Van kaartenbak tot cloud: succesvolle transformatie van erfgoedinformatie in Nederland

Lotje Meijknecht ging in gesprek met collega Ernst Stolk over het succes van de Archis-migratie bij de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE), ook gaf Ernst een doorkijkje naar het vervolg: DNA NL. Deze ontwikkelingen raken aan een belangrijk vraagstuk: hoe maken we erfgoedinformatie toegankelijk en bruikbaar in een tijd waarin ruimtelijke ordening onder druk staat door grote maatschappelijke transities? In dit artikel lees je wie de RCE is, wat Archis en DNA NL betekenen voor Nederland, en welke aanpak heeft geleid tot een succesvolle vernieuwing van cruciale informatiesystemen. Ook kijken we vooruit: hoe bouwen we verder aan een erfgoedatlas die professionals helpt om ons cultureel erfgoed een volwaardige plek te geven in de inrichting van Nederland?

Hoi Ernst, je vertelde over het succes van de Archis-migratie bij de RCE en gaf een doorkijkje naar het vervolg: DNA NL. Kun je uitleggen wie 'de RCE' eigenlijk is?

De RCE is de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed in Amersfoort, een mooie en betrokken uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Ze geven uitvoering aan de Erfgoedwet, door vanuit het perspectief van erfgoedbehoud te adviseren bij de inrichting van onze leefomgeving. Maar ook door onderzoek te doen en toezicht te houden op het gebied van archeologie, monumenten, stadsgezichten, kunst en landschappen. De RCE is ook de instantie die subsidies verleent voor bijvoorbeeld het onderhoud van rijksmonumenten.

De RCE is een kennisinstituut en beschikt over een enorme hoeveelheid data. Naast het goed onderhouden van deze data, wil de RCE deze data beter en makkelijker beschikbaar maken. Alleen is het voor de RCE niet eenvoudig om informatievoorziening daarvoor te faciliteren. Of zoals de CIO zegt: “We zijn te klein voor het tafellaken en te groot voor het servet”. En daarmee doelt hij op de omvang van de organisatie en het bijbehorende IV-budget dat te klein is om een volledig uitgeruste IV-organisatie in te richten binnen de RCE. De RCE krijgt hierdoor ook te maken met de nodige uitdagingen bij het uitvoeren van een omvangrijk IV-vernieuwingsprogramma.

En wat zijn Archis en DNA Nl dan, wat kunnen ze betekenen voor Nederland?

Archis is het informatiesysteem waarin alle archeologische vondsten en bijbehorende onderzoeken in Nederland en de overzeese gebieden worden vastgelegd. Vastlegging daarvan is een wettelijke taak die de RCE uitvoert sinds de eerste helft van de twintigste eeuw. Bijzonder is dat er al sinds de 19de eeuw systematisch gegevens bijgehouden zijn. Wat ooit begon als een kaartenbaksysteem, is nu een oplossing in de Rijkscloud geworden. Met de realisatie van het nieuwe Archis hebben we meteen de basisarchitectuur neergelegd voor doorontwikkeling, die we “DNA Nl, dé erfgoedatlas van Nederland” noemen.

Met DNA NL willen we erfgoedinformatie uit diverse bronnen, zowel binnen als buiten de RCE, op een samenhangende manier toegankelijk maken. In eerste instantie doen we dat voor de professional in de ruimtelijke ordening, zoals planologen bij gemeenten, provincies en adviesbureaus. Door deze professionals beter te bedienen, is het voor hen veel makkelijker om ons erfgoed onderdeel te laten zijn van inrichtingsplannen. En dat wordt de komende jaren nog veel belangrijker, gezien de transities die nodig zijn in Nederland rondom bijvoorbeeld de woningschaarste, klimaat en de omgang met water. Met DNA Nl wordt kennis beschikbaar gesteld over wat waar aanwezig is, maar ook bijvoorbeeld hoe al eeuwenlang omgegaan wordt met ingewikkelde problemen op diezelfde plek.

Je benoemde de factoren die een succes van het Archis project hebben gemaakt. Nu ken ik uit mijn rijkservaring een aantal lijstjes met succesfactoren of faalfactoren voor grote IT-projecten bij de overheid. Het lijstje uit dit alweer ruim twee jaar oude interview in de Technoloog spreekt mij nog altijd aan. Hoe is hiermee omgegaan bij de vernieuwing van Archis en het huidige DNA NL-programma?

Leuk dat je dat aanhaalt. Je doelt op bekende valkuilen als te hoge complexiteit door politieke druk, onvoldoende regie, gebrek aan IT-kennis bij besluitvormers of scope creep en te ver doorgaan in grootse oplossingen. Deze valkuilen zijn hier ook zeker relevant. Ik heb een team kunnen organiseren met veel kennis en ervaring, met daarin collega’s die weten hoe we deze valkuilen kunnen omzeilen. Belangrijke kenmerken van onze werkwijze zijn bijvoorbeeld kort cyclisch realiseren, intensief samenwerken met gebruikers, starten met proefopstellingen, gaandeweg inzichten opdoen en werkende software ook echt releasen.

Hele praktische zaken spelen een rol om het realisatieproces voorspelbaar te maken. We maken gebruik van een moderne ontwikkelstraat op het standaardplatform van Logius, waarin we met zeer gangbare componenten werken en zoveel mogelijk handelingen automatiseren. We hebben een IT-leverancier gevonden waarmee we in co-creatie software ontwikkelen en waarbij we als RCE de regie voeren. Deze leverancier past qua omvang en cultuur goed bij de RCE-organisatie. Het realisatieteam bestaat uit ervaren professionals die goed op elkaar ingespeeld zijn.

Waar ik ook veel waarde aan hecht, is het organiseren van tegenspraak. Ik heb een aantal “dwarskijkers” betrokken die met het programma meekijken en mij altijd lastige vragen weten te stellen. Ik moet mijn aannames daardoor regelmatig tegen het licht houden. En het helpt enorm om risico's vroegtijdig te signaleren en op tijd slimme maatregelen te treffen.

Een ander aspect waar we rekening mee moeten houden, is de wijze van financieren, besturen en rapporteren binnen overheidsorganisaties. We gaven onze werkwijze zo vorm, dat we de voordelen van agile benutten en tegelijkertijd voldoen aan de eisen die gelden voor grote programma´s binnen de overheid. Richtlijnen van auditors als het AcICT zijn vanaf het begin in de werkwijze meegenomen. Onze aanpak is daarmee een geslaagde combinatie van “Prince2 principes” en agile werken. En het bewijs is denk ik ook inmiddels geleverd. Ik heb niet eerder een livegang meegemaakt die zoveel lof van gebruikers heeft opgeleverd en waarbij we na de livegang zo weinig moesten bijstellen.

En hoe nu verder, met het citaat “Ieder succesvol groot project, is ooit begonnen als een succesvol klein project” liggen daar goede kansen lijkt me.

Zeker! Opschalen is spannend, en gaat ook niet zomaar. We investeerden in de samenwerking met een IT-partner, in de opbouw van onze teams en in kennis en toepassing van moderne technologie. Daar bouwen we op verder. Maar dat blijven we wel in stappen doen. We werken de doelarchitectuur verder uit en maken een roadmap. We werken de globale onderdelen daarin pas uit wanneer onderdelen in de drie-maandsplanning van onze DevOps-teams wordt opgenomen. Deze werkwijze en de openheid van het programma brachten nog een belangrijk voordeel met zich mee. Het is makkelijk om inzicht te geven in het programma, wat weer zorgt voor rust en vertrouwen bij de bestuurders van OCW en RCE. Dat vertrouwen is erg waardevol bij het verder ontwikkelen van DNA NL.

De renovatie van het Binnenhof in Den Haag is in volle gang, bron: RVB / Arenda Oomen. 5 archeologische vondsten onder het Binnenhof | Archeologie Online