Portaal toekomstbestendige ERP-implementatie

Portaal toekomstbestendige ERP-implementatie

Het primair systeem van woningcorporatie Portaal werd tien jaar geleden in gebruik genomen. Alle reden om naar vervanging uit te kijken: de leverancier stopt binnen afzienbare tijd met de ondersteuning. En in de loop der jaren is een lappendeken ontstaan. ‘Maar het allerbelangrijkste: het systeem ondersteunt ons niet meer op de manier die wij willen’, vertelt Wilma van der Veen, manager bedrijfsvoering bij Portaal. ‘In ons nieuwe ondernemingsplan geldt de huurder meer dan ooit als vertrekpunt. Maar dan moet je wel weten wat huurders willen en daar je dienstverlening op afstemmen. Dat vraagt om processen die niet alleen klantgericht zijn, maar ook zeer efficiënt. Want hoe minder de organisatie kost, hoe meer middelen we kunnen inzetten voor onze klanten.’

De rol van M&I/Partners

Toen systeemvervanging aan de orde kwam, viel al snel de term ERP (enterprise resource planning). ‘Maar daar doen veel angstverhalen de ronde over: als je de aanschaf en implementatie niet goed aanpakt, kan het je veel geld kosten en frustratie opleveren. Daarom wilden we graag dat een externe partij ons eens zou vertellen hoe je goede afwegingen maakt en wat er bij de keuze en de implementatie om de hoek komt kijken’, aldus Van der Veen. M&I/Partners organiseerde daarom op verzoek van Portaal een zogenoemde agendazettende workshop waaraan vertegenwoordigers deelnamen van het bestuur, directie, management, bedrijfsvoering en control.

Wat vindt de opdrachtgever?

Wat heeft de workshop opgeleverd? Van der Veen: ‘We zijn ervan doordrongen geraakt dat je een systeemvervanging niet moet zien als een technische exercitie, maar als een veranderkundig project. Een systeem is een middel om processen te ondersteunen. En een proces is niets meer of minder dan een manier om je werk te doen. Als we een nieuw systeem kiezen en implementeren, gaan we de mensen die er dagelijks mee moeten werken dan ook goed bij betrekken. De organisatie krijgt een enorme boost als we in samenhang de processen optimaliseren en het systeem inrichten. Die slag is voor ons extra belangrijk omdat we in verschillende regio’s werken. Een verhuurmutatie in Leiden verloopt in de praktijk echt niet anders dan in Arnhem; de implementatie van een nieuw systeem is ook een moment om te zorgen voor uniformering. Verder heeft de workshop ons een idee gegeven van de investeringsomvang. En ook belangrijk: tijdens de workshop bleek dat we met verschillende ideeën en verwachtingen aan tafel zaten. De workshop heeft ervoor gezorgd dat we helder hebben gekregen waar we met z’n allen aan beginnen. De term “agendazettend” was dus zeer op z’n plaats. M&I/Partners heeft ons op de juiste manier aan het denken gezet over de vervolgstappen.’

“Een ERP-implementatie is veelomvattend en absoluut noodzakelijk om toekomstbestendig te blijven. Essentieel voor een succesvolle implementatie: nauwe samenwerking en vertrouwen,” aldus Dirk Jan van der Zeep, een van de Portaal-bestuurders.

Portaal heeft, 19 oktober 2015, een geavanceerd, modern digitaal systeem (ERP) van cegeka-dsa in gebruik genomen. Dit systeem ondersteunt de volledige bedrijfsvoering op het gebied van wonen, vastgoed en financiën. Deze stap helpt Portaal in haar ambities: betere dienstverlening, hogere klanttevredenheid, tijdswinst en kostenbesparing. M&I/Partners verzorgde het programmamanagement.

Portaal is één van de grotere corporaties van Nederland, met ruim 56.000 verhuureenheden in Amersfoort, Nijkerk, Soest, Arnhem, Leiden, Alphen aan den Rijn, Oegstgeest, Nijmegen, Utrecht, Nieuwegein, Bunnik en Maarssen. De organisatie telt ruim zeshonderd medewerkers.


Meer informatie? Of wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen voor de optimalisatie van uw bedrijfsvoering? Neem contact met op met Marnix.

Of meer kennis opdoen van bedrijfsvoering in de publieke sector



Marnix van Welie

Principal adviseur
marnix.van.welie@mxi.nl
06 46 39 20 77
Lees mijn publicaties




Wij zoeken een projectleider Bedrijfsvoering/ERP in de zorg!



Ben jij in staat nieuwe ontwikkelingen dan wel aanpassingen op bestaande dienstverlening binnen zorginstellingen te implementeren?

Bekijk de vacature
M&I/Partners gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren. Door gebruik te maken van deze website, geeft u akkoord te zijn met het gebruik van cookies.
Sluit deze melding