We kijken in 2025-2026 terug op 10 jaar ECD-inventarisaties en nemen jullie mee langs 10 belangrijke ontwikkelingen. Deze maand staat de opkomst van de cloudgebaseerde ECD’s centraal. Een ontwikkeling die zich prominent aftekent in de periode vanaf 2015. Het merendeel van de ECD’s is als on-premise software ontwikkeld, een deel is als tweede generatie gelijk als webbased oplossing gebouwd. Een ontwikkeling met veel impact voor zorgorganisaties: afscheid nemen van eigen hardware en technisch beheer en de voordelen pakken van uitbesteding. Hierdoor worden beheer, onderhoud en noodzakelijke updates efficiënt en indien nodig wekelijks uitgevoerd.
We gingen in gesprek met Jan Keijzer, ICT manager bij Marente. Zelf zit hij zijn hele leven al in de softwareontwikkeling en heeft de cloudgebaseerde opkomst enkele jaren geleden als uitgangspunt genomen om vanuit Marente zich te gaan oriënteren op een nieuw ECD. En hoe belangrijke de technische ontwikkelingen ook zijn, volgens Jan zit het rendement in écht anders gaan werken.
Jan: ‘Ik kwam binnen toen er al een ECD in gebruik was. De implementatie was destijds met wisselend succes uitgevoerd. De thuiszorg gebruikte op sommige plekken toch nog schriftjes, dus de eerste aanleiding had te maken met een nieuwe en betere ondersteuning voor de wijk. De relatie met de leverancier is voor ons belangrijk. De toenmalige leverancier heeft de vraag gekregen om te vertellen wat de ontwikkelingen waren. Voor Marente was het een vereiste dat het nieuwe ECD cloudgebaseerd moest zijn. Marente wilde af van het zelf beheren van alle hardware, dat was ook de ontwikkeling die je zag aankomen. Daar had de toenmalige leverancier nog geen duidelijke visie of strategie op geformuleerd. Doordat we de gewenste ontwikkeling niet bij de leverancier konden vinden, is Marente om zich heen gaan kijken.
We kozen ervoor om het nieuwe ECD niet gelijk voor de hele organisatie in te voeren, ondanks dat dit voor de ondersteunende diensten lastig zou zijn. We zijn gestart met de thuiszorg, en de intramurale zorg heeft zijn eigen proces kunnen lopen en een eigen keuze kunnen maken. Uiteindelijk ben ik blij dat we op één ECD zijn uitgekomen’.
Jan: ‘Marente voelt zich niet uniek als het om een ECD gaat, dus maatwerk moet niet nodig zijn. Een keuze uit de drie beste leveranciers moet volstaan voor de organisatie. In de praktijk bleek dat dit goed voor ons heeft gewerkt'.
Jan: ‘Ingewikkeld aan deze vraag is dat je het product ECD niet los kan zien van de wijze waarop je het product gebruikt. En de vraag is of de zorgorganisatie het product al helemaal gebruikt zoals het bedoeld is. Bij de implementatie ontstaan vragen als welk classificatiemodel gaan we gebruiken of hoe rapporteer je eigenlijk? Dus het ECD heeft ook interne keuzetrajecten in gang gezet, denk aan bijvoorbeeld het cliëntportaal: wat wil je daarmee? Doordat je technologie hebt, moet je ook als organisatie keuzes maken hoe je deze technologie gaat inzetten. Spraakgestuurd rapporteren is ook een mooi voorbeeld, dat laat zien welke keuzes een leverancier maakt: bestaande software integreren of de functionaliteit zelf gaan maken? Maar ook bij de zorgorganisatie zet het de dialoog in gang: we gaan anders werken, maar hoe dan? Dus ontstaat ook de vraag: wat brengt deze technologie het zorgproces?
Met de introductie van het laatste ECD is een goede bedrijfsapplicatie geïntroduceerd. Na de implementatie en het wennen aan het nieuwe ECD en de nieuwe werkprocessen, zijn we aan de slag gegaan met de focus op het rendement. We hebben al een mooie stap gezet naar beter ondersteunde werkprocessen. Maar ook in de komende jaren gaat voor Marente hier tijd en energie in zitten. Dan pas kun je zeggen dat het ECD – en het gebruik ervan – volwassen is geworden of niet'.
Jan: Cloud is een voorwaarde geweest om daarmee de nieuwe technologie te kunnen adopteren. De keuze om van on-premise-software naar cloud te gaan heeft het ECD een vlucht gegeven, omdat het ECD daardoor toegankelijker werd voor onze mobiele medewerkers. Maar denk ook aan de mogelijkheid van apps die we toen aan onze medewerkers hebben kunnen bieden.
Jan: ‘Wat tegenviel is dat het ECD-land traag is in de integratie tussen domotica en het ECD. Daar had ik meer van verwacht. Er is zoveel winst te behalen om de gegevens die met domotica worden opgehaald in het ECD te integreren. En ja, je ziet wat technologische koppelingen ontstaan, maar de echte integratie van processen nog niet. Je genereert zoveel data, maar het is nu vooral managementinformatie en nog geen procesinformatie! Technisch moet dit mogelijk zijn, dus waar wacht het op? Je wacht op de twee leveranciers die dit traject samen met een klant gaan uitvoeren, zodat duidelijk wordt wat de toegevoegde waarde van het proces is. En waarmee je het ECD kunt gaan verrijken? Dat zie ik dit op dit moment nog onvoldoende gebeuren, terwijl het technisch mogelijk moet zijn'.
Jan: 'Adoptie is en was één van de grootste thema’s in het gebruik van het ECD. Wat lastig is, is dat je niet naar de kern durft te gaan: je kunt zorgmedewerkers alleen maar stimuleren via collega-zorgverleners. Je kunt alle concepten van digicoaches en aandachtvelders invoeren, maar dat geeft slechts een eenmalige impuls. De echte verbetering moet komen vanuit het zorgproces en ontstaat als je dat als team oppakt, waarin je als collega’s elkaar helpt.
We gaan nu een experiment uitvoeren om de kwaliteitsverpleegkundige extra taken te geven, maar ook om deze verpleegkundige uit de formatie van het team te halen. Dus je organiseert de extra ondersteuning dan echt op de werkvloer zelf door zorgcollega’s. De kwaliteitsverpleegkundige krijgt dan digitalisering als breed aandachtspunt en gaat rechtstreeks aan de zorgmanager rapporteren. De kwaliteitsverpleegkundige kan een team aanspreken, helpen of een voorbeeld zijn. Maar je mag nog wel een paar jaar rekenen voordat je daar rendement van mag verwachten. Ook ons beeldzorgteam is zo’n voorbeeld, daar zijn twee trekkers die de zorg op afstand bij de cliënten van Marente groot hebben gemaakt. Op zich is dat wel een mooie ontwikkeling: in de beginjaren had ICT de lead in deze ECD-ontwikkelingen, dat wordt nu echt door de zorg opgepakt.
Maar het blijft een uitdaging om adoptie een boost te geven. De vraag is of extra training nou echt geholpen heeft? Het antwoord is nee, nog niet voldoende. Het ECD zit qua beleving van zorgmedewerkers nog erg in de administratieve hoek – het is als behang aan de muur. Zonder kun je niet werken, maar om het te omarmen is meer nodig. En de vergelijking dat iedereen thuis facebook en internetbankieren gebruikt, is niet te maken. Het intuïtieve gebruik van die apps kun je niet met het intuïtieve look-and-feel van het ECD vergelijken. Daarin is in het ECD nog veel verbetering mogelijk, waarbij uiteraard de innovatiekracht en mogelijkheden van leveranciers ook een rol speelt'.
Jan: ‘Meer aandacht geven aan de implementatie van het cliëntportaal en dus de aandacht die je aan het netwerk van de cliënt geeft. Wij hebben het misschien te smal ingestoken op alleen mogelijkheid om je dossier in te zien en mee te lezen. Maar nu zorgorganisaties het meer van de informele zorg moeten hebben, is het cliëntportaal ook veel belangrijker geworden. Je hebt enerzijds de wereld van de zorgomgeving, de inhoud van het zorgdossier en de rapportages, en anderzijds de omgeving van de logistiek, het geregel als iemand zorg nodig heeft. Wil je daar nu een aparte app voor gaan gebruiken of ga je naar een oplossing met een integratie met het ECD? We gaan daar goed naar kijken, wat daar nu écht in nodig is'.
Jan: 'Ja, want de ontwikkelingen gaan echt niet zo snel in onze sector. Architecten zeggen ‘nee’ vanwege de uitdaging van dataopslag en doelstellingen die het PGO ooit had om het centrale informatiepunt voor cliënten te worden. Maar als je naar de laatste vijf jaar kijkt gaat het zo traag, dat het ECD nog wel even zo zal blijven. En dat trage ligt zeker niet aan technologie, maar aan de uitdagingen qua regionale ontwikkelingen. Landelijke ontwikkelingen om naar één dossier te gaan, werkten niet. Het wordt nu aan de markt overgelaten, wat op zich prima is, maar dat maakt het niet sneller.
Ik denk dat mogelijk meer politieke wil en bestuurlijke drive nodig is om centrale afspraken te maken. Enerzijds richten leveranciers zich op standaarden, maar zelfs wanneer in een regio hetzelfde ECD wordt gebruikt, is het uitwisselen van gegevens niet eenvoudiger geworden. Als je een schil om alle lokale ECD’s zou bouwen, dan heb je een regionaal ECD dat zoveel voordelen kan bieden. Want dat is wat je wil in deze tijd waarin medewerkers schaars worden: dat het ECD je helpt om zoveel mogelijk relevante data bijeen te brengen. Voor medewerkers, maar ook voor cliënten. Tegelijkertijd is ook de vraag: wat gaat het PGO doen? Doel is zeker mooi, maar de uitvoering tot op heden dramatisch'.
Terugkijkend constateert Jan dat technologie veel vooruitgang mogelijk heeft gemaakt: door de cloudoplossingen hoeven zorgorganisatie geen eigen beheer te organiseren en helpt technologie in data-uitwisseling en innovaties in het werkproces. Dus de ECD’s hebben de afgelopen tien jaar veel gebracht. De uitdaging voor nu en morgen voor zorgorganisaties is om het rendement uit het ECD te halen en de adoptie op een hoger niveau te krijgen. Ook is het interessant te onderzoeken welke rol het ECD kan spelen bij het verbeteren van de aansluiting op informele zorg. Ondertussen hebben de leveranciers nog een mooie uitdaging om de zorgtechnologie te laten aansluiten en het samenwerken in de regio verder te faciliteren!
Jan Keijzer is manager ICT bij ouderenzorg organisatie Marente in Leiden en de Bollenstreek en heeft zelf jaren bij een softwareontwikkelaar in de zorgsector gewerkt. Jan ging in gesprek met Fabienne Eurlings, principal adviseur bij M&I/Partners.
Zorgvisie ICT - Er verandert veel in de markt voor het ECD. Waar de EPD-markt wordt gedomineerd door een paar softwareaanbieders, vindt bij het cliëntendossier juist een versnippering plaats.
Lees verderZorgvisie ICT - Hoe ver zijn de ouderen- en gehandicaptenzorginstellingen met de mogelijkheid hun cliënten digitaal inzage te geven in hun dossier?
Lees verder