ZMC herpositionering ICT-afdeling

ZMC herpositionering ICT-afdeling

Het was een lastige situatie, waarin het Zaans Medisch Centrum enkele jaren geleden was beland. Het ziekenhuis was bezig met nieuwbouw, maar die liet langer op zich wachten dan voorzien. Noodzakelijke investeringen in de ICT werden hierdoor steeds vaker uitgesteld, tot langzaam maar zeker duidelijk werd dat de gevolgen voor de bedrijfsvoering wel eens ernstig konden zijn. Reden dus voor de Raad van Bestuur van het ZMC om aan te kloppen bij M&I/Partners voor de herpositionering van de ICT-afdeling als interim-manager.

In januari 2012 ging M&I/Partners in Zaanstad aan de slag. De hardware was verouderd, net als de programma’s waarmee de artsen hun werk moesten doen. Het EPD draaide nog op Windows XP en Office 2000, programma’s die niet meer waren toegesneden op de eisen van de tijd. De Main Equipment Room voldeed niet meer aan essentiële technische eisen, bijvoorbeeld op het gebied van koeling. In de zomer moesten alle zeilen worden bijgezet om oververhitting te voorkomen.

Dertig procent

Het kostte M&I/Partners slechts een paar weken om de ernst van de situatie in kaart te brengen en de Raad van Bestuur ervan te overtuigen dat het roer om moest. De sense of urgency was er zeker.

Lastig was dat de budgetten van dat jaar al waren verdeeld en dat het ZMC geen mogelijkheid zag om het geld vrij te maken voor de benodigde complete herstructurering van de ICT. ‘Meer dan dertig procent van dat bedrag was niet beschikbaar, dus we moesten op zoek naar een antwoord op de vraag: waar gaan we beginnen? Daarvoor was het nodig om de prioriteiten in kaart te brengen en vervolgens scherpe keuzes te maken, met een breed draagvlak in de organisatie.’

Uitval hele systeem

Uiteindelijk werd ervoor gekozen om ‘van achteren naar voren’ te werken. ‘Zaken als de verouderde werkomgeving waren voor gebruikers weliswaar het meest zichtbaar, maar goedbeschouwd het minst urgent. Problemen met een individuele PC zijn tenslotte minder bezwaarlijk dan problemen met het centrale serverpark, die er uiteindelijk toe kunnen leiden dat het hele systeem uitvalt.’ Dit alles betekende dat het in eerste jaar van deze opdracht vooral de basisvoorzieningen werden veiliggesteld.

Outsourcen ICT-afdeling

Tegelijkertijd werd toegewerkt naar het outsourcen van de ICT-afdeling. ‘Een relatief klein ziekenhuis als het ZMC kan dat beter overlaten aan een externe partij. Het op sterkte brengen van de eigen ICT-afdeling vraagt om investeringen die de draagkracht van de instelling te boven gaan.’

Ook dat proces is inmiddels naar tevredenheid afgerond, met dien verstande dat er nog wel duidelijke afspraken moesten worden gemaakt over de regie. ‘Anders dan bestuurders soms denken, zijn een of twee dagen contractmanagement bij outsourcen niet voldoende. Voldoende tijd en aandacht zijn de voorwaarde voor een geslaagd traject. Maar gelukkig zijn de noodzakelijke maatregelen getroffen, waardoor M&I/Partners met een gerust hart afscheid kon nemen. Het nieuwe systeem moet zich nu gaan bewijzen en daar hebben we alle vertrouwen in. We hebben het in die drie jaar zorgvuldig genoeg voorbereid.’

Belangrijkste resultaten:

  • ICT-infrastructuur gemoderniseerd en op uitbesteedbaar niveau gebracht
  • Generieke ICT-diensten uitbesteed (inclusief personeel)
  • Reorganisatie afdeling ICT naar nieuwe I&A-afdeling (nieuw functiehuis).
  • EPD-programma afgerond
  • ICT-faciliteiten ingericht voor diverse samenwerkingsverbanden (Oogziekenhuis Zonnestraal, Parnassia Groep)
  • Voorbereiding ICT voor nieuwbouw in 2016

Meer informatie? Neem contact op met Jan voor een vrijblijvend gesprek.

Wij ondersteunen u met uw digitale strategie, digitaal leiderschap, optimale ICT-organisatie en de bijbehorende besturing en governance. Ontdek meer







Hoe bereikt u digitale transformatie in uw organisatie, van strategie tot en met executie?



M&I/Partners gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren. Door gebruik te maken van deze website, geeft u akkoord te zijn met het gebruik van cookies.
Sluit deze melding