UMCG implementeerde ERP in recordtijd

Het was hoog tijd dat er iets gebeurde bij de verouderde informatievoorziening in het UMCG. UMCG implementeerde ERP met hulp van M&I/Partners succesvol én in recordtijd!

Vervanging zorginformatiesysteem

Het was hoog tijd dat er iets gebeurde bij de informatievoorziening in het UMCG. Het  zorginformatiesysteem (ZIS) waarmee het Groningse academische ziekenhuis werkte, was al dertig jaar oud en hoognodig aan vervanging toe. Bovendien gaf de leverancier aan dat niet langer in het onderhoud kon worden voorzien, al was het maar omdat steeds minder medewerkers wisten hoe het systeem precies functioneerde.

EPD centraal

Enkele jaren geleden begon daarom de zoektocht naar een nieuwe oplossing. Zoals dat gaat in een zorginstelling, stond bij die zoektocht het EPD centraal. Patiënten en zorgverleners, daarom gaat het immers in een ziekenhuis. Toen deze zoektocht in 2015 uiteindelijk was afgerond, met de selectie van EPD-leverancier Epic, diende zich echter een nieuw probleem aan. Epic voorziet namelijk niet in een zogeheten ERP, de informatievoorziening voor ondersteunende diensten als logistiek, financiën en human resources. Niettemin is dat voor het functioneren van het ziekenhuis wel een voorwaarde.

Strakke planning

Dat betekende dus dat het UMCG snel op zoek moest naar een goede ERP-oplossing, want voor de invoering van het EPD was inmiddels een strakke planning gemaakt, die weinig ruimte liet voor experimenten op het vlak van de ondersteunende diensten. ‘Concreet betekende dit een volledig nieuw en goed werkend ERP per 1 mei 2017,’ vertelt Jan Lankhorst, programmanager bij het UMCG. ‘Alleen dan was het mogelijk om de invoering van het nieuwe EPD op de geplande datum van 2 december 2017 te laten doorgaan.’

Dit stelde het ziekenhuis voor een uitdaging, want kennis over ERP-systemen was nauwelijks voorhanden. ‘Daarom waren we blij dat we in contact kwamen met M&I/Partners,’ vertelt Jan Lankhorst. ‘Bij hen was de benodigde kennis wel aanwezig. Peter Ernest van M&I/Partners kende de markt en heeft ons enorm geholpen met het opstellen van het pakket van eisen voor de Europese aanbesteding. Zijn kennis was niet alleen maar uit de boekjes en de whitepapers, maar gebaseerd op veel ervaring. Dat was onmisbaar bij het selectieproces.’

Vaker gedaan

Toen dit eenmaal achter de rug was, werd de volgende uitdaging om het nieuwe systeem in ruim een jaar tijd te implementeren. Opnieuw werd de hulp van M&I/Partners ingeroepen. ‘Ook hierbij komt het aan op ervaring. Wat speelt er precies bij de invoering van een ERP, technisch maar ook op het persoonlijke en het organisatorische vlak? Dat weet je alleen als je het vaker hebt gedaan.’

Zo’n 500 medewerkers van het UMCG moesten dagelijks gaan werken met het nieuwe systeem, en dat stelt je voor uitdagingen, vervolgt Jan Lankhorst. ‘Als je weet wat de problemen zijn, kun je daarop inspelen. Om een praktisch voorbeeld te noemen: op een gegeven moment gaat de facturering over naar het nieuwe systeem. Daar heb je een dag of tien voor nodig, en die periode ligt het systeem stil. De inkomende facturen stapelen zich dan in een hoog tempo op. In een ziekenhuis als het onze zijn dat er zeker zeshonderd per dag. Als je je daar niet van tevoren rekening mee houdt, dan krijg je een enorme puinhoop, en los dat dan maar eens op.’ 

Met vakantie

Al met al werd de invoering van het nieuwe ERP een succes, waarvoor Jan Lankhorst en zijn team tot op het niveau van de Raad van Bestuur complimenten kregen. ‘We haalden de planning en we bleven binnen het budget, en dat is in de ziekenhuiswereld geen vanzelfsprekendheid. Nogmaals, we hadden daarbij veel te danken aan de kennis en ervaring en niet te vergeten aan de inzet van M&I/Partners. Zonder hen hadden we de planning waarschijnlijk niet gehaald, en was dus ook de invoering van het EPD in gevaar gekomen. We zien de toekomst dus met vertrouwen tegemoet. En – niet onbelangrijk – ik kan nu, na een drukke periode van meer dan een jaar, eindelijk weer eens rustig met vakantie.’

Optimalisatie van uw bedrijfsvoering

Meer informatie? Of wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen voor de optimalisatie van uw bedrijfsvoering in de cure of care? Neem contact op met Peter. Of meer kennis opdoen van bedrijfsvoering in de publieke sector