De meeste gemeenten hebben het ‘gewoon’ op orde: contracten netjes opgeslagen, parafen gezet, handtekeningen op de juiste plek. Alerts in de agenda voor verlengingsdata. En tóch lekt er jaarlijks ongemerkt budget weg. Niet persé door onrechtmatigheid of slordigheid, maar door wat je ‘de onderstroom’ van contractmanagement kunt noemen: het verschil tussen wat er op papier staat en wat er in de praktijk gebeurt.
De hygiëne is prima – maar dat is slechts het begin
Veel gemeenten hebben de basis van contractmanagement netjes ingericht. Contracten worden opgeslagen in een digitaal systeem, de belangrijkste data staan geregistreerd en er zijn afspraken over wie wat bijhoudt. Daarmee zijn de randvoorwaarden geregeld – maar dit is vooral ‘administratieve hygiëne’. Het levert op zichzelf nog geen extra waarde op.
Concreet betekent dit vaak:
- Digitale contractkalender – alle einddata en verlengmomenten staan geregistreerd, zodat er geen contract onbedoeld doorloopt zonder beslissing.
- Standaard juridische check – de voorwaarden zijn getoetst en juridisch sluitend vastgelegd.
- Formele procedures volgen – contracten worden conform inkoop- en aanbestedingsregels afgesloten en verlengd.
- Archief en documentatie op orde – contracten, correspondentie en afspraken liggen vast in een systeem of DMS en zijn terug te vinden bij audits.
Zonder deze basis speel je verdedigend: je voorkomt problemen en houdt de bal uit je eigen doel. Maar daarmee win je de wedstrijd nog niet. De echte winst zit in het spel naar voren brengen – actief kijken of het contract nog aansluit op het actuele gebruik, of alle modules wel nodig zijn, en of er besparingen of optimalisaties mogelijk zijn. Pas dan verandert contractmanagement van een archieffunctie in een strategisch stuurinstrument.
De inhoud: waar de échte winst zit
Wie durft te kijken naar het werkelijke gebruik van software, ziet vaak een ander verhaal:
- Licenties: “We betalen voor 500 accounts, maar er loggen structureel maar 320 mensen in”.
- Modules: “Drie extra modules zijn ooit ‘voor de zekerheid’ aangeschaft, maar niemand weet nog wie ze gebruikt”.
- Overlap: “Twee applicaties doen vrijwel hetzelfde, alleen is de één bij het sociaal domein geland, de ander bij het fysiek domein”.
- Licentiemodellen: “Het contract rekent af op ‘named users’, terwijl 40% van de gebruikers elkaar afwisselt in wisselende diensten”.
Bij aanvang van het contract lopen wensen, behoeften en gebruik mooi parallel met wat contractueel is vastgelegd, echter in de loop van de tijd -veelal binnen de eerste jaren van de initiële contracttermijn en om uiteenlopende redenen- gaat dit uiteenlopen. De organisatie verandert, de mensen veranderen, budgetten worden bijgesteld of anders verdeeld, eisen en wensen en daarmee gebruik veranderen, al dat niet ingegeven door bijvoorbeeld het ‘ravijnjaar’ of als gevolg van -nieuw beleid ten aanzien van- maatschappelijke opgaven of geopolitieke ontwikkelingen.
Dit zijn geen incidenten – het is structureel. En iedere maand dat het niet wordt opgepakt, werkt dit door in de kosten.
Leveranciersmanagement: geen jaarlijkse koffiedate
Veel gemeenten hebben wel periodiek overleg met leveranciers, maar die gesprekken gaan vaak over operationele issues en verlengingen, niet over strategische optimalisatie. Leveranciersmanagement betekent juist:
- Regelmatig evalueren op (werkelijk) gebruik en (toegevoegde) waarde.
- Data op tafel: inlogfrequenties, module-activiteit, API-gebruik.
- Onderhandelen op basis van feiten, niet op aannames.
- Kijken naar bundeling of juist ontkoppelen van diensten.
Met goede data in de hand verschuift de relatie van ‘afnemer’ naar ‘regisseur’.
Van reactief naar proactief met contract- en leveranciersmanagement
Een volwassen aanpak combineert hygiëne en inhoud:
Hygiëne + inhoud = strategische waarde
|
Hygiëne (& compliance) |
Inhoud |
| Contractkalender | Gebruik versus aanschaf |
| Juridische check | Module- en applicatieoverlap |
| Procedures volgen | Licentiemodel versus praktijk |
| Correcte archivering | Leveranciers actief uitdagen |
En ja – dat vraagt om andere gesprekken, ook intern. Want het betekent dat afdelingen hun ‘eigen’ applicaties moeten openstellen voor analyse, en dat de inkoopafdeling samen optrekt met functioneel beheer en financiën.
Contract- en leveranciersmanagement is niet een administratieve verplichting, of een eenmalige schoonmaakactie, maar een doorlopend strategisch instrument. Wij helpen gemeenten om grip te krijgen op softwarecontracten én om structureel kosten te besparen. Kijk hier hoe wij u kunnen helpen >
Terug naar het overzicht
Maak kennis met
