Samen een EPD: harmonisatie processen Radiotherapiegroep

Radiotherapiegroep wil de kwaliteit van de zorg en dienstverlening nog verder verbeteren. Zij hebben besloten om als Radiotherapiegroep over te gaan naar één EPD. Om dit EPD succesvol te implementeren én te gebruiken is het noodzakelijk diverse processen en protocollen te uniformeren. Radiotherapiegroep heeft M&I/Partners gevraagd dit project te belegeiden.

Uitdaging: samen in één EPD

Radiotherapiegroep geeft radiotherapeutische zorg aan mensen met kanker. Er wordt gewerkt vanuit drie behandellocaties: Arnhem, Deventer en Ede. Radiotherapiegroep is een aantal jaren geleden ontstaan uit de fusie van ARTI  (Arnhem/Ede) en RISO (Deventer). Om de kwaliteit van de zorg en dienstverlening nog verder te verbeteren is besloten om als Radiotherapiegroep over te gaan naar één elektronisch patiëntendossier en één elektronisch patiëntportaal van Chipsoft. Om dit EPD succesvol te implementeren én te gebruiken, is het belangrijk dat de werkprocessen voorafgaand aan de EPD-implementatie zijn geharmoniseerd. Radiotherapiegroep heeft M&I/Partners gevraagd om haar processen en behandelprotocollen te harmoniseren.

Harmonisatie processen

Vanaf september 2017 begeleidt en ondersteunt M&I/Partners de Radiotherapiegroep al bij de regievoering op de oriëntatie, selectie en contractering van het nieuwe EPD en het patiëntportaal. Voordat de inrichtingsfase van het EPD kon beginnen moesten diverse processen en protocollen geüniformeerd worden. M&I/Partners heeft dit met succes begeleid binnen het project Harmonisatie

Aanpak

In dit project zijn diverse multidisciplinaire werkgroepen met medewerkers van de verschillende locaties aan de slag gegaan om werkwijzen te inventariseren en met elkaar te discussiëren over de beste manier om samen in een EPD en patiëntenportaal te gaan werken. In het project is er bewust een combinatie toegepast van elementen uit de wat meer traditionele projectmanagementmethodieken en elementen uit de Agile/Scrum-koffer. Aan het begin is een duidelijk plan van aanpak opgesteld met de te behalen resultaten, activiteiten en mijlpalenplanning. Daarnaast hebben de multidisciplinaire teams kennis gemaakt met diverse scrum-elementen: de backlog, de productowner, de scrummaster en het werken in sprints. De reviewsessies zorgden voor meer begrip en betere samenwerking tussen de locaties. In de restrospectives werd het proces kritisch besproken.

Resultaat

Dit alles heeft ertoe geleid dat binnen een half jaar op alle onderdelen een gemeenschappelijk uitgangspunt is ontstaan voor de inrichting en het gebruik van het nieuwe gezamenlijke EPD. Het is gepland om dit in 2020 in productie te nemen. Ook de EPD-implementatie begeleidt M&I/Partners in de rol van projectleider en kwartiermaker. 

Onderscheidend vermogen

Karin Mondriaan, Raad van Bestuur Radiotherapiegroep: “We zijn in Radiotherapiegroep erg blij geweest met de ondersteuning van M&I/Partners. Zij hebben met een duidelijke projectstructuur en met gebruikmaking van (voor onze organisatie) nieuwe methodieken van projectmanagement, ons heel erg geholpen om het beschreven project goed af te kunnen ronden”.