Marente op veilige afstand over naar een nieuw ECD

Marente op veilige afstand over naar een nieuw ECD

Om de zorgverlening van hun thuiszorgmedewerkers te ondersteunen koos Marente dit jaar voor Ons® van Nedap. Al snel lag er een projectplan klaar voor de implementatie van het nieuwe ECD. Toen kwam de coronacrisis. Marente besloot ondanks deze acrisis online door te gaan met de implementatie van het ECD. M&I/Partners voert samen met Infozorg en Marente de implementatie online en veilig op afstand uit. 

Digitaliseren van zorgprocessen

Een aantal jaren geleden is Marente begonnen met een digitale transformatie. De intramurale zorg werkte al met een Elektronisch Cliënten Dossier. Maar niet alle zorgprocessen van de 600 thuiszorgmedewerkers waren gedigitaliseerd. Om de thuiszorg beter te kunnen ondersteunen ging Marente op zoek naar een online applicatie die aansloot bij onze manier van werken. De thuiszorgmedewerkers zijn dan ook leidend geweest bij de keuze voor het nieuwe ECD.

Jan Keijzer: “Onze visie op zorg geven we vaak weer met een omgekeerde piramide. Bovenaan zetten we onze cliënten en direct daaronder zitten de zorgmedewerkers. Zij geven de cliënten goede zorg en een fijn thuis. Ons ondersteunend apparaat volgt pas daarna, omdat dit onderdeel erop is gericht om de zorgmedewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen.”

Een flexibele implementatiepartner

Marente heeft naast de oriëntatie voor een nieuw ECD ook een uitgebreid traject opgezet om een passende implementatiepartner te kiezen. Deze vonden zij in M&I/Partners en Infozorg. 

Jan Keijzer, manager ICT bij Marente: “Het zorgvuldig uitkiezen van een implementatiepartner blijkt juist in deze tijden erg belangrijk. Er lag een projectplan klaar dat we samen met Infozorg en M&I/Partners hadden opgesteld. Dit bestond uit een stuurgroep, meerdere projectgroepen, werkgroepen en traditionele opleidingstrajecten. Gaandeweg hebben we het hele traject moeten omvormen om door te kunnen gaan.”

Omdat niet duidelijk was hoelang de coronamaatregelen zouden duren besloot hebben Marente M&I/Partners en Infozorg een online traject ontwikkeld waarin een combinatie van e-learning en live online scholing wordt gebruikt om het ECD veilig op afstand te implementeren.

Implementatie ondanks corona

De coronacrisis is voor veel organisaties een reden om lopende projecten on hold te zetten. In plaats van het traject uit te stellen, besloot Marente om online door te gaan met de stuurgroep, projectgroepen en trainingen.

Fabienne Eurlings van M&I/Partners: “De eerste trainingen zijn geëvalueerd en de medewerkers zijn ontzettend enthousiast. Medewerkers voelen zich zelfs veiliger in een Teamsessie dan in de klas. We hebben enkele medewerkers over hun koudwatervrees moeten heen helpen, maar daarna zijn ze allemaal in de Teams-bijeenkomst verschenen. De meetings van de projectgroep en de stuurgroep zijn efficiënter, gestructureerd en de inhoud blijft kwalitatief goed over tafel komen. In het begin was het wennen. Hoe leer je elkaar nou goed kennen als je elkaar nog niet gezien hebt. Maar als je een paar keer in elkaars woonkamer hebt kunnen kijken, leer je elkaar nog best goed kennen.”

De toekomst van Marente

Het online (thuis)werken heeft hoogstwaarschijnlijk een blijvende invloed op de werkwijze van Marente. Jan Keijzer: “Vanuit huis werken gaat goed, maar je mist wel de sociale interactie. Een deel daarvan kun je gelukkig met beeldbellen oplossen. Ik denk dat dit ook in de toekomst niet meer weg te denken is in onze bedrijfsvoering. We moeten op de lange termijn naar een gezonde mix van verschillende manieren van overleg en contact.”

Op 1 juli gaan alle wijkteams tegelijk over op het nieuwe ECD. De medewerkers van Marente zijn positief over hoe het implementatietraject verloopt, maar ook realistisch.

Jan Keijzer: “De komende tijd zullen we ongetwijfeld nog uitdagingen tegenkomen. Maar we proberen die te tackelen en op te lossen, zodat het nieuwe systeem op een verantwoorde manier in productie genomen kan worden.”