Radboudumc unieke EPD-implementatie

Radboudumc unieke EPD-implementatie

Op 27 oktober 2013 nam het Radboudumc in Nijmegen haar nieuwe EPD/ZIS van Epic in gebruik. Met een implementatietijd van anderhalf jaar bleef het project precies binnen de planning. Een unieke prestatie. De twee programmamanagers, Hanneke Mesu en Liesbeth Langenhuysen, blikken terug.

Nieuwe EPD van Epic

Met de keuze voor een nieuw EPD/ZIS wilde het Radboud afscheid nemen van haar hybride applicatielandschap, waaronder het in eigen beheer gebouwde EPD. Als eerste academische ziekenhuis koos het Radboud voor Epic. ‘Voor ons een grote stap voorwaarts. Ons eigen EPD kende afzonderlijke dossiers voor de verschillende vakgroepen. Epic is echt gericht op de ondersteuning van de werkprocessen van onze zorgverleners. Ze werken nu in één dossier. Het EPD-systeem zorgt bovendien voor een betere patiëntveiligheid: het barcoderen van medicatie voorkomt toedienfouten. Verder kunnen we nu veel beter inhoud geven aan ons doel om de patiënt als partner te zien. Via Mijn Radboud kunnen patiënten vragen stellen aan behandelteams en afspraken maken en annuleren’, aldus programmamanager Liesbeth Langenhuysen.

Snelheid en ervaring

Op 16 april 2012 werd de overeenkomst met Epic getekend. Een dag later vlogen de eerste teamleden naar Epic in Wisconsin om de eerste trainingen te volgen. Die snelheid is illustratief voor de EPD-implementatieaanpak van de Amerikaanse leverancier. ‘Zelden maak ik projecten mee waarbij de deadline wordt gehaald. Hier is het wél gelukt. Later begrepen we van Epic dat wij als een van de weinigen ook alle tussenliggende mijlpalen hadden gehaald’, vertelt Langenhuysen. De verantwoordelijkheid voor de implementatie deelde zij met Hanneke Mesu van M&I/Partners. Langenhuysen: ‘Hanneke Mesu hebben we bij dit project gehaald om haar persoon: zij had al veel ervaring met de implementatie van EPD’en in andere ziekenhuizen, was door eerdere projecten al bekend met het Radboud en beschikte over de juiste projectmanagementvaardigheden om dit traject te leiden.’

Gedeelde visie

Eén van de sleutels tot succes in dit project was de gedeelde visie op de wijze van implementeren. Mesu: ‘Net als Epic beschouwen wij zo’n project in de eerste plaats als een veranderkundig traject en gaan daar zelfs nog een stap verder in. Je kunt de mooiste analyses maken van processen die beter kunnen en de beste technologie tot je beschikking hebben. Maar als de afdelingen er niet klaar voor zijn om nieuwe systemen te ontvangen, ben je nergens.’ De combinatie leverde het beste van twee werelden op: een veranderkundige aanpak, mét harde deadlines. Dat resulteerde in een zeer intensief en veelvuldig contact met de toekomstige gebruikers van het systeem. Mesu: ‘Dat begon met afdelingsbezoeken en ging over in validatiesessies. In zalen met zo’n honderd medewerkers werd steeds een stukje van het proces getoond om vervolgens te laten zien hoe Epic daarmee om kan gaan. Als uitgangspunt namen we bijna altijd de best practices die Epic in de VS al in zo’n 260 ziekenhuizen heeft geïmplementeerd. Via stemkaarten kon iedereen instemmen met de voorgestelde oplossing of deze afwijzen.’

Langenhuysen: ‘Bij één van deze bijeenkomsten hebben we een arts uit een ander ziekenhuis op het podium gezet om mensen voor te bereiden op de overstap naar Epic. Hij trok de parallel met rouwverwerking: eerst is er verdriet, dan de boosheid en uiteindelijk de berusting. Let wel: deze arts is een zeer enthousiast Epic-gebruiker. Maar in beeldend taalgebruik legde hij uit hoe moeilijk de overgang is. Dat ging bijvoorbeeld zo: stel, jij bent een kok en ik verbouw jouw keuken volledig en vervolgens eis ik dat je voor je gasten binnen één uur een culinaire topprestatie levert.’

EPD-opleidingsfabriek

Precies volgens planning, in de nacht van 27 oktober 2013, ging het project live. Een prestatie die vooral respect afdwingt voor wie zich de omvang van deze operatie realiseert. Het implementatieteam bestond uit honderd tot honderdvijftig personen, die, in de woorden van de implementatiemanagers, ‘als idioten hebben gewerkt’. Voor de implementatie werd een complete opleidingsfabriek uit de grond gestampt: maar liefst zesduizend medewerkers werden in zes weken opgeleid, waarbij een trainingsduur van twintig uur niet uitzonderlijk was. Meteen na het moment van ‘go live’ liepen er tweehonderd mensen afkomstig van Epic en van andere ziekenhuizen rond om medewerkers ondersteuning te bieden.

Trots

Mesu: ‘We zijn er erg trots op dat we het met z’n allen voor elkaar hebben gekregen. Dat is gelukt doordat we de juiste balans wisten te vinden tussen een zeer strakke projectaanpak en een menselijke managementstijl. Rondom de live-gang werkten we in een strenge commandostructuur. Op andere momenten was er ruimte voor souplesse en humor om mensen te blijven motiveren en binden. Dit zijn projecten waarin je als projectmanager al je eigenschappen nodig hebt en tegenkomt.’


Meer weten wat wij voor u kunnen betekenen rondom EPD? Neem contact op met Jan.
Of lees meer over het selecteren implementeren en optimaliseren van het EPD







Na de EPD-implementatie gaan we verder



Het juist benutten en optimaliseren van het EPD verbetert de kwaliteit en veiligheid van de zorg!

Haal meer uit uw EPDofBekijk onze publicaties