Gemeente Den Haag zoekt nieuwe IT-oplossing voor Werk & Participatie

De gemeente Den Haag heeft M&I/Partners gevraagd om vier scenario’s te onderzoeken voor een nieuwe IT-oplossing voor Werk & Participatie. Het primaire proces van dit gemeentelijke onderdeel is burgers te begeleiden naar passend werk of passende participatie. De onderzochte opties zijn drie oplossingen die bij andere grote steden in gebruik zijn, en daarnaast een scenario waarin het huidige systeem wordt gemoderniseerd.

Een team van M&I-adviseurs, Anouk Kramp, George Leih en Sasja Broens, heeft samen met interne specialisten (waaronder een informatiemanager; productowner en architect) van de gemeente vier scenario’s uitgewerkt en met elkaar vergeleken. Hierbij valideerden de specialisten de resultaten steeds tussentijds.

Wendbaarheid als eis – Den Haag wil kunnen meebewegen met lopende ontwikkelingen

In de gemeente Den Haag speelt een groot aantal ontwikkelingen waarmee het team rekening moest houden in de scenariovergelijking. Zo werkt de stad aan de optimalisatie van het dienstverleningsconcept, waarbij inwoners afhankelijk van hun ervaring en mogelijkheden meer op maat en met gerichte instrumenten naar passend werk worden begeleid. De IT-afdeling ontwikkelt en gebruikt een gemeentebreed digitaal platform, dat gegevens uit taakapplicaties kan integreren en beschikbaar stellen aan de inwoners. Daarbij speelt dat er sinds kort agile wordt gewerkt, waardoor de samenwerking en besturing van IT-ontwikkelingen volop in beweging is.

De nieuwe IT-oplossing moet dus kunnen meebewegen met deze veranderende dynamiek. In het afwegingskader voor het vergelijken van de vier IT-oplossingen is daarom naast functionele en technische criteria op te nemen, rekening gehouden met wendbaarheid; het kunnen meebewegen met lopende ontwikkelingen.

Optimalisatie van de verandercapaciteit – Den Haag wil ontzorgd worden op IT-gebied

Als voorkeursscenario adviseerde het team van M&I/Partners om de IT-oplossing van een andere grote gemeente te adopteren. Die gemeente heeft al veel geïnvesteerd in het nieuwe systeem en hanteert een vergelijkbare visie op dienstverlening. Deze oplossingsrichting is ook gebaseerd op de gezamenlijke architectuurvisie die de vier grote steden (G4) enkele jaren geleden hebben uitgewerkt.

Dit scenario zorgt ervoor dat Den Haag voor een deel wordt ontzorgd op IT-gebied: het bedenken, ontwerpen en bouwen van het IT-systeem is al gebeurd. Met de andere gemeenten samen kan Den Haag op het gebied van beheer en onderhoud stappen zetten. Het inbedden van het nieuwe systeem vormt daarmee natuurlijk nog wel een organisatorische, veranderkundige en technische uitdaging.

Maximaal profijt voor de stad – een grote sprong met ruimte voor een stapsgewijze aanpak

Den Haag kan zich in het voorkeursscenario focussen op de intensieve organisatieverandering die het heeft: naar een nieuw dienstverleningsconcept, een nieuwe manier van organiseren van het werk en de adoptie van een nieuw IT-systeem. Deze organisatieverandering belooft een flinke stap vooruit, met aanzienlijke impact op de organisatie en de medewerkers. Gelukkig biedt de nieuwe IT-oplossing de mogelijkheid om te starten met een kleine stap voor een beperkte doelgroep. M&I/Partners adviseerde om eerst een proof of concept te doen en daarin te leren hoe groot de organisatie impact is, om vervolgens heldere besluiten te nemen over de impact en te bepalen wat de beste vorm is voor de implementatie.

Den Haag is blij met de werkwijze die M&I/Partners hanteerde

De gemeente geeft aan geholpen te zijn met de procesbegeleiding die M&I/Partners heeft verzorgd bij de scenariovergelijking. Ook waardeerden ze de ingebrachte kennis en ervaring met de situatie bij de vier grote gemeenten goed.