Door schaarste op de arbeidsmarkt, digitale transformatie en hoge kwaliteitseisen is er binnen zorgorganisaties steeds meer aandacht voor het optimaal inzetten van mensen en middelen. Deze vraag ontstaat vanuit de wens om processen te optimaliseren met de juiste ICT-ondersteuning. Toch blijkt het in de praktijk vaker een strategisch organisatievraagstuk dan alleen de juiste ICT-ondersteunig. Het thema raakt namelijk de kern van de organisatie. Het leveren van zorg met de juiste mix van mensen en middelen.
M&I/Partners is bij diverse vraagstukken rondom het planning- en roosterproces betrokken om medewerkers en middelen optimaal in te zetten. Wij gingen samen met de bestuurders en managers van de zorgorganisaties op zoek naar een passende positionering, visie en ondersteuning van het roosterproces. Wij nemen je mee in een aantal thema’s die hierop van invloed zijn.
De langdurige zorg kent verschillende besturingsfilosofieën. Van volledig centraal gestuurde zorgorganisaties tot zorgorganisaties die zelforganiserend zijn ingericht. Daartussen zitten allerlei mengvormen. De besturingsfilosofie beïnvloedt de positionering en inrichting van het roosterproces; het heeft invloed op de rollen die gedefinieerd worden, de benodigde competenties en vaardigheden van de medewerkers, welk gedrag er binnen teams en de organisatie gewenst is en de daarbij behorende (ICT) ondersteuning. Een juiste inrichting van het roosterproces kan bijdragen aan het behalen van de organisatiestrategie en de lange termijn doelstellingen. Het is dan bijvoorbeeld een middel in het bewerkstelligen van een goede balans tussen medewerker belang en cliëntperspectief.
Een belangrijk vraagstuk dat we vaak tegenkomen is het standaardiseren van de werkwijze binnen de gehele organisatie of kiezen voor een maatwerkproces per organisatieonderdeel of team. In welke mate kan en wil de zorgorganisatie rekening houden met verschillen op teamniveau of type zorg. Het is bijvoorbeeld mogelijk om het roosterproces voor intramurale- en extramurale zorg op te splitsen. Bij extramurale zorg kan de medewerkerroostering vervangen worden door cliëntplanning binnen contracturen. Dit biedt meer ruimte voor flexibele, vraaggerichte zorg van de cliënt passend binnen de wensen van de medewerkers. Aan de andere kant biedt de keuze voor één roosterproces voor de gehele organisatie het voordeel dat er een eenduidige werkwijze is voor alle medewerkers.
Het roosterproces raakt ook andere operationele processen binnen de organisatie, waardoor de neiging ontstaat om dit gelijk als onderdeel van de verandering mee te nemen. Dit vertroebelt de discussie over de visie op het roosterproces en de daarvoor benodigde ondersteuning. Zie het als een uniek proces dat gericht is op het inplannen van medewerkers. Als het roosterproces eenmaal is vastgesteld kan de impact op de informatievoorziening voor de aanverwante processen worden bepaald, zoals de salaris- en financiële administratie.
Wet- en regelgeving wordt vaak als ingewikkeld en veelomvattend gezien. Het nauwkeurig willen toepassen van de regels werkt beperkend voor vernieuwing van het roosterproces. Binnen organisaties zijn experts aanwezig die wet- en regelgeving tot in detail kennen. Betrek deze medewerkers in de discussie met zorgmedewerkers en managers. Dit leidt tot een gemeenschappelijk beleid dat kaderstellend is voor de verdere ontwikkeling van het roosterproces en de selectie van de juiste ICT-ondersteuning (indien nodig).
Uit de gesprekken blijkt dat het lastig is om het gewenste roosterproces en ondersteuningsbehoefte vast te stellen zonder dat er eerst geëxperimenteerd is met verschillende varianten van het roosteren. Tijdens het uitvoeren van een experiment wordt inzichtelijk wat er wel en niet goed werkt, wat er verwacht wordt van de medewerkers en welke aanpassingen in gedrag en personeelsbezetting dit nieuwe proces behoeft. Daarnaast kan experimenteren inzicht geven of een (nieuw) roosterpakket gewenst is. De uitkomsten van deze fase dienen daarbij als input voor de selectie en later de implementatie van een nieuw roosterpakket en een nieuwe manier van roosteren.
Auteurs: Mariët van Dongen-Romme
Indien u nadenkt over een passend roosterproces binnen uw organisatie, praten wij graag met u mee.
Het gebruik van een ERP-oplossing is de nieuwe standaard binnen de Nederlandse ziekenhuizen. Meer dan 80% van alle ziekenhuizen gebruikt een ERP-oplossing. Dit blijkt uit het onderzoek naar het gebruik van bedrijfsvoeringsapplicaties in ziekenhuizen door M&I/Partners. Lees de uitkomsten en belangrijkste ontwikkelingen van het ERP-onderzoek.
Lees verder
