Uit onderzoek van M&I/Partners naar het gebruik van bedrijfvoeringsapplicaties in de ouderen- en gehandicaptenzorg (hierna genoemd: Care) blijkt dat de beweging richting een best-of-suite landschap zich voortzet. In deze marktinventarisatie presenteren we de belangrijkste bevindingen en trends uit het onderzoek, dat is uitgezet onder de grootste zorgorganisaties binnen de Care. De resultaten zijn visueel weergegeven in een dashboard. Na een uitleg van het dashboard, lichten we kort toe hoe M&I/Partners bedrijfvoering definieert, waarna we een gedetailleerd overzicht van de resultaten per functioneel domein geven.
Hieronder volgt een puntsgewijze toelichting voor het gebruik van het dashboard.
Onze visie is dat bedrijfsvoering de kracht heeft om eenheid te creëren binnen de organisatie. Met aandacht voor zorgprofessionals wordt vanuit een integrale strategie gestuurd op effectiviteit en efficiëntie. Wij geloven dat bewuste keuzes leiden tot een veerkrachtige organisatie, cultuur van betrokkenheid, vertrouwen en duurzaam succes.
Onder bedrijfsvoering verstaan we in deze marktinventarisatie alle processen die te maken hebben met onderstaande domeinen.
Binnen de Care zien we voor bedrijfsvoering een beweging van vooral een best-of-breed landschap naar een best-of-suite landschap. Met een best-of-suite benadering geeft een organisatie prioriteit aan synergie en eenvoud boven het kiezen van afzonderlijke ICT-oplossingen, die mogelijk sterker zijn in een specifieke bedrijfsfunctie. Dit betekent dat steeds vaker de keuze gemaakt wordt om voor eerdergenoemde verschillende domeinen één applicatie, ofwel een ERP-systeem, te gebruiken (al dan niet gekoppeld met andere applicaties). Hoewel de markt nog steeds voor een groot deel uit leveranciers bestaat, die gespecialiseerde puntoplossingen, ofwel oplossingen voor één specifieke bedrijfsfunctie bieden, zien we in de Care eenzelfde beweging als in de Cure waar we vaak veel verdergaande integratie zien tussen de domeinen en het gebruik van zogenaamde ERP-systemen. Daar waar we in ons vorige onderzoek in 2021 nog zagen dat vooral financiën en HRM in een ERP werden geïntegreerd (zoals in AFAS), zien we in 2023 een duidelijke beweging naar bredere integratie van verschillende domeinen waaronder ook het inkoopproces.
Hoewel er een beweging is richting best-of-suite, zijn er nog altijd processen die beter ondersteund worden door een gespecialiseerde puntoplossing. Voorbeelden zijn factuurscanning, ICT-beheer, facilitair management, werving & selectie. Het proces personeelsplanning, dat gerelateerd is aan het HR-domein, vraagt ook om een gespecialiseerde oplossing. Hetzij een aparte puntoplossing, hetzij als onderdeel van het ECD. Hier gaan wij later in deze inventarisatie dieper op in.
Vanuit onze adviespraktijk blijkt dat samenwerking tussen de domeinen of een visie op de totale bedrijfsvoering niet de primaire drijfveer voor verandering is binnen de Care. De verandering wordt met name gestuurd vanuit de wens om het voor de eindgebruiker eenvoudiger te maken met één werkomgeving, het applicatielandschap te vereenvoudigen (rationalisatie van het applicatielandschap), kostenbesparing of vanuit een domein zelf, waar dan specifiek gezocht wordt naar een nieuw systeem of optimalisatie. Het komt vaak voor dat een leverancier die al bekend is binnen de organisatie, ook voor andere domeinen wordt onderzocht. Dit geldt voor AFAS, maar bijvoorbeeld ook voor Visma, die als best-of-breed leverancier een uitgebreid scala aan applicaties over de verschillende domeinen aanbiedt.
Voor het voeren van de financiële administratie is leverancier AFAS veruit de grootste partij. 57% van de zorgorganisaties in ons onderzoek maakt hier gebruik van. Exact volgt met 18% en Visma Raet met 14%.
Op het gebied van factuurscanning is de markt versnipperd. Financiële pakketten zoals AFAS en Exact hebben een aanvullende applicatie nodig voor het inlezen en herkennen van facturen. Hier zien we gespecialiseerde leveranciers als ProActive (SpendCloud) en Filelinx. AFAS heeft wel een scanoplossing maar deze wordt nog beperkt ingezet.De factuurgoedkeuring vindt ofwel plaats in de gespecialiseerde applicatie, ofwel in de applicatie voor financiële administratie.
Voor de inkoopadministratie (inclusief bestelportaal) worden veel verschillende applicaties gebruikt. De grootste leverancier is ProActive (43%), gevolgd door AFAS (33%). Een aantal zorgorganisaties geeft aan geen applicatie te gebruiken voor Inkoop (6%).
Opvallend is dat veel organisaties die AFAS gebruiken voor de financiële administratie, niet per se gebruik maken van het inkoopportaal van AFAS. Hier zien we dat vaak andere applicaties worden ingezet, met name ProActive. Wellicht komt dit doordat deze applicaties functionaliteiten bieden op het gebied van factuurscanning of kas&pas (gebruik van betaalpassen voor zakelijke uitgaven), iets wat in AFAS nog beperkt gebruikt wordt (factuurscanning).
Voor facilitair management is TOPdesk met 45% ruimschoots de grootste leverancier. Facility2 (Wish) volgt met 16% en Building Connections (Planon) en Spacewell (Axxerion) met 10%. De rest is verspreid over meerdere leveranciers. Een behoorlijk aantal zorgorganisaties gebruikt voor facilitair management geen applicatie (8%).
Voor ICT-beheer is TOPdesk vertegenwoordigd met wel 78%. Het resterende percentage is verdeeld over 7 kleinere leveranciers waaronder Freshservice van Freshworks, Mproof en Ultimo.
Voor personeels- en salarisadministratie bestaat de markt uit twee grote partijen: AFAS is de grootste partij met 65%, gevolgd door Visma Raet 31%.
Voor werving & selectie is de markt meer versnipperd. Hier is AFAS de grootste partij met 24%, gevolgd door Recruitee en Visma Raet (beiden 14%). De overige applicaties zitten onder de 10%. 10% van de zorgorganisaties geeft aan geen applicatie te gebruiken voor werving & selectie. De percentages van AFAS en Visma Raet tonen aan dat ongeveer de helft van de zorgorganisaties kiest voor verdergaande integratie met hun HRM-pakket (mogelijk ook vanuit kostenoverweging), maar dat veel organisaties ook een specialistische applicatie kiezen.
Zorgorganisaties gebruiken een grote diversiteit aan leermanagementsystemen. In ons onderzoek is dit uitgevraagd in het proces Talentmanagement. Zo'n 29% van de zorgorganisaties geeft aan hier geen applicatie voor te gebruiken. Dat kan komen doordat Talentmanagement niet gedefinieerd is als een leermanagementsysteem. De genoemde applicaties liggen dicht bij elkaar in percentages. De grootste zijn Noordhoff (12%), Infolearn (10%), SDB Groep (10%), en Visma Raet (10%).
In 2022 gaven we met een uitvraag onder alle roosterleveranciers in onze publicatie Roosteren in de Zorg al inzicht in de marktverdeling binnen dit domein. Binnen dit recente bedrijfsvoeringsonderzoek onder zorgorganisaties is het proces roosteren ook uitgevraagd. We zien hierin vergelijkbare resultaten. De grootste partij is Nedap, die binnen het ECD ONS ook een roostermodule aanbiedt. De grootste roosterleveranciers zijn SDB en ORTEC, gevolgd door Intus. Binnen de extramurale zorg zien we daarnaast Ecare veel terugkomen, zij bieden binnen hun ECD een roostermodule specifiek voor deze zorgvorm.
De positionering van het roosterproces verschilt per organisatie. We zien binnen veel organisaties een zoektocht naar de meest efficiënte en kwalitatieve manier om dit proces te ondersteunen, passend binnen de besturingsfilosofie van de organisatie en bij de huidige uitdagingen op de arbeidsmarkt. Dit bepaalt de mate van regie en invloed van medewerkers binnen dit proces.
Op het moment dat de organisatie een ECD in gebruik heeft met een roostermodule, zoals Nedap (ONS) en Ecare (Puur) zien we dat voor het roosteren van de intramurale en extramurale zorg verschillende keuzes worden gemaakt:
Hierbij spelen verschillende overwegingen een rol:
Om hier meer zicht op te krijgen, hebben we in kaart gebracht welke keuzes de zorgorganisaties in onze inventarisaties maakten. Waar we een aantal jaar eerder nog signaleerden dat er een ontwikkeling gaande was naar het uit elkaar trekken van de roostering van de intramurale en extramurale zorg, zien we nu juist dat steeds meer organisaties ofwel kiezen voor het volledig roosteren in de roosterapplicatie (45%) ofwel in de roostermodule van het ECD (32%). 21% van de organisaties heeft dit wel uit elkaar getrokken (intramuraal in roosterapplicatie, extramuraal in ECD).
Buiten beschouwing van deze bedrijfsvoeringinventarisatie zijn de andere applicaties die binnen de personeelsplanning worden gebruikt, zoals capaciteitsmanagement, optimaliseren van dienstenpatronen, platformen voor de inzet van flex en het plannen van behandelafspraken. Ook hier zien we steeds meer specialistische oplossingen voor ontstaan, die we bij een volgende inventarisatie graag voor u in kaart brengen.
De inrichting van bedrijfsvoeringsprocessen is binnen de Care steeds vaker onderwerp van gesprek. Waar het applicatielandschap voor de verschillende domeinen nu nog aardig versnipperd is, zien en horen we dat organisaties bezig zijn met nieuwe implementaties en applicatierationalisatie. Ook leveranciers staan niet stil, zij ontwikkelen integrale oplossingen of bieden applicaties die goed met elkaar kunnen koppelen.
We zijn benieuwd hoe dit zich de komende jaren ontwikkelt. En of de trend van het inzetten van een integrale oplossing over meerdere domeinen, die zich in de Cure duidelijk manifesteert, ook doorzet binnen de Care. Maar belangrijker nog, of domeinen steeds meer geïntegreerd gaan samenwerken, data uitwisselen en daarmee procesoptimalisatie waarborgen.
We brengen u graag met een volgend onderzoek weer op de hoogte.
Verantwoording
M&I/Partners heeft in 2023 een onderzoek uitgevoerd naar het gebruik van bedrijfsvoeringapplicaties binnen de Care.
Het onderzoek is uitgezet onder de 200 grootste organisaties in de gehandicaptenzorg en ouderenzorg. Hiervan hebben 51 organisaties de inventarisatie ingevuld. We hebben dit onderzoek eerder in 2021 uitgevoerd, toen reageerden er 38 organisaties. Omdat dit deels andere respondenten waren en de steekproef niet groot genoeg is, hebben we geen conclusies getrokken over verschillen in marktaandeel van de leveranciers ten opzichte van de vorige inventarisatie. Ons onderzoek geeft een indicatief beeld van het applicatielandschap voor bedrijfsvoering binnen de Care. De gerapporteerde percentages en bevindingen zijn niet bedoeld als harde conclusies, maar bieden richting voor keuzes waar zorgorganisaties voor staan.
De CIO's van de grootste GGZ-instellingen hielpen ons bij het in kaart brengen van het applicatielandschap van GGZ-bedrijfsvoering. Deze infographic toont de belangrijkste inzichten.
Lees verderWe zien dat steeds meer zorgorganisaties in de care toe zijn aan het optimaliseren van de informatievoorziening in de bedrijfsvoering. Veel organisaties hebben de laatste jaren in het primaire proces de beweging gemaakt naar eigen regie, zelforganisatie, zelfsturing of Rijnlandse inrichting. De wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd en de informatievoorziening die daarbij gebruikt wordt, loopt in veel organisaties achter bij de ontwikkelingen in het primaire proces. In deze blog gaan we nader in op de informatievoorziening.
Lees verder