InteraktContour digitale transformatie zorgprocessen met nieuw ECD (Scrum)

InteraktContour digitale transformatie zorgprocessen met nieuw ECD (Scrum)

Samen met InteraktContour zijn wij de uitdaging aangegaan een ECD te implementeren met Scrum. En met een verrassend positief resultaat. Hoe hebben we dit aangepakt, welke uitdagingen zijn we tegenkwamen en welke voorwaarden geregeld moeten zijn om succesvol te kunnen zijn?

ECD-ambities

InteraktContour biedt mensen met niet aangeboren hersenletsel en hun naasten behandeling, begeleiding en 24-uurs zorg in Oost- en Midden-Nederland. InteraktContour had voor haar nieuwe ECD hoge ambities. Het nieuwe ECD moest het werken in de zorg voor medewerkers leuker en écht makkelijker maken. Ook wilde InteraktContour dat het ECD helpt om cliënten en hun naasten actief te betrekken bij de zorg. Bij de implementatie van het nieuwe ECD was eigenaarschap van zorgmedewerkers het uitgangspunt. InteraktContour heeft M&I/Partners gevraagd om haar in dit traject te begeleiden. 

Scrum en ECD gaan niet samen

Scrum is geschikt voor trajecten waarin het eindresultaat aan het begin nog niet duidelijk is, waarin de omgeving voortdurend verandert en waarbij de einddatum niet vast staat. Bij de implementatie van een ECD gaat deze vlieger toch helemaal niet op? Het eindresultaat is namelijk heel duidelijk: een geïmplementeerd ECD, de einddatum staat vast en de activiteiten die gedaan moeten worden zijn vooraf bekend, nietwaar?

Nee dus! Wil je gelijktijdig met het implementeren van een nieuw ECD ook een belangrijke digitale transformatie in de zorgprocessen realiseren? Dan vraagt dat intensieve afstemming tussen de verschillende disciplines en tussen medewerkers en management. Niet via memo’s maar gewoon door met elkaar het gesprek aan te gaan. Iets dat Scrum enorm goed faciliteert. 

Scrum in het kort
Scrum is één van de agile frameworks en wordt ingezet om in teamverband op een effectieve, flexibele manier producten te ontwikkelen. De kern van Scrum is een multidisciplinair en zelforganiserend team, dat in kortcyclische iteraties werkt aan een doel. Samen pakken de teamleden het project op. Iedereen is betrokken bij het plannen, benoemen van blokkades en het verdelen van de taken. Alle benodigde kennis in het team zelf aanwezig. Een Scrumtraject kent geen traditionele projectleider, die verantwoordelijk is voor het behalen van het resultaat.

 Digitale transformatie

Collega's Antoon van Luxemburg en Karin Zwiggelaar (CIO 3.0 – Het verschil maken bij digitale transformatie) geven vier handvatten bij digitale innovatie:

  1. Acteer naar de aard van een IT-project: we hebben het project geannalyseerd en bewust gekozen voor scrum.
  2. Experimenteer met nieuwe aanpakken: voor Scrum gekozen als nieuwe aanpak
  3. Leer en stuur snel bij: tijdens het project hebben we aangepast waar nodig.
  4. Ga het gesprek met de business aan: de business (de zorg) was in dit traject absoluut leidend! ICT en de backoffice hadden een ondersteunende rol.

Wat ging er anders?

‘Het gebeurt bij de invoering van een ECD nogal eens dat de zorgadministratie en ICT leidend zijn bij de inrichting van het systeem. De afdeling Kwaliteit past dan de betreffende zorgprocesbeschrijvingen aan, aan de nieuwe situatie. Dat wilden wij dus anders! Wij wilden de dagelijkse praktijk van de zorg ‘in the lead’ hebben’ vertelt Carlijn Gerritzen.

Op basis van open inschrijving mochten alle geïnteresseerde medewerkers meedoen aan proeverijen, proeftuinen en demonstraties van potentiële ECD’s. De beoordelingen vanuit het primaire proces wogen bij de selectie het zwaarst mee. Na het selecteren van het nieuwe ECD startten de Scrumteams, die verantwoordelijk waren voor de inrichting van het zorgproces in het nieuwe ECD. De teams werkten in sprints van 4 weken, waarbij ze elke week een hele dag bij elkaar kwamen om samen aan het nieuwe ECD te werken. Collega’s uit het primaire proces werden na iedere sprint uitgenodigd om de tussenresultaten te reviewen. Elk MT-lid was betrokken bij één van de werkgroepen in de rol van ’producteigenaar‘. Zij dachten mee, stelden kaders, faciliteerden, namen besluiten en gaven directe sturing waar nodig. Besluitvorming in de MT-stuurgroep bestond vervolgens vooral uit een herbevestiging van reeds genomen besluiten en op koers houden van het ‘implementatie-schip’.

Intrinsiek eigenaarschap

In de werkgroepen gingen medewerkers uit het primaire proces zelf aan de slag met de inrichting van het ECD, in plaats van applicatiebeheerders. Hierdoor werd al tijdens het ontwikkeltraject veel kennis over het ECD opgedaan door de betrokken zorgmedewerkers. Zo ontwikkelden zij een hoge mate van intrinsiek eigenaarschap. Het komt vaak voor dat een externe adviseur veel bezig is om medewerkers uit de organisatie te mobiliseren of dat het veel moeite kost om interne resources vrij te maken voor een dergelijk project. In dit project was dat totaal andersom. De medewerkers zaten de externe adviseurs en hun managers ‘achter de broek’ om op te leveren wat zij nodig hadden.

Vertrouwd met het ECD

De medewerkers in de werkgroepen voelden zich na de inrichtingsfase zo vertrouwd met het systeem dat zij zelf alle trainingen hebben gegeven aan hun eigen 1.200 collega’s. Tijdens deze trainingen sloeg het enthousiasme van de projectmedewerkers over op de rest van de organisatie. 'De eerste evaluaties gaven aan dat 97% van de medewerkers zich na implementatie goed of zeer goed ondersteund voelden door het nieuwe ECD. Op het interne sociale intranet (Yammer) werd veelvuldig en vrolijk rondom de live-gang gejubeld over de kwaliteit van het ECD, de training en de IT-ondersteuning', vertelt Carlijn.

Welke uitdagingen kwamen we tegen?

'We zijn in een vakantieperiode van start gegaan zonder de projectaanpak of een bijbehorende planning in detail vast te stellen. We hebben gedurende het traject steeds met elkaar gekeken naar wat goed ging en waar we de projectaanpak moesten bijsturen. Niet principieel of modelmatig correct, maar telkens doen wat nodig is', vertelt Mirjam Verheijen.

We kwamen er gaandeweg achter dat er te weinig samenhang ontstond tussen de verschillende Scrumteams en dat de ontwikkelrichtingen uit elkaar dreigden te lopen. Daarom zijn MT-leden toegevoegd aan de overkoepelende regiegroep. Het effect: meer duidelijkheid voor de teams bij teamoverstijgende vraagstukken, besluiten konden direct worden genomen en er ontstond meer samenhang tussen de teams. 

De zorgadministratie, die met opzet niet leidend gemaakt is bij de implementatie, ging niet met Scrum aan de slag en was mede daardoor in het begin onvoldoende aangehaakt bij de zorginhoudelijke werkgroepen. Dit merkten we bijvoorbeeld bij het proces van inschrijven van een nieuwe cliënt, waarin zowel zorgadministratie als zorgmedewerkers een rol hebben. Dit is opgelost door een aantal extra procesbijeenkomsten te organiseren waarbij processen integraal doorlopen werden met alle zorgdisciplines en zorgadministratie om tafel. Het effect: medewerkers begrepen beter waarom bepaalde details in een proces belangrijk zijn. Het uiteindelijke procesontwerp werd dan ook overal gedragen.

Wat vraagt Scrum van een organisatie?

Een Scrum ECD-implementatie vraagt vooral veel van het management 

  • Het MT moet heldere kaders geven en zorgen dat iedereen ‘de bedoeling’ helder op het netvlies heeft en houdt. Vervolgens moet het MT ruimte geven aan de uitvoerende medewerkers om het systeem binnen deze ‘bedoeling’ naar eigen inzicht in te richten.
  • Medewerkers uit het primaire proces die in de Scrumteams meedoen, hebben hiervoor tijd nodig.
  • De Scrumteams moeten gefaciliteerd worden met ruime en prettige locaties om in te werken, voldoende (mobiele) devices beschikbaar en secretariële ondersteuning.
  • Het MT moet tijd maken om met de Scrumteams mee te denken.
  • Op risicovolle momenten moet het MT ruimte geven in plaats van controle nemen en tegelijkertijd niet aarzelen om in te grijpen als de situatie daarom vraagt. Een voorbeeld van dit laatste was dat de Scrumteams door de tijdsdruk op het laatst een grootschalige eindreview niet zagen zitten. Het MT heeft toen min of meer afgedwongen dat er toch een eindreview kwam, met een demonstratie van de ‘klantreis’ door het nieuwe ECD aan een groep zorgmedewerkers en het MT. Hierdoor verbeterde het eindresultaat en ontstond er enthousiasme bij een grote groep medewerkers om aan de slag te gaan met het nieuwe ECD.

Wat leverde Scrum op?

  • De gehele implementatie (formering projectorganisatie, procesherontwerp, systeeminrichting, scholing en uitrol), zowel administratief als zorginhoudelijk is op alle woonlocaties, in alle begeleidingsteams en bij alle behandelaren in slechts een half jaar tijd doorgevoerd. Dit is substantieel sneller dan gebruikelijk bij vergelijkbare implementaties.
  • Scrum heeft geholpen om tot een goed doordachte en breed gedragen inrichting van het ECD te komen.
  • Het leidde tot brede kennisopbouw binnen de hele organisatie over de processen en de applicatie-inrichting.
  • Alle cliëntdossiers waren bij de live-gang geheel overgezet naar het nieuwe systeem.
  • Groot enthousiasme onder alle medewerkers over het nieuwe systeem, vanaf dag één. 

Hoe ging het na de implementatie?

'Het toepassen van Scrum maakte het implementeren van een ECD soms tot een bijzonder woelig traject, maar het leidde bij live-gang tot een feestje! Nadat we samen dat feestje hadden gevierd gaven de teamleden zelf aan dat zij elk kwartaal een week willen besteden aan het optimaliseren van het systeem en de processen om het ECD heen. Samen als multidisciplinair team. Op deze manier is geborgd dat de organisatie zelf actief bezig blijft met het optimaliseren van haar eigen ECD. Projectmedewerkers die hun zelfevaluatie plannen. Hoe mooi wil je het hebben? Daarin ligt volgens ons het bewijs dat Scrum uitermate geschikt is om ECD-implementaties mee te doen' vertelt Carlijn.


Auteurs
Egbert den Engelsman is Manager Financiën, Informatievoorziening en Huisvesting bij InteraktContour en opdrachtgever van deze ECD-implementatie. Mirjam Verheijen en Carlijn Gerritzen zijn werkzaam bij M&I/Partners in de marktgroep voor de langdurige zorg (Care). Zij hebben InteraktContour begeleid bij deze ECD-implementatie.


Voor meer informatie neem contact op met Carlijn! Wij adviseren u graag welk ECD bij uw organisatie past, hoe u meer rendement kunt halen uit alle data die verzameld wordt en u meer kunt bereiken met scrum en agile werken.







Verbeter de zorg én het contact tussen medewerker en cliënt met nieuwe toepassingen!