Roosteren in de zorg

De druk op de zorg is groot. Personeelsplanning wordt binnen zorginstellingen een steeds belangrijker thema. Maandag 17 april gingen wij in gesprek over het strategische thema roosteren in de zorg. Een interactieve sessie vol inspiratie, inzichten en uitwisseling. Wij delen de vijf belangrijkste inzichten van deze bijeenkomst. 

1. Strategische personeelsplanning start met visie en samenwerking 

• Het gesprek op het juiste niveau te voeren blijkt lastig in de praktijk. Planners en teamleiders ervaren de roosterobstakels tijdens de dagelijkse praktijk, maar het management wordt niet altijd voldoende gevoed in de strategische thema’s die zij kunnen bespreken.
• Roosterbeleid en strategische uitgangspunten zijn lastig te implementeren en is vaak een impactvolle organisatieverandering.
• Personeelsplanning is vooral een samenwerkingsvraagstuk. Je raakt mensen in de individuele waarde: wanneer en waar wil ik werken, hoe maken we de planning op als team en hoe doen we dat als organisatie? Het gesprek hierover leren voeren is nodig om draagvlak te creëren voor de visie op het roosteren en voor een volwassen roosterproces. 

2. Roostervraagstuk veelal benaderd vanuit medewerkers- en financieel perspectief en nog te weinig cliënt/patiënt

• Het roostervraagstuk wordt veelal benaderd vanuit het medewerkerperspectief (hoe binden en boeien we mensen) en financiële perspectief (hoe houden we de zorg betaalbaar).

• De cliënt/patiëntgerichte aanpak wordt minder genoemd. Ook dat kan een manier zijn van kijken; wanneer zijn zorgmomenten nodig en of kunnen anders ingevuld worden.

• Soms wordt de CAO ervaren als beperkend, omdat deze vaak verandert, soms tegenstrijdige bepalingen bevat en voornamelijk gericht is op de belangen van de medewerkers. Het is belangrijk om het gesprek aan te gaan en te bespreken welke impact de CAO heeft op verschillende perspectieven, en welke keuzes de organisatie hierin wil en kan maken. 

3. Positionering van personeelsplanning: centralisatie en planning als vak

• Het plannen wordt steeds vaker meer gecentraliseerd georganiseerd dan decentraal per team. Planners roosteren meerdere teams, krijgen de specifieke opdracht om over teams heen te kijken en medewerkers uit te wisselen bij capaciteitstekorten, overcapaciteit of diensten waar specifieke vaardigheden voor nodig zijn.

• Zorgorganisaties erkennen steeds meer dat plannen een echt vak is: het afstemmen van de zorgvraag en het zorgaanbod vereist specifieke kennis en vaardigheden. Om deze reden wordt steeds vaker gekozen voor toegewijde planners in plaats van zorgmedewerkers die daarnaast ook een planningsrol hebben.

• Echter, de planner kan dit niet alleen. Het succesvol functioneren van de driehoek 'planner, leidinggevende en medewerker' wordt gezien als een cruciale factor voor een effectieve personeelsplanning. Het is van groot belang dat duidelijk is wie welke taken heeft en welke verantwoordelijkheden er liggen binnen deze samenwerking. 

4. ICT-ondersteuning die past bij de uitdagingen van je organisatie

• De visie op roosteren en de vertaling hiervan naar het roosterproces bepalen de wensen voor een roosterapplicatie en de inrichting daarvan. Zorg dus dat je voorafgaand aan een leveranciersselectie deze keuzes met elkaar hebt vastgesteld.

• Vanuit applicatierationalisatie wordt soms de keuze gemaakt om te roosteren binnen het ECD. Dit kan een weloverwogen keuze zijn die passend is binnen je organisatie, maar biedt niet voor iedere zorginstelling de juiste ondersteuning bij het roosterproces. 

5. Winst te behalen met data 

• Informatie over het roosterproces en het analyseren van die informatie helpt in het evalueren en verbeteren van het roosterproces en in het creëren van vakvolwassenheid.

• De inzet van data wordt als kans gezien om te prognosticeren en te komen tot slimme diensten, die kunnen leiden tot een betere aansluiting tussen vraag en aanbod.

• Voorspellende tools en AI worden niet als de oplossing gezien maar ondersteunend aan het gesprek binnen de organisatie en de teams.

Welke roosterapplicatie passend is voor een organisatie is sterk afhankelijk van de visie op personeelsplanning en de manier waarop dit proces is ingericht. Wij hebben een overzicht gemaakt van de grootste roosterleveranciers in de zorg. Ontdek de uitgave Roosteren in de zorg