Complexe DPIA’s ondersteunen de ontwikkeling van privacyvolwassenheid bij gemeente Hengelo

De afgelopen jaren heeft de gemeente Hengelo belangrijke stappen gezet op privacygebied. Tegelijkertijd liggen er nog kansen voor verdere verbetering. Om de inzet te intensiveren heeft de gemeente M&I/Partners gevraagd om een aantal Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit te voeren. Deze bieden inzicht in belangrijke privacyrisico’s en helpen bij het versterken van de AVG-naleving.

Impactvolle processen met complexe DPIA’s

Om de gemeente Hengelo te ondersteunen bij hun ambitie om meer DPIA’s uit te voeren, heeft M&I/Partners zich gericht op een aantal impactvolle en complexe processen. M&I/Partners heeft hierin ondersteuning geboden door DPIA’s uit te voeren en tegelijkertijd de privacy officers en lijnteams mee te nemen in de M&I-methodiek. De privacy officers en lijnteams hebben hierdoor waardevolle ervaring opgedaan met de methodiek voor toekomstige DPIA's.

“De samenwerking heeft voor de gemeente Hengelo duidelijke en ruime toegevoegde waarde gehad.” - Martin Valk, privacy officer bij de Gemeente Hengelo

Uitvoering van DPIA’s volgens de M&I-methodiek

Corry-Anne van der Tang en Luuk Wassink voerden drie DPIA’s uit volgens de M&I-methodiek voor de processen deelmobiliteit, sociale recherche en BOA in de openbare ruimte. Deze trajecten lieten goed zien hoe de methodiek flexibel inzetbaar is bij uiteenlopende, complexe vraagstukken:

• bij de DPIA deelmobiliteit (het gebruik van deelbare en niet-deelbare auto's, fietsen en een mobiliteitskaart), was er veel aandacht nodig voor de complexe driehoeksverhouding tussen gebruiker, gemeente en leverancier;
• bij de DPIA Wpg domein V (sociale recherche) stond de samenwerking met meerdere partners en de zorgvuldige omgang met gevoelige persoonsgegevens centraal;
• bij de DPIA Wpg domein I (handhaving Boa's in de openbare ruimte) werd rekening gehouden met zowel de AVG als de Wet politiegegevens (Wpg). Voor zowel de Wpg als voor de AVG moet een DPIA worden uitgevoerd.

Een belangrijk en onderscheidend onderdeel van onze aanpak is de risicoworkshop. Daarin maken we samen met de betrokkenen concreet waar de grootste privacyrisico’s zitten en welke maatregelen nodig zijn. Een aanpak die draagvlak creëert bij de betrokken teams.

Door in workshopvorm de risico’s en maatregelen te bespreken, voorkomen we papieren tijgers en zorgen we dat de maatregelen realistisch en haalbaar zijn en goed aansluiten op de risico’s. We onderhouden en verbeteren deze methodiek al acht jaar en hebben er inmiddels bij veel verschillende organisaties ervaring mee opgedaan. Daardoor is het een doorleefde en zichtbaar succesvolle methode, die organisaties helpt om DPIA’s zorgvuldig en toepasbaar uit te voeren.

Gemeente Hengelo een stap dichter bij haar ambitie op privacyvolwassenheidsniveau

Met deze aanpak hielpen we de gemeente Hengelo een stap dichter bij haar ambitie op het gebied van privacyvolwassenheid. De DPIA’s dragen bij aan meer bewustzijn onder collega’s over zorgvuldig werken, verbeterde processen en concrete voortgang in het uitvoeren van DPIA's. Dit is belangrijk, omdat het vertrouwen van burgers en partners voor de gemeente centraal staat. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat er zorgvuldig en veilig met hun persoonsgegevens wordt omgegaan.

“M&I/Partners heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het vergroten van het privacybewustzijn binnen onze organisatie. Door het scherp in kaart brengen van processen en gegevensstromen en een sterke aanpak van de risicosessies, is merkbare voortgang geboekt in de uitvoering van onze DPIA’s.” - Lâle Unal, privacy officer bij de Gemeente Hengelo