Hoe gaat het er aan toe tijdens een Gateway Review? Collega Lotje Meijknecht geeft in deze blog een blik achter de schermen van een intensieve, onafhankelijke doorlichting van een overheidsprogramma, en dat binnen één week. Vanaf het moment waarop het reviewteam samenkomt, langs ontdekkingen en onverwachte puzzelstukken tot aan het schrijven van een advies. Open vragen, scherpe observaties en samenwerking zorgen voor verrassende inzichten in een woud van bestuurlijke lijnen.
Kracht van een week de diepte in
In alle vroegte op de fiets richting Den Haag voor een nieuwe Gateway Review. Nog vóór de eerste interviews zitten we als reviewteam bij elkaar: iedereen heeft zich door een stapel documenten gewerkt, maar wat vooral telt is de vraag die onze review teamleider stelt: met welk gevoel beginnen jullie aan deze review?
De antwoorden verschillen erg, niet alleen onderling maar ook in ieders eigen hoofd: van “is er eigenlijk wel een probleem?” tot “de impact op inwoners is groter dan gedacht”. Het delen van die eerste indrukken opent de blik. Zo gaan we een dag in met zeven interviews, gewapend met een scherp maar nog open beeld van de opgave.
Tijdens elk interview geven we dezelfde korte introductie over hoe we werken:
"Een verantwoordelijke bij een publieke organisatie (zoals een gemeente, departement of uitvoerder) worstelt met een vraagstuk, vaak over een bepaald programma. Deze persoon is met Bureau Gateway (BZK) aan de slag gegaan en heeft een specifieke vraag aan ons als reviewteam voorgelegd. Het reviewteam bestaat uit vier medewerkers met relevante ervaring binnen de overheid. Een Gateway review duurt één week, gebeurt dus op verzoek en is onafhankelijk. Wij lezen de stukken, doen rond de 20 interviews, schrijven een rapport met 'delivery confindence', aanbevelingen over hoe een volgende stap te zetten, gebaseerd op bevindingen. En we presenteren dit op de vrijdag aan de opdrachtgever. De opdrachtgever bepaalt vervolgens wat er met het rapport gebeurt. Alle interviews zijn vertrouwelijk en na deze week pakken de vier reviewers weer hun normale baan op."
Door de bomen nog geen bos
Op dinsdagochtend verzamelen we opnieuw onze beelden. De hoeveelheid informatie is gegroeid — de verwarring ook. De organisatie die we onder de loep nemen, opereert in een woud van relaties: ministeries, gemeenten, provincies, uitvoeringsorganisaties, koepels, gedecentraliseerde uitvoerders. Iedere koepel heeft een eigen vorm en mandaat. Bestuurlijke lijnen, ambtelijke lijnen lopen door de opgave. Ik heb het woord interbestuurlijk nog nooit in zoveel verschillende varianten gehoord.
De kunst is om in die veelheid goede, open vragen te blijven stellen. Dat doen mijn collega‑reviewers met zichtbaar vakmanschap. Hoewel het bos nog niet zichtbaar is, herkennen we wél elkaars observaties. Dat geeft richting, en dat is cruciaal.
Het moment waarop er iets verschuift
Woensdag is vaak de dag waarop er iets onverwachts naar boven komt. Een afspraak, een feit, een besluit — iets dat opeens een ander spotlight op het geheel zet. Deze keer is het een document dat zomaar opduikt en de puzzelstukjes op hun plek laat vallen. En wat als het niet was opgedoken? Maar het is er.
Na het laatste interview delen we onze inzichten. Het "bommetje" blijkt geen complicatie, maar juist een opening. Die avond schrijft ieder zijn eigen beeld uit, zodat we de volgende dag gestructureerd kunnen samenbrengen wat we hebben gezien.
Schrijven, schiften, scherp krijgen
Donderdag is schrijfdag. Binnen korte tijd zijn we het eens over de kern en de aanbevelingen. Daarna volgt het echte werk: onderbouwen, aanscherpen, wegstrepen, opnieuw ordenen. De inhoud blijft vertrouwelijk, en omdat het vertrouwelijk is en blijft, noem ik de organisatie en onderwerp hier niet. Maar het is bijzonder om te merken hoe een week geconcentreerd kijken en vragen stellen leidt tot inzichten die het onderwerp van de review daadwerkelijk verder kunnen brengen — zeker bij dossiers die niet vanzelf bovenaan de politieke prioriteitenlijst staan. Je zou het de mensen in het programma zelf ook zo graag gunnen dat ze een week zo de diepte in kunnen.
Afronding en overdracht
Vrijdagochtend ronden we het rapport af, terwijl buiten het regeerakkoord wordt gepresenteerd - overal horen we "puntjes op de i". ’s Middags spreken we de opdrachtgever. Ons verhaal komt goed over: helder, zonder ruis, en met een perspectief waar men verder mee kan. Er zitten woorden in, soms net een andere taal, die het bekende verhaal in een nieuw licht zetten, en daarin zit ruimte voor verandering. Als dat lukt, is de week meer dan de moeite waard.
Een Gateway Review is geen checklist. Het is een intensieve week waarin je samen de succeskans van een programma vergroot. En na die week fiets ik weer terug naar huis, klaar voor mijn normale klussen weer, veel geleerd — en dankbaar voor het vakmanschap dat je samenbrengt als je met open blik een complexe vraag ingaat.
Terug naar het overzicht
Maak kennis met
