De Zorgboog best practice ERP-implementatie

De Zorgboog best practice ERP-implementatie

De Zorgboog besloot in het voorjaar van 2012 een nieuw ERP-systeem aan te schaffen. Daar waren goede redenen voor: het huidige systeem was verouderd en sloot bovendien niet langer aan bij de besturingswijze van de Zorgboog. Voorheen was er een centraal facilitair bedrijf.

Een aantal jaren geleden heeft de Zorgboog echter functies als inkoop en voorraadbeheer gedecentraliseerd. Vanuit het idee dat de verantwoordelijkheid ervoor beter kan liggen bij de lokale managers. ‘We wilden een systeem waarbij de lijnmanagers via een webshop meteen hun bestellingen kunnen plaatsen bij de leveranciers, uiteraard binnen de raamcontracten. Dat was met het oude systeem niet mogelijk’, legt Wil Hazen uit. Hij is directeur Financiën, Control en Informatiemanagement. ‘Daarnaast leefde al langer de wens om ook een nieuw financieel systeem aan te schaffen. Daarom hebben we gekozen voor één, gecombineerd pakket.’

In augustus 2012 werd de pakketkeuze gemaakt, een traject dat door M&I/Partners werd begeleid. Daarna begon onder leiding van Peter Ernest de implementatie van het nieuwe ERP-systeem van AXI. De tijd was krap: op 1 januari wilde de Zorgboog live gaan. Op enkele kleinere onderdelen na is dat gelukt.

Belangrijkste succesfactor

Wat was de belangrijkste succesfactor? Hazen: ‘We hebben bewust gekozen voor de best practice-benadering. Bij de pakketkeuze was daarop al geanticipeerd. Zelf was ik daar ook een groot voorstander van. Mijn vrees was namelijk dat iedereen een kopie wilde van wat er al was. Ik heb steeds geroepen dat wij de wijsheid niet in pacht hebben en goed moeten luisteren naar externe partijen die dit kunstje veel vaker doen.

Kortom: Hazen wilde geen lange discussies over afwijkingen en alleen zaken aanpassen als de best practice geen goede oplossing biedt. Binnen de Zorgboog werd die benadering vrij snel omarmd.

Strakke projectleiding

Het halen van de deadline is te danken aan de best practice-benadering én aan de strakke projectleiding van M&I/Partners, vertelt Hazen. ‘Peter hield nauwlettend alle afspraken in de gaten, wist precies wie op de hoogte moest zijn van welke acties en wat er wel en niet opgeleverd moest worden. Soms waren er ontzettend veel issues die in korte tijd opgelost moesten worden. Je moet dan echt iemand hebben zoals Peter die er met een zwaard doorheen gaat en de boel niet voor zich uitschuift.’

De Zorgboog biedt zorg aan jong en oud in de regio Helmond. De instelling telt zo’n 2.400 medewerkers en verleent intramurale zorg op circa vijftien locaties.


Meer informatie? Of wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen voor de optimalisatie van uw bedrijfsvoering in de cure of care? Neem contact met op met Peter.

Of meer kennis opdoen van bedrijfsvoering in de publieke sector







Wij zoeken een projectleider Bedrijfsvoering/ERP in de zorg!



Ben jij in staat nieuwe ontwikkelingen dan wel aanpassingen op bestaande dienstverlening binnen zorginstellingen te implementeren?

Bekijk de vacature