Wordt de overheid slagvaardiger door minder te controleren? De Voortgangsbrief Slagvaardige Overheid die staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Slagvaardige Overheid van Nederland Van der Burg op 26 oktober aan de Tweede Kamer stuurde, lijkt van die gedachte uit te gaan. De nadruk ligt op een kleinere overheid, met minder adviesorganen, toezichttaken en beleidsevaluaties. Daarmee ontstaat de indruk dat de overheid slagvaardiger wordt door minder te controleren.
Van inzicht naar actie
Vanuit de kwaliteits- en verbeterkundige bril die wij in ons werk hanteren, wekt deze redenering verbazing. Slagvaardigheid betekent immers dat een organisatie snel signalen oppakt, adequaat besluiten neemt en verbeteringen daadwerkelijk doorvoert. Binnen de bekende Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus ligt de sleutel daarvoor vaak niet in het verminderen van de aandacht voor Check, maar in het versterken van de verbinding tussen Check en Act. Check richt zich op het meten van prestaties, analyseren van afwijkingen en signaleren van verbetermogelijkheden. Act draait vervolgens om het nemen van besluiten, het prioriteren van verbeteringen en het realiseren van verandering.
Minder capaciteit voor Check leidt daarom niet automatisch tot meer slagvaardigheid. Integendeel: zonder goede inzichten wordt het lastiger om tijdig en gericht bij te sturen. In onze ervaring wordt de slagvaardigheid van veel overheidsorganisaties juist beperkt doordat de overgang van inzicht naar actie onvoldoende is georganiseerd. De analyse is vaak op orde, maar besluitvorming, eigenaarschap, prioritering en uitvoering blijven achter.
Wat zou je vanuit dat inzicht wél moeten doen?
- Maak opvolging van controles verplicht. Zorg dat analyses, audits, evaluaties en adviezen altijd leiden tot een expliciet besluit. Leg eigenaarschap vast, maak verbetermaatregelen concreet en monitor de voortgang structureel.
- Durf te stoppen. Een volwassen PDCA-cyclus leidt niet alleen tot verbeteringen, maar ook tot het beëindigen van activiteiten die onvoldoende waarde toevoegen. Maak stoppen, herprioritering en versoberen expliciet onderdeel van de Act-fase.
- Organiseer feedback dicht bij de uitvoering. Hoe groter de afstand tussen controleur, uitvoerder en beslisser, hoe kleiner de urgentie om te verbeteren. Organiseer waar mogelijk reviews, evaluaties en verbeteracties zo dicht mogelijk bij de uitvoering.
- Versterk de eerste en tweede lijn. Zorg dat de uitvoerende organisatie zelf verantwoordelijk is voor kwaliteitsbewaking (eerste lijn) en dat hierop actief toezicht plaatsvindt vanuit management en kwaliteitsfuncties (tweede lijn). Het afbouwen van toezicht-, inspectie- of adviesfuncties op centraal niveau (derde lijn) is alleen verantwoord wanneer de eerste en tweede lijn aantoonbaar goed functioneren.
- Controleer het stelsel, niet alleen de uitvoering. Richt rijksbrede controles primair op de vraag of organisaties hun eigen PDCA-cyclus effectief uitvoeren. Toets b.v. de kwaliteit van doelen, monitoring, opvolging van bevindingen en realisatie van verbetermaatregelen.
- Maak kennisoverdracht een expliciet doel van toezicht. Toezicht moet niet alleen afwijkingen constateren maar ook bijdragen aan het lerend vermogen van organisaties. Zorg voor opleiding, kennisdeling en intervisie op alle niveaus.
- Werk risicogericht. Verminder generieke controles en richt capaciteit op de grootste risico's, publieke belangen en kwetsbaarheden. Voer vooraf een gezamenlijke risicoanalyse uit en bespreek met de betrokken organisatie waar de grootste behoefte aan inzicht en verbetering ligt.
Een slagvaardige overheid maakt effectief gebruik van de uitkomsten van controles en evaluaties. Dat vraagt om meer aandacht voor decentrale kwaliteitsborging, leren van wat er in de praktijk goed en fout gaat, en ruimte voor opvolging van controles. Zolang dat niet goed is geregeld, maakt minder controleren de overheid niet slagvaardiger
Meer weten?
Neem contact op met George Leih.
