Elkerliek Ziekenhuis maakt complexe labprocessen inzichtelijk als basis voor gerichte optimalisatie

Goed laboratoriumonderzoek staat of valt met een goede ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Het Laboratorium Informatie Systeem (LIS) vormt daarbij de basis voor het uitvoeren en ondersteunen van de verschillende stappen in het laboratoriumproces. In het Algemeen Klinisch Laboratorium (AKL) van het Elkerliek Ziekenhuis was vernieuwing van het LIS noodzakelijk, omdat de leverancier de ondersteuning van het bestaande systeem uiterlijk eind 2027 zou beëindigen. Om deze overgang zorgvuldig voor te bereiden en tegelijkertijd te bekijken waar verbeteringen in het proces mogelijk waren, wilde het Elkerliek eerst goed inzicht krijgen in de eigen labprocessen. Het ziekenhuis vroeg M&I/Partners om deze processen inzichtelijk te maken samen met de medewerkers van de werkvloer, en mee te denken over verbetermogelijkheden.

De uitdaging: optimaliseren begint bij overzicht

De labprocessen van het Elkerliek zijn complex, met veel stappen, uitzonderingen en afhankelijkheden binnen en buiten het ziekenhuis. Zonder volledig overzicht in de processen is het lastig te bepalen waar optimalisatie mogelijk is en wat wel of niet past binnen de dagelijkse praktijk van het lab. Bovendien moeten verbeteringen zorgvuldig worden afgestemd: laboratoriumwerk laat geen ruimte voor fouten of verstoringen. De uitdaging was om in korte tijd een volledig en feitelijk beeld van alle relevante processen op te stellen, van aanvraag en monsterafname tot analyse, resultatenvalidatie en terugkoppeling, zodat dit als basis kon dienen voor zowel de nieuwe LIS-selectie als procesverbeteringen in het hier en nu.

De aanpak: van praktijk naar proces

M&I/Partners heeft met een gestructureerde aanpak de labprocessen van het Elkerliek in kaart gebracht tijdens twaalf interactieve sessies. In nauwe samenwerking met de laboratoriumspecialisten zijn alle hoofd- en subprocessen stap voor stap beschreven, inclusief variaties en uitzonderingen. Zo ontstond een gedeeld beeld van “hoe het nu echt gaat”. Door steeds door te vragen, werden ook de details en knelpunten naar boven gehaald. Deze aanpak maakte het mogelijk om binnen de beschikbare tijd de volledige keten te documenteren.

Tijdens dit traject is expliciet gekeken naar waar in het proces onnodige complexiteit of inefficiëntie zit. We brachten bijvoorbeeld samen in beeld waar nog handmatig werk plaatsvond of dubbele acties optraden. Denk aan uitslagen van andere labs die soms dubbel binnenkwamen (digitaal en per post), en aan stappen in de rapportage die buiten het LIS om gingen – zoals uitslagen printen, inscannen en via e-mail versturen. Zulke bevindingen werden meteen besproken tijdens interactieve sessies, om te toetsen wat de oorzaak is en of er al oplossingen of ideeën voorhanden waren voor verbetering.

Resultaat: blauwdrukken voor inrichting nieuw LIS

In korte tijd heeft dit project het Elkerliek veel inzicht opgeleverd in de eigen werkprocessen en concrete verbetermogelijkheden, zowel richting het nieuwe LIS als voor de huidige situatie. De opgeleverde procesbeschrijvingen vormen een duidelijke referentie: iedereen kijkt nu naar dezelfde procesplaten en beschrijvingen, wat de communicatie en besluitvorming versnelt. Met het blootleggen van de knelpunten kan het lab gericht prioriteren: welke aanpassingen leveren snel winst op, welke moeten bij de LIS-vervanging worden meegenomen, en welke voorstellen passen niet bij de werkwijze of regelgeving? Dankzij het gedetailleerde overzicht ziet het lab nu duidelijk waar inefficiënties zitten, van extra controles tot overbodig papierwerk, en kan het deze kansen benutten.

Het Elkerliek kijkt terug op een geslaagd voorbereidingsproject. Yvonne de Kort (projectleider Elkerliek); “M&I/Partners en de gehanteerde werkwijze hebben veel inzicht gegeven in het huidige proces en in verbetermogelijkheden voor het nieuwe LIS en daarbuiten. De gezamenlijke inspanning heeft niet alleen waardevolle documentatie opgeleverd, maar ook het bewustzijn vergroot van hoe processen daadwerkelijk verlopen en waar ze slimmer kunnen worden ingericht. Door in het verleden gemaakte keuzes opnieuw tegen het licht te houden, ontstaat ruimte voor verbeteringen door het hele lab heen.”

Met deze solide basis kan het Elkerliek met vertrouwen de volgende stappen zetten: gericht optimaliseren binnen het huidige lab en de juiste keuzes maken bij de implementatie van het nieuwe LIS.