Bij de invoering van een ECD komt meer kijken dan alleen het gebruik van het ECD. Tijdens het project is vaak veel aandacht voor hoe medewerkers het ECD moeten gebruiken. Vanuit M&I/Partners benaderen we een implementatie vanuit drie verschillende invalshoeken: proces, gedrag en techniek. Elke ECD-implementatie heeft invloed op deze drie aspecten. Door je slechts op één aspect - de techniek - te focussen, ontken je het effect dat het gebruik van een ECD heeft op de medewerker en het proces waar zij onderdeel van uitmaakt.
Dezelfde drie aspecten verdienen niet alleen tijdens maar ook ná de invoering continue aandacht. Regelmatig horen we een organisatie een zucht van verlichting slaken als iedereen is geschoold en alle cliënten een elektronisch dossier hebben. De organisatie gaat over tot de orde van de dag.
Maar schijn bedriegt. Een ECD-implementatie is niet meer en niet minder dan een procesverandering. Als er niet op wordt gestuurd, vallen medewerkers terug in oud gedrag en proberen ze het oude proces met het nieuwe ECD uit te voeren. Een organisatie ontkomt niet aan het inrichten van een proces dat de continue kwaliteit van het ECD meet: borging.
Is dat zo anders dan bij een papieren dossier? Nee, zeker niet. Het gebruik van een ECD maakt de kwaliteit van dossiers echter meer transparant want het is makkelijker toegankelijk en beter leesbaar. Organisaties zijn zich daardoor meer bewust van de kwaliteit van cliëntdossiers.
Borging is het geheel van geplande acties die voldoende vertrouwen en houvast geven dat een proces blijft voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Acties die gericht zijn op borging zijn bijvoorbeeld metingen (nulmeting en een 1-meting), 'gluren bij de buren', ECD-ambassadeurs, eigenaarschap creëren bij management, een ontwikkeloverleg en een gebruikersgroep.
Bij het inzetten van deze acties is het van belang om continu aandacht voor de driehoek gedrag-proces-techniek te hebben. Het succes van een ECD-implementatie zit hem in de adoptie van het ECD in werkprocessen. Pas dan kan de kwaliteitsdoelstelling van het ECD ook op langere termijn behaald worden.
Het proces van borging start al bij aanvang van de implementatie. Op dat moment worden de kwaliteitseisen van het ECD vastgesteld en wordt een aanpak uitgedacht om het ECD in te voeren Ook bepaal je op dat moment als organisatie wat er voor nodig is om na de invoering de kwaliteit continu te bewaken.
Borging start bij goed eigenaarschap. Voorafgaand aan de implementatie moet duidelijk zijn wie eigenaar is van welk proces. Belangrijk is dat een eigenaar niet alleen benoemd wordt, maar zich ook eigenaar voelt en weet wat er van hem verwacht wordt. Vervolgens verzamelt de eigenaar een groep mensen om zich heen die de kwaliteitseisen bepalen en de borging voorbereiden: kwaliteitsmedewerker, functioneel applicatiebeheerder en procesbeheerder.
Neem voor meer informatie over de implementatie, selectie of borging van een ECD contact met ons op.
Wij adviseren u graag welk ECD bij uw organisatie past, hoe u meer rendement kunt halen uit alle data die verzameld wordt en hoe we domotica en E-Health aan het ECD kunnen verbinden.
Ontdek onze succesverhalen bij klanten
De jaarlijkse inventarisatie van M&I/Partners naar het gebruik van elektronisch cliëntendossiers in de ouderenzorg en gehandicaptenzorg laat dit keer weinig verschillen zien ten opzichte van vorig jaar. Ondanks het feit dat nu de top-100 uit beide sectoren is onderzocht. Dat wil niet zeggen dat de markt stilstaat.
Lees verderLaatst is een mooi boek verschenen van twee collega's. Het heeft als titel 'Het verschil maken bij digitale transformatie', en ik zit al een paar avonden lang met het boek op de bank. Het gaat over Google en het luxe modemerk Burberry, dat met behulp van een uitgekiende social mediastrategie weer helemaal in de lift zit.
Lees verder
