In 2025 stijgen de gemeentelijke ICT-kosten naar € 121 euro per inwoner door toename in software- en personeelskosten, blijkt uit de 22e editie van de jaarlijkse ICT Benchmark Gemeenten van M&I/Partners. De softwarekosten blijken relatief het sterkst te stijgen bij kleine gemeenten. En dat terwijl de infrastructuurkosten juist fors afnemen. Ook dit jaar deelt M&I/Partners het trendrapport met diepgaand inzicht in de ICT-kosten en -ontwikkelingen bij Nederlandse gemeenten. Daarnaast belicht het rapport de belangrijkste trends en uitdagingen op het gebied van digitalisering in de publieke sector.
De ICT-kosten van gemeenten stijgen in 2025 naar gemiddeld € 121 per inwoner. Vooral software- en personeelskosten nemen toe, terwijl de infrastructuurkosten voor het eerst sinds jaren dalen. Gemeenten zien de grootste stijging in personeelskosten, voornamelijk door loonontwikkelingen als gevolg van cao-afspraken en een toename van de omvang van het IT- en IV-personeel met 4%. Ook nemen de softwarekosten toe, vooral door hogere kosten voor kantoorautomatisering, hogere uitgaven aan bedrijfsvoeringssoftware en de verdere overgang naar SaaS-oplossingen. Voor het eerst in jaren zien we een forse daling infrastructuurkosten, waar deze voorgaande jaren stabiel bleven. Met name de kosten voor de werkplek en servers & storage zijn afgenomen. Het is daarbij de vraag of dit een structurele trendbreuk betreft of een incidentele dip. Hieronder geven wij twee mogelijke verklaringen.
In 2025 zijn de softwarekosten gestegen naar € 43 per inwoner, een toename van € 4,5 per inwoner ten opzichte van vorig jaar. Hierbij is een flinke kostenstijging zichtbaar voor kantoorautomatisering, waarvan de kosten met € 2 per inwoner zijn gestegen. Deze ontwikkeling lijkt met name het gevolg van het intensievere gebruik van Microsoft-producten en de beschikbare functionaliteiten, zoals Copilot. Daarbij maken gemeenten ook de overstap naar uitgebreidere licentievarianten, zoals Microsoft 365 E5.
Daarnaast zijn de kosten voor bedrijfsvoeringssoftware toegenomen, met name voor financiële applicaties. Verschillende gemeenten zijn overgestapt op een ERP-oplossing als financieel systeem. Ten slotte zijn de kosten voor software voor het primair proces verder gestegen, vooral binnen het sociaal domein en bestuur & ondersteuning. Binnen beide domeinen is het SaaS-aandeel het afgelopen jaar verder toegenomen. Daarnaast kunnen indexaties van softwarecontracten en uitbreidingen van functionaliteiten binnen applicaties bijdragen aan deze kostenstijging.
Ook het gebruik van SaaS-oplossingen is verder toegenomen in 2025. Inmiddels wordt gemiddeld 69% van de softwarekosten besteed aan SaaS-oplossingen. Dit laat zien dat gemeenten een groot deel van hun applicatielandschap hebben gemoderniseerd. Het SaaS-aandeel is met name hoog binnen de front-office (81%) en bedrijfsvoering (79%). Het deel van de softwarekosten dat nog niet aan SaaS-oplossingen wordt besteed, heeft vooral betrekking op software voor het primair proces en systeemsoftware. Maar ook binnen deze categorieën neemt het SaaS-aandeel verder toe.
De softwarekosten zijn binnen de benchmark tussen 2021 en 2025 met circa 30% gestegen, van € 33 naar € 43 per inwoner. Kleine gemeenten (100.000 inwoners) hebben de laagste softwarekosten per inwoner en de meest beperkte groei (+18%), terwijl middelgrote gemeenten (60.000 tot 100.000 inwoners) (+22%) het beeld van de benchmark volgen.
Een mogelijke verklaring voor deze verschillen is de mate waarin gemeenten zijn overgestapt op SaaS-oplossingen. Kleine gemeenten kennen met 81% het hoogste SaaS-aandeel, gevolgd door middelgrote gemeenten (77%) en grote gemeenten (60%). Daarnaast spelen schaalvoordelen een rol. Leveranciers hanteren vaak vaste drempelwaarden waarop aanvullende licentiekosten worden berekend. Deze vaste kosten drukken relatief zwaar op kleine gemeenten. Ook zijn zij vaker afhankelijk van externe ondersteuning en advies van leveranciers, wat kan bijdragen aan hogere softwarekosten per inwoner.
Inmiddels gaat bijna 70% van de softwarekostenkosten naar SaaS-applicaties. Dit laat zien dat gemeenten hun softwarelandschap ver hebben gemoderniseerd hebben. Hierdoor lijken we het kantelpunt van de transitie voorbij te zijn en bewegen we naar een tijd toe waarin gemeenten (nagenoeg) geen applicaties meer zelf meer beheren. Dit zien we ook terug in de organisatie inrichting en in de infrastructuur. Meer SaaS betekent een andere manier van werken: meer regie, minder beheer en minder eigen hardware. Minder lokale infrastructuur betekent niet vanzelf minder complexiteit. Nu de transitie naar SaaS grotendeels is voltooid, ligt de belangrijkste opgave niet langer in het vervangen van technologie, maar in het organiseren van regie. Succes wordt in toenemende mate bepaald door de mate waarin gemeenten grip houden op hun digitale voorzieningen, data, leveranciers en kosten.
Het organiseren van de regie blijft achter op de snelheid waarmee het applicatielandschap verandert. De eerste SaaS-applicaties werden rond 2016 geïntroduceerd. In tien jaar tijd is een deel van het werk verplaatst naar leveranciers. Deze verschuiving van werk en ook hardware zagen we lange tijd niet terug in de personele bezetting en lagere infrastructuurkosten. De afgelopen twee jaar lijkt dit te veranderen wat betreft personeel. Dit zien we als positief. Meer SaaS vraagt om een andere manier van werken waarin regievoering een centrale rol speelt. Wanneer de organisatie niet meebeweegt, ontstaat het risico dat medewerkers die kennis hebben van het beheren van de oude inrichting vervolgens worden gevraagd regie te voeren worden over de nieuwe inrichting. We zien nu dan ook meer regiefuncties, meer functioneel beheer en minder technisch beheer.
Op dinsdag 10 november van 12:00 – 13:00 lichten we de resultaten van de benchmark toe in een online lunchsessie.
Meld mij aan voor de lunchsessie
Lees hieronder het volledige rapport.
De ICT Benchmark Gemeenten biedt een diepgaand inzicht in de ICT-kosten en -ontwikkelingen bij Nederlandse gemeenten en belicht de belangrijkste trends en uitdagingen op het gebied van digitalisering in de publieke sector.
Lees verderGemiddeld 27% van de totale gemeentelijke ICT-kosten zijn direct gerelateerd aan het applicatielandschap.
Lees verder