Radiotherapiegroep verbetert de werkprocessen met HiX

Om de kwaliteit van zorg verder te verbeteren én de registratielast te verminderen, besloot Radiotherapiegroep over te gaan naar één elektronisch patiëntendossier en één elektronisch patiëntenportaal. M&I/Partners begeleidde het selectietraject, verzorgde het programmamanagement en was nauw betrokken bij de functionele inrichting van HiX.

“Succes met HiX: testen, testen, testen”

Hoe verbeteren wij als fusieorganisatie onze werkprocessen? En hoe krijgen we dan ook de registratielast omlaag? Dat waren belangrijke vragen bij de functionele inrichting van HiX als nieuw EPD voor Radiotherapiegroep. Een hele uitdaging, met als resultaat: geharmoniseerde werkprocessen, waarbij HiX standaard content de zorgverlener optimaal ondersteunt. Radiotherapeut-oncoloog Dorien Haverkort van de Radiotherapiegroep is er blij mee. 

Registratielast verlagen

Om de kwaliteit van zorg verder te verbeteren én de registratielast te verminderen, besloot  Radiotherapiegroep over te gaan naar één elektronisch patiëntendossier en één elektronisch patiëntenportaal van ChipSoft. Hiervoor was het noodzakelijk om de processen en de protocollen te harmoniseren. M&I/Partners begeleidde het selectietraject, verzorgde het programmamanagement en was nauw betrokken bij de functionele inrichting van HiX.

De rol van M&I/Partners

Gerard Hensels (M&I/Partners) in de rol van als programmamanager en Matthias Mieth (M&I/Partners) in de rol van projectleider van de functionele inrichting, samen met Marthe Plagman (Radiotherapiegroep).

Plan van aanpak voor verbeterde werkprocessen

Tien werkgroepen met medewerkers van beide locaties gingen vanaf september 2019 aan de slag om de processen en protocollen van Radiotherapiegroep te harmoniseren. De werkwijzen waren al geïnventariseerd en vertaald in een blauwdruk. Deze blauwdruk vormde de basis. Toch was deze hier en daar nog niet concreet genoeg: niet alles kon technisch worden omgezet en niet alles was al in de software beschikbaar. Er vonden meerdere discussies plaats over de beste werkwijze. Wie moet wat registreren? Wat moeten we in het systeem hebben, ook bijvoorbeeld voor de datamanagers? Wat moeten we juist niet opschrijven? Hoe kunnen we data hergebruiken en zeker niet overtypen binnen ons eigen systeem? Het project vond plaats op basis van een plan van aanpak, dat mede werd vormgegeven door Chipsoft. 

Juiste mensen bij elkaar

Dorien Haverkort: “Wekelijks kwamen we met dokters, physician assistant, laboranten, doktersassistenten, medewerkers van het afsprakenbureau, secretariaat, financiën en communicatie een volle dag bijeen. Een dag was de planning en dat werden soms ook twee dagen. We hadden die tijd echt nodig, want sommige dingen konden bijvoorbeeld alleen dokters testen.

Om de functionele inrichting van het HiX-systeem te bepalen, kun je het beste helemaal terug naar de basis: hoe willen we het graag? Wat willen we bijvoorbeeld uit de complicatieregistratie halen? Bedenk dus niet enkel: wat is er nu, wat vinden we handig en niet handig en wat ontbreekt er nog? Houd voldoende ruimte in de discussie voor wat mogelijk en onmogelijk is.”

80-20-regel

Belangrijk daarbij is volgens Dorien de 80-20-regel, waarbij je het systeem inricht voor 80% van je patiënten. Dat betekent geautomatiseerde processen voor 80% van je patiënten en dat je voor een kleine minderheid iets moet aanpassen. Het is daarbij belangrijk om na te denken over registratielast. “Stel jezelf daarbij steeds de vraag waarom je iets wilt registeren. Doe je het alleen om het registreren? Heb je al iets geregistreerd en kun je het hergebruiken? Als ik steeds hetzelfde opschrijf bij een bepaalde tumor, waarom kan ik het dan niet automatisch ophalen uit het behandelsjabloon? Er is al zoveel dat we moeten invullen, dus dan is het mooi dat zoveel mogelijk informatie automatisch wordt aangeboden”, vertelt Dorien. 

Efficiënter behandelproces

Het nieuwe radiotherapeutisch Elektronisch Patiënten Dossier HIX (HiX-EPD) is sinds juni 2020 in gebruik. Het HiX-EPD ondersteunt het totale behandelproces dat patiënten doorlopen. Van consult en bestralingsplan tot de bestralingen. Iedereen werkt in hetzelfde systeem. Ook voor wat betreft de administratieve en financiële afhandeling en het vastleggen van kwaliteits- en stuurinformatie. Dit zorgt voor een efficiënter behandelproces,

Het is de eerste keer in Nederland dat in de integratie ook de systemen van de bestralingsapparatuur gekoppeld zijn. Hierbij gaan gegevens vanuit het EPD tot in de bunker van bestraling en weer terug naar het EPD. Het is gelukt om met het nieuwe EPD de registratielast te verlagen. Dit dankzij de integratie van alle belangrijke radiotherapiesystemen in HiX. “Hierdoor hoeven we een patiënt maar één keer in te voeren,” voegt Dorien toe.

TNM-classificatie

Zelf is Dorien blij dat het is gelukt de TNM-classificatie van maligne tumoren (TNM) te automatiseren. “Je ziet nu de TNM terug bij de diagnose. En er is een gestandaardiseerde tumorvoorgeschiedenis ingericht. Om dit voor elkaar te krijgen was veel inzet, testen en overleg nodig; constant afstemmen met ChipSoft over de mogelijkheden en vervolgens heel zorgvuldig testen of het werkt. Hierbij geldt: het werkt helemaal óf het wordt niet gebruikt. Als het maar een beetje werkt, is het namelijk voor dokters niet bruikbaar.”

De workshop Registratielast Verlagen die M&I/Partners met Matthias Mieth aanbood, heeft zeker geholpen om ons te sensibiliseren op dit onderwerp. Samen met ChipSoft kunnen we trots zijn op wat we hebben bereikt. We automatiseren de TNM-classificatie overigens nu niet bij de groepen die we niet behandelen of alleen palliatief behandelen. Maar dat gaan we veranderen, want ik krijg van collega’s regelmatig de vraag waarom ze geen tumorvoorgeschiedenis en geen TNM kunnen maken. Dat is voortschrijvend inzicht.”

Trots

Dorien: “Terugkijkend ben ik er het meest trots op dat we nu één dossier hebben, specifiek voor radiotherapie. Wij hebben ChipSoft meegekregen in het begrijpen van ons proces. Andersom hebben wij ervoor gezorgd dat we HiX begrepen zodat we konden meepraten over de gewenste functionaliteiten. We gingen steeds meer dezelfde taal spreken en hebben nu één uniform dossier, met straks ook een complicatieregistratie specifiek voor radiotherapie. We hopen dat we dit met alle radiotherapie HIX-huizen samen kunnen doen, zodat we daarmee voldoen aan kwaliteitseisen die we de komende jaren op ons af krijgen. En bovendien de uitwisseling over instellingen heen kunnen ondersteunen.” 

Testen, testen, testen

Welk adviezen heeft Dorien voor andere organisaties die een nieuw EPD willen implementeren?

1. Ten eerste: “testen, testen, testen. Soms kunnen wij dat als inhoudelijk deskundigen beter dan de leverancier. En laat ook eindgebruikers testen.”
2. Ten tweede: zorg dat je voldoende kennis hebt om te praten met de leverancier. "Wij hadden in eerste instantie die kennis niet, die hebben we moeten leren, maar je kunt die kennis inmiddels halen bij de Radiotherapiegroep en in Rotterdam. Dat geeft je veel voordeel bij de ontwikkeling van het EPD. Want stel dat er wordt aangegeven dat iets niet kan? Kan het niet omdat wij niet weten dat het kan óf omdat het systeem het niet kan? Daarvoor is het fijn dat je kunt terugvallen op externe consultants.”

Toegevoegde waarde van M&I/Partners

Wat vindt Dorien van de rol van M&I/Partners als externe partij? “De combinatie werkt heel goed: een externe partij die kennis heeft van de omgang met de leverancier en professionals uit de eigen organisatie die de processen goed begrijpen en de vertaling kunnen maken. Externe mensen zijn gewend om te gaan met een ICT-leverancier. Bovendien is HiX dermate ingewikkeld dat je in een vroeg stadium behoefte hebt aan externe applicatiebeheerders die het product al jaren kennen. Zeker bij de module CS Behandeling, maar ook voor het dossier. Iemand moet die kennis hebben, want dat geeft een boost aan je hele proces. Voor een externe partij is het ook makkelijker om ‘bloedgroeploos’ te observeren, het proces te bewaken en te sturen op besluiten. Wonderlijk trouwens hoe snel M&I/Partners begreep hoe het bij ons werkte. Dat is best ingewikkeld, want we zijn een aparte organisatie, juist omdat we alleen radiotherapie hebben en geen onderdeel zijn van een algemeen ziekenhuis.”

Radiotherapiegroep

Radiotherapiegroep behandelt patiënten volgens de meest recente inzichten met behulp van ioniserende straling, zowel uitwendig (teletherapie) als inwendig (brachytherapie). De organisatie ontstond per 1 januari 2015 uit een fusie tussen ARTI en RISO. Er zijn behandellocaties in Arnhem, Ede, Deventer en Apeldoorn.