Financiële registratie in de zorg

Financiële registratie in de zorg


29 oktober 2018

Bij de implementatie van ICT-systemen is het primaire proces natuurlijk ontzettend belangrijk. Maar niet altijd krijgt de financiële registratie de aandacht die het nodig heeft. Financiële registraties vereisen continu aandacht. Hoe? Die vraag kan ik natuurlijk niet in één blog beantwoorden. Maar ik kan wel een aantal tips geven om problemen te voorkomen.

Financiële registratie

M&I/Partners begeleid veel zorginstellingen bij de implementatie van een EPD-systeem, ERP-systeem of ECD-systeem. Bij de implementatie van ICT-systemen is het primaire proces natuurlijk ontzettend belangrijk. Maar niet altijd krijgt de financiële registratie de aandacht die het nodig heeft. Want zonder geld kunnen we eigenlijk vrij weinig. Zonder geld geen nieuwe apparatuur. Zonder geld, geen onderzoek of ontwikkeling van (nieuwe) medewerkers. Eigenlijk alles waar de patiënt baat bij heeft. 

Stel je voor

Het is zo ver: het EPD gaat live! Tijdens de EPD-implementatie heeft het projectteam samen met de organisatie hard gewerkt om de basis op orde te krijgen. De financiële registratie is up-to-date. Alles staat in het systeem en eventuele fouten zijn er uit gehaald. Garbage in, garbage out heb je voorkomen! Nou, dan zijn we er wel weer. We gaan weer verder zoals altijd. 

Ik heb het tegen u!

En op dit punt hoop ik u (bestuurder, financieel directeur, maar ook zorgverlener of manager) te overtuigen: u bent er nog niet…. Het is makkelijk om dan de aandacht te laten verslappen, onder het mom “Alles staat nu toch in het systeem?” en “voorheen deden we de registratie toch ook zelf?”. Vergeet niet welke optimalisatie voor de implementatie heeft plaatsgevonden om de financiële registratie up-to-date te krijgen en om fouten er uit te halen. Verandering gaat niet in één keer en al helemaal niet door de implementatie van een ICT-systeem. 

ICT-audit

In mijn werk bij M&I/Partners krijgen wij met enige regelmaat vragen als “Ons systeem werkt niet goed, want de financiële registratie is niet juist. Kunnen jullie eens een audit doen?”. Wij vinden het belangrijk om dan te kijken naar het gehele plaatje in plaats van alleen “de technologie of ICT”. Vaak komt uit zo’n audit dat er zeker een paar punten in het systeem verbeterd kunnen worden, maar de meeste problemen ontstaan uit onbekendheid met het proces en beleid.

Vijf tips

Financiële registraties vereisen continu aandacht. Hoe lossen we dit op? Die vraag kan ik natuurlijk niet in één blog beantwoorden. Maar ik kan wel een aantal tips geven om problemen te voorkomen!

  1. Let op de systeem wijzigingen
    Let goed op wat voor effect wijzigingen hebben op het gehele proces. Een vinkje hier of daar in een ICT-systeem kan bij de complexiteit van de huidige EPD’s al effect hebben op plekken in het proces die je niet verwacht. Betrek verschillende disciplines bij de inrichting en het testen om een compleet beeld te krijgen.
  2. Blijf kennis delen
    Medewerkers stromen in en uit en behoren te weten wat het beleid van de zorginstelling is met betrekking tot (financiële) registratie. Regelgeving en beleid veranderen met enige regelmaat. Breng alle betrokkenen in begrijpelijke taal op de hoogte van de wijzigingen. Interne berichten en documenten op intranet kunnen, maar aansluiten bij reguliere overleggen heeft een grotere impact.
  3. Organiseer proces workshops
    Vaak maken wij mee dat bij de vraag hoe het proces loopt er van iedereen net een ander antwoord komt, en dat de stappen niet bij elkaar aansluiten. Ook staat er niet altijd iets op papier en is soms niet duidelijk wie is verantwoordelijk is voor welke stap in het proces. Proces workshops werken om de neuzen dezelfde kant op te zetten en begrip voor elkaar te krijgen. Op basis hiervan kan documentatie worden opgesteld door de betrokken medewerkers. Vaak komen er dan van de vloer interessante verbetervoorstellen naar boven.
  4. Eigenaarschap
    Niet alleen de zorgadministratie moet zich bewust zijn van het nut van de administratie, maar iedereen in de organisatie. Zorg voor duidelijke eigenaren en aanspreekpunten waar medewerkers naar toe kunnen met vragen. Deze personen moeten zich ook verantwoordelijk voelen om problemen op te pakken, uit te zoeken en op te lossen.
  5. Monitor op ieder niveau
    Monitor op verschillende niveaus, zeker ook op centraal niveau! Maar nog belangrijker is dat medewerkers of afdelingen cyclisch worden aangesproken op wat goed en niet goed gaat. Op basis hiervan komen ook vaak verbetervoorstellen naar boven en raken medewerkers bewust van wat er van hun verwacht wordt op dit punt.

Menselijke component 

Al deze onderdelen hangen met elkaar samen, als er één geen aandacht krijgt kan dit effect hebben op het resultaat. Loop met enige regelmaat alle onderdelen na en ga na in hoeverre dit goed is ingericht. Hulp nodig? Neem dan vooral met ons contact op en samen kijken we naar wat voor u de beste oplossing is. ICT staat niet op zichzelf. Er zit altijd een menselijke component aan die zeker niet vergeten moet worden! Zeker binnen de complexe digitalisering in de zorg.