Beter niet getimmerd dan dichtgetimmerd

Beter niet getimmerd dan dichtgetimmerd


30 april 2015

Het is alweer een tijdje geleden, maar ik herinner me het nog als de dag van gisteren. Het leek een interessante klus die we hadden aangenomen bij een grote overheidsdienst, maar vanaf dag één had ik er toch een slecht gevoel over. Dat had niets te maken met de opdrachtgever of met het werk dat moest worden gedaan, want dat was interessant genoeg. Nee, het had te maken met de manier waarop de opdracht was geformuleerd.

Het ging, zoals meestal, om een nieuw ICT-systeem. Ik zal u niet vermoeien met de details, maar het vraagstuk had onder meer met geldstromen te maken, en hoe die moesten worden ingericht. So far, so good. Er was echter één probleem: de oplossing van het vraagstuk stond al op voorhand vast. De richting van de geldstromen moest zus en de bijbehorende inrichting van het ICT-systeem moest zo. Daar had de opdrachtgever lang over gepraat en lang over nagedacht, dus dat kon niet meer anders.

Ik ging er vanuit dat ik er niet genoeg van af wist om een andere mening te hebben, dus ondanks mijn voorgevoel ging ik met goede moed aan de slag. Het nieuwe systeem, dat inmiddels in de steigers stond, was niet rampzalig slecht, maar het was ook bepaald niet goed. Het was suboptimaal. Het had veel beter gekund als we er met z’n allen op een open manier naar hadden gekeken.

Ik weet het niet

Het was na deze opdracht dat ik voor mezelf de regel opstelde: beter niet getimmerd dan dichtgetimmerd. Elke opdracht en elke opdrachtgever verschillen immers van de vorige. Maatwerk en denkwerk zijn altijd vereist. Als een opdrachtgever je aan het begin van de opdracht vraagt hoe je het gaat aanpakken, dan is er maar één eerlijk antwoord: ik weet het niet. Ik weet het althans niet precies. Ik moet nadenken, kijken, en vooral heel veel praten. Praten met de mensen die de beslissingen nemen, met de mensen die het ‘echte’ werk doen, en met iedereen daartussenin en daaromheen. Pas dan kun je een oplossing ontwikkelen die werkt.

Onlangs hadden we met een nieuwe opdrachtgever te maken waar dit probleem opnieuw de kop opstak. Dat wil zeggen: de Raad van Bestuur durfde het wel aan om te beginnen zonder een pasklare oplossing voor ogen, maar de afdeling inkoop van het bedrijf keek daar anders tegenaan. Zij wilden een resultaatsverplichting, en daarmee dus onbedoeld een vooraf geformuleerd gebrek aan oplossingsruimte.

Zo laag mogelijke kosten

Het heeft even geduurd, er waren meerdere gesprekken voor nodig, maar uiteindelijk ging de afdeling inkoop overstag. Voor deze opdracht hadden we ruimte nodig, en die kregen we. Ruimte om te doen waarvoor we worden ingehuurd: een optimale ICT-ondersteuning realiseren tegen zo laag mogelijke kosten. Want bedenk; ruimte om het anders te doen kan ook geld- en/of tijdswinst opleveren.

Paul de Kort

Inmiddels zijn we alweer een tijdje bezig, en het proces verloopt goed. Heel anders dan bij de opdracht uit het begin van dit verhaal. Onlangs sprak ik een vroegere collega die daar nog steeds werkt: inmiddels is het ICT-systeem aan zijn vijfde versie toe. En nog steeds is niemand echt tevreden.

Paul de Kort




ICT is van strategisch belang maar vaak nog geen kernactiviteit



Is uw sourcing-strategie duidelijk? Wordt de ICT ondergebracht? Wat is wijsheid en wat is het goedkoopst?

Lees verderofOntdek onze publicaties
M&I/Partners gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren. Door gebruik te maken van deze website, geeft u akkoord te zijn met het gebruik van cookies.
Sluit deze melding