Financiële risico’s van wetenschappelijke onderzoeksprojecten beheersen

Voor goed financieel beheer van wetenschappelijke onderzoeksprojecten is het noodzakelijk om direct zicht te hebben op de actuele financiële status van de projecten. Bart Vermeulen (LUMC) en Martijn Roelofs (M&I/Partners) delen hun visie op het financieel beheersbaar maken van onderzoeksprojecten en het belang van een goede informatievoorziening hierbij. 

Voor UMC’s en topklinische ziekenhuizen kan het een uitdaging zijn om de financiële risico’s van hun onderzoeksprojecten te beheersen. Enerzijds komt dit door de uiteenlopende subsidievoorwaarden en de verschillende bronnen van financiering die steeds andere eisen stellen aan de begrotingsopzet, de registratie en de verantwoording. Anderzijds leveren bestaande financiële (ERP-)systemen vaak net niet de informatie die nodig is. Projectcontrollers maken dan gebruik van aanvullende Excel-sheets. Een geautomatiseerde verantwoordings- en rapportagestroom is dan niet mogelijk waardoor de kans op fouten toeneemt en het dagen kan duren voordat duidelijk is hoe de onderzoeksprojecten in een ziekenhuis er financieel voor staan. 

Informatievoorziening

Bart Vermeulen (LUMC) en Martijn Roelofs (M&I/Partners) geven hun visie op het financieel beheersbaar maken van onderzoeksprojecten en het belang van een goede informatievoorziening hierbij. Voor goed financieel beheer van onderzoeksprojecten is het namelijk noodzakelijk om direct zicht te hebben op de actuele financiële status van de projecten. Het LUMC heeft hiervoor een centraal studiemanagementsysteem dat gekoppeld is met het ERP-systeem ingevoerd, inclusief centrale werkafspraken en financiële procesondersteuning.

Financieringsbronnen van wetenschappelijk onderzoek

In Nederland wordt wetenschappelijk onderzoek bekostigd door vier geldstromen, waarbij elke geldstroom andere eisen stelt aan de begrotingsopzet, de registratie en de verantwoording.

1. De eerste geldstroom is een vaste financieringsbron en komt vanuit de overheid, eigen exploitatiemiddelen of reserves.
2. De tweede geldstroom bestaat uit tijdelijk geld van overheden (zoals provincies of gemeenten) en publieke financiers als de Nederlandse organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie (ZonMw) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Ook subsidies en beurzen vanuit Europese onderzoeks- en innovatieprogramma’s vallen onder de tweede geldstroom.
3. In de derde geldstroom werven onderzoekers tijdelijke financiering bij goede doelen en collectebusfondsen. Het gaat hier met name om geld van non-profitorganisaties. 
4. De vierde geldstroom betreft vooral tijdelijke middelen vanuit de industrie of profit-organisaties.

Financieel beheer van onderzoeksprojecten

Onderzoeksprojecten hebben een complex karakter. Een wetenschappelijk onderzoeksproject heeft een formeel start- en eindpunt en in de regel een contract met een derde partij. Onderzoeksprojecten kunnen jaren duren. De inkomsten en uitgaven van onderzoekstrajecten moeten gemonitord worden over de looptijd van het project en niet over de looptijd van het boekjaar. Onderzoeksprojecten vallen zelden samen met de jaarovergangen waar de jaarrekening van gebruikmaakt. Voor de projectcontroller betekent dit dat een routineaanpak niet volstaat. De aanpak zal afgestemd moeten worden op elke afzonderlijke situatie. 

De projectcontroller is belast met het toezicht houden op onderzoeksprojecten. Hiervoor gelden meestal financiële kaders. De projectcontroller verzamelt data, adviseert, controleert en rapporteert de uitkomsten. Daarnaast geeft de projectcontroller adviezen aan de hoofdonderzoekers van de onderzoeksprojecten. Dit start al bij de aanvraagprocedure en loopt door bij de toekenningsfase, de uitvoeringsfase en de verantwoordingsfase. Belangrijke vragen hierbij zijn: Wat is de actuele financiële status van het onderzoeksproject? Wat is het verwachte resultaat? Waar zitten de grootste risico’s? Welke bijzondere subsidievoorwaarden zijn van toepassing? Verloopt de uitvoering van het onderzoeksproject volgens planning? Omdat elke subsidiegever andere voorwaarden hanteert is dit bij meer dan 400 verschillende subsidiegevers een uitdagende klus.

Uitdagingen in de projectadministratie

Als de subsidie is toegekend wordt de definitieve begroting opgesteld. Bij de daadwerkelijke start van het project gaan de kosten van een onderzoeksproject zich manifesteren en begint de financiële projectadministratie. Doordat de onderzoeksprojecten over een boekjaar heen kunnen lopen en een groot deel van de kosten onder het personeel (oftewel de onderzoekers) vallen is een aparte projectadministratie nodig. Deze is bij voorkeur geïntegreerd in de financiële administratie. Vaak leveren bestaande financiële (ERP-)systemen net niet de informatie die nodig is. Projectcontrollers maken daarom gebruik van aanvullende Excel-sheets. Er zijn soms wel honderden tot enkele duizenden in gebruik. 

Het gebruik van aanvullende Excel-sheets brengt verschillende uitdagingen en risico’s mee.

• Het kan dagen duren voordat duidelijk is hoe de onderzoeksprojecten in een ziekenhuis er financieel voor staan.
• Er zijn dubbele administraties en handmatige overdrachten in het proces aanwezig.
• Er is geen geautomatiseerde verantwoordings- en rapportagestroom mogelijk.
• Het kan een administratieve last vormen voor onderzoekers en projectcontrollers.
• Interne doorbelasting is niet verifieer- en traceerbaar.
• Er kan een risico ontstaan voor onder- of overregistratie van onderzoeksverrichtingen.
• Dergelijke aantallen Excel-sheets zijn lastig te consolideren en controleren. 

Belang van een goede centrale informatievoorziening

Bovengenoemde risico’s hebben het LUMC ertoe aangezet om een centraal studiemanagementsysteem, inclusief centrale werkafspraken en financiële procesondersteuning, in te voeren. Met behulp van het studiemanagementsysteem leggen projectcontrollers en onderzoekers van het LUMC de belangrijkste gegevens van hun wetenschappelijke studies vast. Tegelijkertijd wordt de onderzoeker gefaciliteerd bij de financiering van zijn of haar onderzoek door de projectcontroller.

Een koppeling met het ERP-systeem zorgt vervolgens voor toegang tot actuele gegevens over de financiële transacties en personeelskosten. Dit geeft de projectcontrollers de mogelijkheid om analyses uit te voeren waarmee onderzoekers en afdelingshoofden ondersteund worden in het nemen van beslissingen. Het systeem biedt de informatie om:

• op basis van een forecast van de verwachte resultaten, te anticiperen op mogelijke risico’s in het onderzoeksproject;
• in gesprek te gaan met onderzoekers over de mate waarin onderzoekers erin slagen om subsidies te verweven;
• te begroten vanuit een specifieke begrotingsopzet die aansluit op de voorwaarden van de subsidieverstrekker of de financier;
• direct zicht te hebben op de actuele financiële status van één of meerdere onderzoeksprojecten. Voor de onderzoeker is dit extra relevant omdat hij of zij vaak gebruikmaakt van een persoonsgebonden beurs;
• financiële overzichten per financier op te leveren, het LUMC is hierdoor minder afhankelijk van financiële overzichten van externe financiers;
• ziekenhuisbreed te kunnen sturen op de onderzoeksprojecten: wie is met welk onderzoek bezig? Wat zijn de kenmerken van het onderzoek? Waar lopen we risico? 

Tot slot

Onderzoeksprojecten hebben een complex karakter. Het financieel beheersbaar maken van onderzoeksprojecten vraagt eigenaarschap en een goede informatievoorziening.

• Beleg eigenaarschap
  Beleg eigenaarschap en bepaal wat er vastgelegd moet worden. Vaak is de hoofdonderzoeker verantwoordelijk dat de juiste gegevens op de juiste wijze worden vastgelegd. 
• Zorg voor een goede informatievoorziening
  Zorg dat de informatie ook daadwerkelijk in de gebruikte systemen vastgelegd kan worden. Vaak wordt gekozen om de financiële inrichting van onderzoeksprojecten in een apart systeem met een koppeling naar het ERP-systeem onder te brengen.  Dit is een trend die wij breder in het onderzoeksveld zien.

^{Bart Vermeulen is hoofd projectenbureau bij het LUMC en in die functie verantwoordelijk voor de optimalisatie van de bedrijfsvoering zodat de zorgprofessionals zich maximaal kunnen concentreren op kwalitatief goede en transparante zorg, onderzoek en onderwijs.} 

^{Martijn Roelofs is principal adviseur bij M&I/Partners en heeft de laatste jaren bijgedragen aan het verder verbeteren van onderzoek binnen zorgorganisaties door de implementatie van centrale studiemanagementsystemen en de realisatie van wetenschappelijke dataplatformen.}