Contract- en leveranciersmanagement

Veel gemeenten hebben hun contractmanagement netjes ingericht: contracten digitaal opgeslagen, verlengingsdata in de agenda, juridische checks op orde. Toch verdwijnt er ongemerkt budget. Niet door fouten, maar door een structureel probleem: het verschil tussen wat er op papier staat en wat er in de praktijk gebeurt. M&I/Partners helpt gemeenten om deze ‘onderstroom’ zichtbaar te maken en om van contractmanagement een strategisch stuurinstrument te maken. Met onze Contract Quickscan en het Volwassenheidsmodel brengen we direct besparingskansen in beeld en bouwen we samen aan grip op softwarecontracten en leveranciers. Zo verandert contractmanagement van een archieffunctie in een datagedreven aanpak die kosten verlaagt en waarde toevoegt.

Wat kan M&I/Partners voor u betekenen?

Wij zien contract- en leveranciersmanagement niet als een administratieve verplichting, of als een eenmalige schoonmaakactie, maar als een doorlopend strategisch instrument. Wij helpen gemeenten om grip te krijgen op softwarecontracten én om structureel kosten te besparen.

In onze ICT Benchmark Gemeenten zien we al jaren hetzelfde patroon: de uitgaven aan software stijgen gemiddeld met ongeveer 5% per jaar, gedreven door inflatie, indexaties en jaarlijkse prijsverhogingen van leveranciers. Dit patroon is goed te zien in de linker afbeelding: een stabiele maar onafwendbare stijging.

Toch hoeft dit geen onvermijdelijk scenario te zijn. Met onze aanpak doorbreken we die lijn. In de rechter afbeelding ziet u hoe onze expertise leidt tot een correctie:

1. Eerst dalen de kosten, omdat we overbodige licenties, modules en overlappende systemen opsporen en optimaliseren.
2. Daarna stijgt de lijn weliswaar weer mee met inflatie, maar vanaf een lager kostenniveau – waardoor de structurele uitgaven blijvend lager blijven dan bij het oorspronkelijke pad.

Contract Quickscan & Volwassenheidsmodel contractmanagement

Wij bieden daarvoor twee concrete instrumenten:

1. Contract Quickscan (‘de Contract-thermometer’) – op basis van een steekproef brengen wij direct in beeld waar de besparingen zitten en welk percentage besparing haalbaar is. Dit geeft u meteen inzicht in de omvang van het probleem én in de directe kansen:
   - concrete bevindingen en verbetervoorstellen;
   - een inschatting van het besparingspotentieel in procenten, te extrapoleren naar de gehele organisatie;
   - inzicht in de omvang van ‘het probleem’ én wat er te winnen valt.
   
   
2. Volwassenheidsmodel contractmanagement – een traject waarin wij samen met gemeenten de mate van grip en regie meten, verbeterpunten identificeren en stapsgewijs werken aan een volwassen, structurele aanpak. Wij nodigen u graag uit om als pilotgemeente deel te nemen en zo direct te profiteren van de nieuwste inzichten.

Met deze combinatie van benchmarkdata, quickscan en volwassenheidsmodel zorgen wij dat gemeenten niet langer lijdzaam meegaan in de automatische kostenstijging, maar actief corrigeren en grip houden op hun digitale uitgaven; datagedreven, proactief contract- en leveranciersmanagement.

Wilt u meedoen aan onze pilot ‘Volwassenheidsmodel Contractmanagement’ of direct inzicht in uw besparingspotentieel middels de ‘Contract-thermometer’? Neem contact op met M&I/Partners.