren van nieuw beleid heeft invloed op het gedrag van medewerkers, klanten en leveranciers. Hierdoor blijkt een eenvoudige ICT-businesscase in de praktijk soms heel anders uit te pakken. Breng vooraf de verwachte gedragseffecten in kaart en toets deze waar mogelijk. Neem het voorbeeld thuiswerken. Als alle medewerkers 20 procent van hun tijd thuis werken bespaart dat ongeveer hetzelfde percentage brandstof, reistijd en de daarbij behorende milieuschade. Uit onderzoek van de TU Delft blijkt echter dat medewerkers een langere woon-werkafstand accepteren bij een organisatie waarbij het mogelijk is om thuis te werken. Hierdoor vallen de baten in een dergelijke ICT-businesscase lager uit dan voorzien. 
  3. Houd de ICT-businesscase up-to-date
    Het is van belang om de ICT-businesscase gedurende het project up-to-date te houden door veranderende keuzes en een vernieuwd inzicht in aannames te verwerken. Wanneer een businesscase door een externe partij wordt opgesteld is het raadzaam om bij de oplevering helder te krijgen welke parameters er ten grondslag liggen aan de kosten- en batenanalyse in de businesscase en op welke aannames die zijn gebaseerd. Alleen dan is het voor een organisatie mogelijk de extern opgestelde businesscase verder intern te beheren.
  4. Forceer geen keuzes
    Meestal wordt de ICT-businesscase opgesteld op het moment dat nog niet exact duidelijk is hoe het project of het beleid eruit komt te zien. Bij het opstellen van de businesscase komen deze losse eindjes vaak bovendrijven. Het is aantrekkelijk om tijdens het opstellen van de businesscase door de opstellers van de businesscase deze keuzes te laten maken om zo de losse eindjes weg te werken. Dit draagt niet bij aan een gedragen en overwogen besluitvorming en is niet het doel van de businesscase. De businesscase kan wel nuttig zijn voor het in kaart brengen van waar nog keuzes gemaakt moeten worden.
  5. Scheiding informatievoorziening en administratieve lasten
    De klassieke ICT-businesscase kent een vast patroon. Er is een investering nodig in technologie die voordeel oplevert voor de business. De baten bij zo’n investering komen meestal neer op minder administratief werk. Het is in een ICT-businesscase zinvol om deze twee type kosten van elkaar te scheiden, en de relatie ertussen helder te krijgen. Deze relatie heeft vaak een sterke afhankelijkheid van het volume. Waar de kosten voor de informatievoorziening vrij constant zijn, zijn de administratieve lasten sterk afhankelijk van het volume van bijvoorbeeld het aantal berichten of casussen. De businesscase biedt toegevoegde waarde wanneer aangetoond wordt vanaf welk aantal casussen of vanaf welk bepaald volume de investering in de informatievoorziening wordt gecompenseerd door een daling van de administratieve lasten.
  6. Overschat en kwantificeer niet geforceerd baten
    Het inschatten van de baten blijft één van de moeilijkste aspecten binnen de ICT-businesscase. Het is daarbij verleidelijk om de baten te overschatten. Bij het bepalen van de baten is rekening houden met de praktische haalbaarheid dan ook vereist. Veelal zijn baten überhaupt niet of lastig te kwantificeren. Het is dan nuttiger om kwalitatieve baten goed te beschrijven en die als afweging mee te geven, dan via allerlei aannames en risicoanalyses een waarde aan de baten toe te kennen om de businesscase financieel positief te krijgen.

Pragmatiche ICT-businesscase 

Een pragmatiche ICT-businesscase, waarbij rekening wordt gehouden met onzekerheden en mogelijke beslissingen, biedt het inzicht in de verwachte kosten en baten met de daarbij behorende randvoorwaarden. Voor de betrokkenen heeft dit een positief effect. De positieve en negatieve kanten van een voorgenomen project of voorgesteld beleid worden namelijk transparant. Dit helpt om een overwogen besluit te nemen om een project of beleid uit te voeren.