ERP-implementatie in de zorg: hoe best practice en lean elkaar versterken

De zorgsector kiest bij de selectie van een nieuw ERP-systeem vaak voor de best practice implementatie. Ook de Lean filosofie krijgt steeds meer voet aan de grond binnen de zorg. Lean is perfect in staat de klant (de patiënt of cliënt) echt centraal te stellen en zo de kwaliteit en waarde van zorg te verbeteren en efficiënter te werken. Ontdek de Lean methodieken die de uitrol van een best practice ERP-systeem versterken.

Best practice en Lean

De laatste jaren kiest de zorgsector bij de selectie van een nieuw ERP-systeem veelal voor een implementatie op basis van best practice. Een best practice is een bewezen manier van werken, waarbij de uitgevoerde stappen de meest efficiënte manier zijn om het gewenste eindresultaat te realiseren. Maar ook de Lean filosofie krijgt steeds meer voet aan de grond binnen de zorg. Lean is  in de zorg namelijk perfect toe te passen om de klant (de patiënt of cliënt) echt centraal te stellen en zo de kwaliteit en waarde van zorg te verbeteren en efficiënter te werken. Hoe verhouden Lean en best practice zich tot elkaar? En hoe kan lean de implementatie van een best practice ERP-systeem versterken?

Het verschil

De kracht van een best practice is het gebruik van standaard procesmodellen die al in meerdere bedrijven met succes zijn toegepast. Er is dus al nagedacht over de meest efficiënte manier van werken en de "oplossing" voor het probleem al bekend is. Bij lean wordt juist gestart met het probleem en komen de oplossingen pas aan het eind aan bod. Juist daarom heeft het ook toegevoegde waarde om lean in te zetten tijdens de implementatie van een best practice. Om zo het daadwerkelijke probleem of situatie niet uit het oog te verliezen.

Lean methodieken verrijken 

Per implementatiefase zijn er diverse Lean methodieken  toepasbaar bij de uitrol van een best practice ERP-systeem. De combinatie van Lean en best practice is in alle fases te gebruiken en Lean verrijkt op deze manier de toepassing van de best practice. Zo staat niet het implementeren van de best practice modellen centraal, maar het daadwerkelijk oplossen van het probleem of de verspilling.

• Visievorming & selectie fase
  Lean helpt om de klantvraag duidelijk te formuleren. In het geval van bedrijfsvoering in de zorg is de "klant" vaak de zorgmedewerker, die uiteindelijk aan een patiënt of cliënt de beste zorg wil leveren. Dit betekent verder kijken dan de medewerkers van de ondersteunende diensten zelf. Als het bijvoorbeeld gaat om het optimaliseren van het inkoopproces, is het belangrijk dat de zorgmedewerker snel en gebruikersvriendelijk kan inkopen en daarbij de gewenste producten tot zijn beschikking heeft. Dit betekent meer dan alleen goede prijsafspraken maken met de leverancier en deze (contractmatig) beheren in het systeem. In dit geval moet de eis voor een gebruiksvriendelijk bestelsysteem ook duidelijk terugkomen in de uitvraag naar de leverancier. Het inzichtelijk maken van de klantbehoeftes kan met methodes als Go Gemba (observatiemethode; meelopen op de werkvloer), focusgroepen of één-op-één interviews.
  
  
• Voorbereidingsfase
  Tijdens de voorbereidingsfase is het belangrijk om de huidige processen (inclusief knelpunten) boven tafel te krijgen. Lean biedt verschillende methodes om dit te doen. Bijvoorbeeld de 'Makigami procesanalyse'. Met een brede afvaardiging van de werkvloer wordt op brown paper een visueel overzicht van het proces gemaakt, inclusief data, werkinstructies en pijnpunten. Door het in kaart brengen van de huidige processen is tijdens de implementatiefase inzichtelijk wat de verschillen zijn met de best practice en wat dat betekent voor de medewerkers. En belangrijker nog, of de best practice ook daadwerkelijk de huidige knelpunten verhelpt. Daarmee dienen de huidige processen als een soort van nulmeting, waarop ook na de implementatie vergeleken kan worden of het proces beter loopt.
  
  
• Implementatiefase
  Tijdens de implementatiefase ligt er veel druk op de inrichting van het nieuwe ERP-systeem. Er ontstaan issues, nieuwe verspillingen in het proces komen aan het licht en vaak worden er extra wensen ingediend. Lean biedt methodes om vooral de nieuwe wensen of optimalisaties in kaart te brengen en te prioriteren. De eerste stap is de 'Kano analyse'. Dit is een beoordelingsmethode die bekijkt of minimaal de wensen die vallen binnen de basisbehoefte vervuld worden. Alle overige wensen zijn extra, zaken die het medewerkers makkelijker maken of misschien zelfs overbodig zijn. Kijk bijvoorbeeld naar het inkoopproces, daar is het belangrijk dat de webshop goed en intuïtief werkt (voldoen aan de basisbehoefte). De mogelijkheid tot opslaan van de favoriete producten voor hergebruik draagt bij aan het gebruikersgemak (een zogenaamde "satisfier"). Een mooie lay-out overeenkomstig met de kleuren van de organisatie is mooi, maar niet noodzakelijk (een "delighter"). Als eenmaal de belangrijkste wensen in beeld zijn, dient een 'effort/benefit analyse' voor het in kaart brengen wat elke verbetering oplevert en hoeveel moeite dat kost. De veranderingen waar met de minste moeite het grootste voordeel wordt behaald, gaan als eerste mee in de implementatie. Het inzichtelijk maken van deze verbeteringen is ook een mooie opstap naar de nazorgfase. Alles wat niet tijdens de implementatie wordt meegenomen, is input voor optimalisatie na livegang.
  
  
• Nazorgfase
  Waar een implementatie van een best practice stopt na de nazorgfase, is Lean juist sterk in de continuering van de verbetering. Zorgen dat de verandering daadwerkelijk landt in de organisatie en borgen dat er een cyclus ontstaat van continu verbeteren. De inzet van 'Kaizen' zorgt ervoor dat de organisatie blijft doorontwikkelen en steeds kijkt hoe het proces beter kan. Het betreft korte cyclische events, uitgevoerd door verschillende afdelingen in de organisatie, waarbij verschillende methodes worden toegepast om verbeteringen in het proces te bedenken en door te voeren.
  
  

Continue verbetering met Lean

Het gebruik van een best practice kan veel tijd en geld besparen bij een ERP-implementatie. Het is echter belangrijk om de best practice te toetsen aan de problemen in de organisatie en de best practice daarop fijn te slijpen. Dat is waar Lean om de hoek komt kijken. Lean helpt om de klantvraag scherp in beeld te krijgen en te houden, hierop te sturen en ook na de implementatie te zorgen dat de verbetering continueert. De grootste toegevoegde waarde van Lean zit dan ook ná de implementatie van een best practice.