Radiotherapeutisch Instituut Friesland: Digitale transformatie in recordtempo

Het Radiotherapeutisch Instituut Friesland (RIF) realiseerde in een uitzonderlijk kort tijdsbestek een ingrijpende digitale transformatie. Onder begeleiding van Gerard Hensels en Matthias Mieth van M&I/Partners werd het verouderde, zelfgebouwde EPD en de ICT-infrastructuur vervangen door een toekomstbestendig digitaal landschap, waardoor de informatievoorziening van het radiotherapeutisch proces radicaal verbeterde. Dit traject bracht niet alleen technologische vernieuwing, maar zorgde ook voor een nieuw digitaal elan binnen de organisatie.

Digitale transformatie RIF: van analyse tot implementatie

De aanpak begon met een grondige maar snelle analyse van de bestaande situatie. In workshops met alle stakeholders – van management tot cliëntenraad en de vier verwijzende ziekenhuizen – werden de knelpunten en ambities scherp in kaart gebracht. De gestelde doelen waren ambitieus: een nieuw EPD (HiX), een patiëntportaal, betere digitale informatie-uitwisseling met de Friese ziekenhuizen en een start met datagedreven zorg. Om dit binnen het gewenste tijdsbestek te realiseren, was een uitzonderlijk hoog tempo vereist. Uitgangspunt was de inzet van zoveel mogelijk kennis en ervaring van de andere onafhankelijke radiotherapeutische instituten met dergelijke trajecten.

In de voorbereidingsfase werd de projectorganisatie opgebouwd, ChipSoft gecontracteerd en een hostingpartner geselecteerd. De kennis en ervaring van Gerard en Matthias met HiX-implementaties en hun verbindende rol tussen de betrokken zorgorganisaties droegen bij aan het succes. ChipSoft maakte ruimte voor een snelle start, en tussen mei en juli 2024 was het hele EPD-team van RIF opgeleid en was het implementatieplan gereed met een go live eind januari 2025. Opvallend was de brede betrokkenheid: ruim 20% van de RIF-organisatie was direct actief in een projectteam, werkgroep of stuurgroep.

De implementatiefase – van juli 2024 tot januari 2025 – stond in het teken van de realisatie: duidelijke focus en veel aandacht voor snelle besluitvorming en goede samenwerking. Vrijwel alle andere projecten gingen ‘on hold’ om de betrokken RIF-collega’s voldoende tijd te geven. De samenwerking tussen team RIF, ChipSoft, PinkRoccade, de verwijzende ziekenhuizen en de andere radiotherapeutische instituten was intensief en grensverleggend. Een sprekend voorbeeld was de door RIF georganiseerde ‘pressure cooker’ waarbij de functioneel beheerders van drie onafhankelijke RT-instituten samen met het EPD-team van RIF drie dagen op locatie van RIF intensief hebben samengewerkt en kennis gedeeld.

Minder administratieve last voor RIF, meer regie bij patiënten en beter bestuurbaar proces

Het nieuwe EPD en ICT-fundament maken het RIF klaar voor de toekomst en versterken de oncologische zorgketen in Friesland. Concrete resultaten zijn minder administratieve rompslomp voor RIF en de verwijzende ziekenhuizen, meer regie bij de patiënten en een beter bestuurbaar proces. De digitale transformatie heeft niet alleen processen verbeterd, maar ook een bijdrage geleverd aan een meer naar buiten gerichte cultuur van het RIF.

“De voorbereiding en implementatie van het nieuwe Elektronisch Patiëntendossier (EPD) en de bijbehorende ICT waren voor het RIF intensieve trajecten. Het hiermee gerealiseerde EPD en ICT-fundament hebben ons door de digitale transformatie geleid om te komen tot een toekomstbestendige oncologische keten in Friesland. Gerard en Matthias hebben ons ondersteund bij het in beweging krijgen van de organisatie waarbij zowel de externe oriëntatie als een vernieuwd perspectief op informatisering en projectbeheer centraal stonden.” – Karin Mondriaan, bestuurder RIF