Het keuzetraject en de uiteindelijke aankoop van domotica-apparatuur maken slechts een klein deel uit van het hele domotica-proces. Eigenlijk begint het dan pas echt. De domotica-apparatuur moet geplaatst worden, medewerkers hebben training nodig, een beheersorganisatie moet worden ingericht en nog veel meer. Wat moet er allemaal gebeuren? En in welke volgorde?
In dit artikel gaan Bart Groothuis en Karlijn Pielage in op alle activiteiten die een rol spelen bij het implementeren van domotica bij een instelling voor langdurige zorg. We beginnen met de kern van domotica, de drie onderdelen waaruit het is opgebouwd. Vervolgens benoemen we in vogelvlucht de vijf stappen waarmee domotica in de organisatie wordt geborgd. Dan beschrijven we de tien implementatiestappen.
Drie domotica onderdelen
Ieder domotica-systeem is opgebouwd uit drie delen.
- Het alarmgevende deel, de sensoren.
- Het middleware deel is ‘het hart’ als het ware. Dit softwaresysteem bevat alle intelligentie en gegevens van de bewoners/cliënten/kamers en van de medewerkers
- Het alarmopvolgende deel is de plaats waar het alarm terechtkomt. Dit bestaat uit de ‘piepers’ of de app waar medewerkers mee rondlopen, of het is de nachtzorgcentrale die alarmen opvolgt.
Sensoren moeten kunnen ‘praten’ met het middleware deel. Tegenwoordig zijn ze vaak uitgerust met wifi, 3G/4G, RT of bluetooth, dus deze draadloze communicatie moet dan wel beschikbaar zijn op de kamer van de cliënt en uiteraard verbonden zijn met het middleware deel. Bij aanleg van bekabeling moet rekening gehouden worden met architectuur van de domotica-leverancier. Sommige leveranciers willen een bus-, ster- of ringstructuur.
De vraag of het middleware deel lokaal wordt geïnstalleerd of in de cloud wordt steeds actueler. Beide varianten roepen de nodige vragen op. Hoe groot is het risico op uitval van het lokale datacenter en de verbindingen daarnaartoe? Welke verbindingen naar de cloud zijn er nodig? Hoe groot is het risico op uitval van deze verbindingen?
Voor het alarmopvolgende deel is Mobile Device Management van essentieel belang. Je wilt niet dat de Android telefoon van die ene nachtzorgmedewerker midden in de nacht een half uur onbereikbaar is omdat de telefoon een Android-update uitvoert. Sommige leveranciers ontwikkelen alle bovenstaande delen zelf en bieden dit aan als één geheel. Anderen kopen elementen uit de genoemde driedeling en integreren dat tot één geheel. Weer andere leveranciers richten zich heel specifiek op één van de drie onderdelen.
Vijf stappen voor succesvolle domotica-implementatie
Dankzij het vijf-stappenplan wordt de domotica gedegen geborgd in de organisatie. Bovendien zijn alle betrokkenen vanaf het eerste moment aangehaakt, wat een groot draagvlak creëert binnen de organisatie.
- Vergroot de kennis over domotica binnen de eigen organisatie en betrek hierbij zoveel mogelijk collega’s.
- Betrek domotica in de visie op zorg. Hoe willen wij domotica in onze zorg gebruiken?
- Stel kaders voor domotica en ontwikkel een programma van eisen.
- Selecteer de leverancier en besteedt zorgvuldige aandacht aan het contract.
- Implementeer de domotica. Over elk van deze vijf stappen valt het nodige te zeggen. Voor nu richten wij onze aandacht op de laatste stap, de implementatie.
Tien implementatiepijlers voor domotica
De tien pijlers voor een goede implementatie van domotica verlopen in principe chronologisch, al kunnen sommige zaken parallel lopen. In de basis komen veel van deze punten overeen met een gemiddeld ICT-project, al hebben sommige elementen specifiek betrekking op een domotica-implementatie.
- Projectorganisatie
Neem het project serieus en zet er een serieuze projectorganisatie voor op. Deze projectgroep regelt alle aspecten rondom de sturing van het project: scope (wat moet wanneer klaar zijn?), tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Zorg voor een ervaren projectleider, bij voorkeur iemand uit de zorg met affiniteit voor techniek. Betrek in het project ook de ‘medewerkers-van-het-eerste-uur’. Zij beschikken over brede domotica-kennis en kunnen uitstekend helpen bij dit implementatieproject. Dat geldt uiteraard ook voor de leverancier van de oplossing. Zorg ervoor dat ook beheer tijdig aanhaakt voor de borging. Stel werkgroepen of klankbordgroepen in specifiek voor onderwerpen als techniek, de zorgprocessen, systeeminrichting, opleiding/training en/of communicatie.
- Aanpassingen techniek/infrastructuur
Domotica rust op techniek, dus is de kans groot dat er aanpassingen moeten worden doorgevoerd op de IT-infrastructuur: servers, netwerk, wifi enzovoort. Daarnaast moet bij techniek gedacht worden aan alle aanpassingen in de gebouwen om de domotica te laten werken.
- Proces herontwerp; zorgprocessen aanpassen
Domotica is bedoeld ter ondersteuning van de zorgprocessen. Anderzijds kan de komst van de domotica ook de zorgprocessen veranderen. Daarbij moeten vragen worden beantwoord, zoals ‘wie bepaalt wat we willen weten?’, ‘wie bepaalt welke sensoren nodig zijn?’, ‘wie zorgt ervoor dat deze er komen?’, ‘wie test de sensoren?’, ‘wie organiseert de afhandeling van een signaal/alarm?’ en ‘hoe integreren we systeeminrichting en procesinrichting?’. Bij deze pijler speelt het doorbreken van weerstand van medewerkers een belangrijke rol.
- Systeeminrichting
De inrichting van het kernsysteem (de middleware) omvat onder meer het indelen van de organisatie, van het gebouw, de opzet van autorisaties, de inrichting van alle sensoren en alarmopvolgende systemen enzovoort. Hierbij kan de indeling in de drie onderdelen van domotica behulpzaam zijn.
- Communicatie
Goede communicatie naar en tussen medewerkers, cliënten en verwanten is misschien wel de meest essentiële pijler tijdens de domotica-implementatie. Stel daarom een communicatieplan op en maak hierbij onderscheid tussen interne en externe communicatie. Een andere manier van werken beïnvloedt de hele organisatie. Neem op het juiste moment de juiste collega’s mee in je verhaal. Het uiteindelijke resultaat van het project is mede afhankelijk van acceptatie van cliënten en verwanten. Welwillend gebruik van camera’s en sensoren valt of staat bij goede communicatie.
- Training/Opleiding
Uiteraard moeten medewerkers worden geschoold in het gebruik van domotica. Dit is geen eenmalige activiteit, maar een continue aangelegenheid. Maak daarbij onderscheid tussen de gehele groep zorgmedewerkers en een groep key-users.
- Beheerorganisatie inrichten
Om goed te blijven functioneren moet ieder systeem – dus ook domotica – worden beheerd. Richt de beheerorganisatie in op het omgaan met incidenten, changes en wensen van gebruikers. Neem vooral ook dat laatste punt serieus. Zorg voor een gremium dat nadenkt over betere inrichting, functionele verbeteringen enzovoort. Op de servicedesk moet de benodigde kennis over het domotica systeem aanwezig zijn. Organiseer dat er minstens één domotica-beheerder én een aantal key-users aanwezig zijn als eerste aanspreekpunt voor (zorg)medewerkers op de werkvloer. Mogelijk verzorgt de facilitaire afdeling (of vastgoed) ook een deel van het beheer. Maak als ICT-afdeling heldere afspraken met deze collega’s én met de domotica-leverancier.
- Beheerste invoering
Van start gaan met (nieuwe) domotica-toepassingen is voor velen een grote stap. Zorgmedewerkers moeten vertrouwde routines loslaten en leren vertrouwen op techniek. Het is verstandig hierin klein te beginnen. Laat zorgmedewerkers stap voor stap ervaren wat domotica voor hen kan betekenen. Begin bijvoorbeeld eerst met enkele testlocaties, of bepaalde cliëntgroepen. Door domotica gefaseerd in te voeren kan er rustig en gecontroleerd worden gestart. Eventuele kinderziektes hebben beperkte impact. Een nadeel van deze pijler is dat de organisatie enige tijd met twee systemen werkt. Dit speelt niet als je in één keer overgaat naar het nieuwe systeem (big bang). Alleen moet je dan zeker weten dat alles vanaf het eerste moment goed werkt. Als dat niet zo is, dan zal de aanvankelijke weerstand onder de medewerkers alleen maar groter worden. In het ergste geval mislukt de acceptatie volledig. De manier van invoeren heeft gevolgen voor de aanpak van trainingen en de communicatie.
- Nazorg
Na de implementatie werkt de techniek achter de domotica en is iedereen opgeleid. Het meest cruciale moment van acceptatie volgt na een eerste periode van gebruik, na één of twee weken. Blijven de zorgmedewerkers de domotica ook gebruiken? Durven ze erop te blijven vertrouwen? Beantwoord daarom na de implementatie vragen van gebruikers snel en adequaat. Pak eventuele problemen direct aan en verzorg snel extra training of extra uitleg indien nodig. De eerste ervaringen met de domotica bepalen vaak het toekomstige gebruik. Het is verstandig om het begin van deze nazorg onder verantwoordelijkheid te houden van de projectleider. Zij/hij is de aangewezen persoon om eventuele kinderziektes binnen het mandaat van het project te verhelpen.
- Risicomanagement
Tijdens én na de implementatie kan er iets misgaan in het gebruik van domotica. Risicomanagement is erop gericht om vooraf na te denken wat er allemaal mis kan gaan en hoe deze risico’s het beste opgevangen kunnen worden. In het prille ontstaan van de beheerorganisatie moet deze zich bezighouden met de vraag: ‘Wat nu als (…) uitvalt?’ Betrek beheerders daarom zo vroeg mogelijk in het traject bij de implementatie. Geef ze idealiter een rol in de projectgroep zodat ze betrokken zijn bij de systeem- en proceskeuzes en bij de allereerste gebruikerservaringen.
Domotica-leveranciers in perspectief
Om uw weg te vinden in het oerwoud aan domotica-leveranciers hebben wij een handig boekje gemaakt. In deze uitgave vindt u relevante informatie over de belangrijkste domotica-leveranciers voor instellingen in de langdurige zorg: de gehandicaptenzorg, de ouderenzorg en de GGZ. Naar de uitgave domotica-leveranciers in perspectief
Terug naar het overzicht
