Wanneer ik thuis een nieuwe wasmachine nodig heb zijn er talloze online beschikbare hulpmiddelen die mij helpen de beste keuze te maken. Ik neem aan dat iedere nieuwe wasmachine in staat is mijn lievelingskledingstukken weer schoon en fris te wassen. Op diverse temperaturen wassen en op hoge snelheid centrifugeren zijn functies die als standaard aanwezig verondersteld worden. Ik denk alleen nog expliciet na over de voor mij belangrijke kenmerken zoals de maximale inhoud, de aanschafprijs en het energielabel.
Eisen nieuw ERP-systeem
Dit proces verloopt heel anders als het gaat om het selecteren van software voor bedrijven. In mijn werk als ICT-adviseur begeleid ik regelmatig (zorg)organisaties bij de selectie van een nieuw ERP-systeem. Ik merk dat we met z’n allen (mijzelf inclusief) nog erg veel waarde hechten aan een uitgebreid programma van eisen waarin we al onze eisen zorgvuldig proberen te formuleren. Uren discussiëren we met elkaar over details wat over het algemeen leidt tot dikke boekwerken. Maar waarom eigenlijk?
Best-practice is dé trend
De meeste bedrijfssoftware is tegenwoordig vergaand gestandaardiseerd en wordt door vele klanten als dienst volledig uit ‘de cloud’ afgenomen. Maatwerk is over het algemeen een ‘vies’ woord en best-practice is dé trend. Want, als honderden andere vergelijkbare bedrijven deze software gebruiken, dan moet het voor ons toch ook bruikbaar zijn? Kortom, we willen allemaal ongeveer hetzelfde en de huidige software biedt nog nauwelijks ruimte voor hele specifieke aanpassingen. Een uitgebreid programma van eisen opstellen is voor het selecteren op zich eigenlijk onzin, net zoals bij mijn wasmachine.
Veranderen begint bij selecteren
Toch zijn al die discussies over eisen en wensen wel degelijk zinvol. Het helpt alle betrokkenen om inzicht te krijgen in wat op dit moment goed gaat en waar de verbeterpunten liggen. Als ICT-adviseur die de zorgmarkt goed kent, help ik de klant vooral realistisch te blijven door goed te duiden wat ze wel en niet mogen verwachten. Zo helpen deze discussies in het onvermijdelijke veranderproces, want dat de introductie van nieuwe software voor verandering gaat zorgen is zeker. Hoe eerder het voor iedereen duidelijk wordt wat er komen gaat (en wat niet), hoe beter. Mijn motto is dan ook: ‘veranderen begint bij het selecteren’.
Dus, de volgende keer dat u een nieuwe wasmachine aanschaft: vergeet niet om de eisen en wensen eerst met de rest van de familie door te spreken. Dan kunnen ze er alvast aan wennen dat u toch weer voor dat dure apparaat met al die overbodige wasprogramma’s en extra functies gaat kiezen!
