De zorgboog stap voor stap verbeteren

De zorgboog stap voor stap verbeteren

Bij de Zorgboog in Helmond was de informatievoorziening en ICT niet op orde. De afgelopen twee jaar heeft het interim-hoofd Informatievoorziening en ICT, John Buiting, er veel aan gedaan om daarin verandering te brengen. Als interim-manager kreeg hij als taak om de afdeling op een hoger plan te brengen, een informatiebeleidsplan uit te werken en diverse inhoudelijke verbetertrajecten uit te voeren.

De Zorgboog biedt zorg aan jong en oud in de regio Helmond. De instelling verleent een groot aantal diensten die geleverd worden via allerlei bedrijfsvoeringprocessen en vervolgens weer ondersteund worden met een gewikkelde brei aan applicaties. Van een geïntegreerde informatievoorziening en betrouwbare managementinformatie was geen sprake toen Buiting aan zijn opdracht begon. Daarnaast was er de laatste jaren weinig gedaan aan de ontwikkeling van de afdeling en de individuele medewerkers. Coaching, het actueel houden van competenties, het voeren van functioneringsgesprekken; dat alles was erbij ingeschoten. Verder liet de dienstverlening aan de gebruikersorganisatie te wensen over, was er weinig gedaan aan informatiebeveiliging, geen wifi-netwerk beschikbaar op de 39 locaties, werden leveranciers niet goed aangestuurd en waren ITIL-processen niet geïmplementeerd.

Vertrouwen

John Buiting: 'Alles hing met alles samen. Daarom had het weinig zin om op enkele onderwerpen te focussen. Over de hele linie hebben we stap voor stap verbeteringen gerealiseerd. Toen de eerste resultaten zichtbaar werden, ontstond er vertrouwen bij de afdeling en langzamerhand ook bij de gebruikersorganisatie.' Een nieuw EPD werd intramuraal en later ook extramuraal uitgerold. Een wifi-netwerk op alle 39 locaties ingericht. Topdesk werd uitgerold ter ondersteuning van de ITIL-processen en allerlei facilitaire processen zoals het interne transport, onderhoud, beheer van vastgoed en sleutelbeheer. SharePoint werd ingezet als cement tussen de verschillende applicaties, om een integraal klantenbestand te realiseren en om diverse functionele gebieden zoals het beheer van de organisatiebrede producten/dienstencatalogus en de abonnementenadministratie te ondersteunen. Het pakket Straight werd ingezet om allerlei afzonderlijke Excel administratie rondom de dienstverlening aan cliënten te vervangen. Verder kwam er een datawarehouse voor de gehele organisatie, waarmee de twaalf belangrijkste bedrijfsvoeringssystemen worden ontsloten. Dankzij deze maatregelen is het nu wel mogelijk om betrouwbare managementinformatie te genereren. De medewerkers kregen trainingen in adviesvaardigheden en passende inhoudelijke opleidingen.

Grootste uitdaging

'Dit is een van de grootste uitdagingen geweest uit mijn carrière. De werkdruk was enorm. We moesten alles in de lucht houden, de organisatie was aan het reorganiseren en tegelijk moesten allerlei verbetertrajecten worden uitgevoerd om onze stip aan de horizon dichterbij te brengen', aldus John Buiting, die de komende tijd als kwartiermaker fungeert voor zijn opvolger. Die zal vooral de taak krijgen om de ingezette lijn - uitgewerkt in het informatiebeleidsplan - vast te houden.

Voortvarend

De Zorgboog toont zich tevreden. Wil Hazen, directeur Financiën, Control en Informatiemanagement: 'Meerdere keren hebben we geprobeerd om te komen tot een gedegen informatiebeleidsplan voor de Zorgboog. Keer op keer liep dat uit op een teleurstelling. Bij John ging het anders. Hij is voortvarend aan de slag gegaan, vanuit een duidelijke visie op de ontwikkelingen in de zorg. Hij heeft veel profijt gehad van zijn ervaring met andere zorginstellingen. Hij weet hoe complex de zorg is en kan op strategisch én op operationeel niveau acteren. Niet alleen inhoudelijk, maar ook als leidinggevende heeft hij hier een aantal goede dingen neergezet.'


Meer informatie over deze opdracht of wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van interim-management? Neem contact op met Mirjam.







Bent u klaar voor de digitale mogelijkheden?



Wij ondersteunen u met uw digitale strategie, digitaal leiderschap, optimale ICT-organisatie en de bijbehorende besturing en governance.

Ontdek hoe het digitaal anders kanofMeer kennis opdoen