Veel overheidsinstellingen kampen met verouderde IT-systemen. Velen daarvan vormen zelfs een onmisbaar onderdeel van het bedrijfsproces en de maatschappelijke dienstverlening van de instelling. Het ontbreken van de kennis om tot gerichte actie te komen is een acute bedreiging van de continuïteit van deze IT-systemen.
Hoe beheers je die systemen, zeker als het om applicaties gaat waarvan de programmeurs met pensioen zijn? De deelnemers aan het rondetafelgesprek dat M&I/Partners over dit onderwerp organiseerde waren het erover eens dat het renoveren van legacy systemen geen technisch probleem is. Afwenden van de bedreiging vereist commitment van de gehele organisatie, een gebalanceerde afweging van business waarde en technische waarde en een investering in functionele kennis en architectuursturing.
Een vijftal managers en strategen, werkzaam binnen de overheid, waren aanwezig bij een rondetafelgesprek over de aanpak van legacy systemen. Samen met drie mensen van M&I/Partners wisselden zij ervaringen uit over de beheersbaarheid van zowel oude als nieuwe software.
John Dieleman (product manager, Wigo4it)
Jan Hartman (adviseur IV-strategie en beleid, IVO Rechtspraak)
Geert Pater (manager ICT, RDW (ten tijde van de besproken casus))
Olivier van der Post (beleidsadviseur, CIO Rijk)
Kees Verhaar (principal engineer, Wigo4it)
Saco Bekius (principal adviseur, M&I/Partners)
George Leih (principal adviseur, M&I/Partners)
Enri Leufkens (partner, M&I/Partners)
Investeren in bestuurlijk draagvlak en functionele kennis
Bij RDW moest rond 2000 het systeem voor de registratie en bevraging van kentekens, bestaand uit COBOL en Pascal programmatuur, op nieuwe infrastructuur worden gehost, omdat het bestaande Mainframe platform en bijbehorend Operating Systeem de beperking had van een proprietary systeem met afhankelijkheid van slechts één leverancier. Je zou dit heel gemakkelijk als een puur technische renovatie kunnen zien, maar niks bleek minder waar. Al vanaf de start zijn de Directie en de Raad van Toezicht actief betrokken, om steun te krijgen voor deze langjarige operatie onder de motorkap en om prioriteit te claimen binnen de volle veranderagenda van de RDW. Daarbij bleek dat er flink geïnvesteerd moest worden in functionele kennis, omdat er bij het ‘rehosten’ [JM1] [GL2] ook aanpassingen in de software zelf gemaakt moesten worden, zonder dat de bedrijfsprocessen en andere applicaties daarvan last mochten ondervinden. Ook moet de kennis van de specifieke functies van het OS van het Mainframe worden opgebouwd in functionaliteit van het nieuwe platform. Continuïteit van de bedrijfsprocessen is cruciaal voor RDW; die kun je alleen garanderen als je in detail begrijpt hoe de processen en de IT op elkaar inwerken. De migratie van het Mainframe platform naar een Intel/Windows platform verliep zeer succesvol.
Ondertussen wordt alweer gewerkt aan vervanging van het COBOL-systeem zelf. De eerder opgebouwde functionele kennis en het gecreëerde bestuurlijk draagvlak zijn onontbeerlijk bij het nemen van deze volgende stap in de renovatie.
Gebalanceerde afweging van ‘werken aan vernieuwing’ en ‘werken aan oude legacy’
Bij IVO Rechtspraak speelde een groot capaciteitsprobleem. Allereerst was het noodzakelijk om de primaire processystemen te vernieuwen. Daarnaast moest het werk in de gerechten worden gedigitaliseerd. En ten derde was de IT-afdeling heel veel tijd kwijt aan het life cycle management van het eigen gemoderniseerde platform, waardoor er nauwelijks tijd overbleef om iets nieuws op dat platform te zetten. De deelnemers van Wigo4it herkennen dit dilemma:
‘Alsof je een keuze moet maken: òf het één òf het ander – dan sta je altijd vast! Wij proberen juist in de vernieuwing de legacy-vraagstukken mee te pakken.’
Iedereen herkent dat het werkende-weg moderniseren van legacy een handige aanpak is, maar ziet ook dat de organisatie daar vaak niet aan mee wil doen. Meestal krijgt bij het prioriteren de businesswaarde voorrang, ten koste van de technische vooruitgang. Daarbij hebben volgens de adviseur van CIO Rijk veel besturen nog steeds het beeld dat je moet bezuinigen op de IT-kosten, terwijl de uitvoeringskosten in de bedrijfsprocessen veel minder prominent worden beheerst. Het integraal beschouwen van processen en IT kan helpen om dit soort suboptimale keuzes – die zorgen voor de legacy van morgen – te voorkomen.
.jpg)
Kan het middels ‘agile werken’ of is er extra architectuursturing nodig?
Steeds vaker zie je dat de renovatie van een legacy systeem in productteams die agile werken wordt weggezet. Helaas wordt de architectuur die richting geeft aan de renovatie tot ‘administratieve overlast’ bestempeld, waardoor er in een aangehaald voorbeeld nu vijf losse systemen in de cloud hangen die niet in samenhang beheerst worden. De adviseur van CIO Rijk wijst erop dat de NIS2-wetgeving orde moet gaan brengen in de informatieketens; dat had hierbij soelaas kunnen bieden.
De deelnemers zijn het erover eens dat architectuursturing noodzakelijk is bij renovatie van legacy systemen. Het agile model is heel erg gericht op optimalisatie van het product en níet op het herstructureren of geheel moderniseren van een systeem. Bij Wigo4it maken ze daarom onderscheid tussen eenvoudige renovatie-activiteiten – die binnen het reguliere onderhoudsproces opgepakt kunnen worden – en de meer complexe renovatieslagen, waarvoor extra (architectuur-)sturing noodzakelijk is.
Rode draad – je moet een systeem altijd kunnen onderhouden!
De aanwezigen komen tot de conclusie dat er een rode draad is in de discussies: ‘Je moet een informatiesysteem altijd kunnen onderhouden! Of het nu oude of nieuwe software is, je moet altijd kunnen ingrijpen.’ Dit leidt tot de vraag wanneer het kritisch wordt? Hierop kwamen twee inzichten tot stand. De ene betreft de kosten van software onderhoud: die nemen toe in de loop der jaren, totdat een kritisch punt wordt bereikt waarin de baten niet meer opwegen tegen de kosten. De remmende werking van technische schuld op innovatie wordt hierbij onderschat. De denkfout die dan wordt gemaakt is dat innovatie alleen mogelijk is door het systeem te vervangen. Het team dat het bestaande systeem onderhoudt, wordt verwaarloosd, de innovatie komt vaak niet tot stand. Met een totale stilstand tot gevolg.
Het tweede inzicht is dat ook het verloop van kennis kritisch kan worden. Zeker bij oudere systemen gaan programmeurs met pensioen, wordt documentatie slecht bijgehouden en wordt het steeds lastiger om nieuwe medewerkers op vlieghoogte te krijgen. En zodra de functionele kennis onder een kritische drempelwaarde uitkomt, zit de instelling met een groot probleem. Dan zijn alle renovatiestrategieën, zoals moderniseren, herbouwen of combinaties daarvan, kansloos. Als je niet weet hoe de IT bijdraagt aan je bedrijfsproces ben je ‘out of control’ en is beheerst renoveren niet goed meer mogelijk.
Meer weten?
Lees dan ook het artikel Renoveren ICT-systemen of neem contact op met:
Terug naar het overzicht
Maak kennis met
