De Domtoren in Utrecht is bijna 700 jaar oud. Op dit moment staat hij in de steigers, wegens groot onderhoud. Vooral het voegwerk, het ijzerwerk en de natuurstenen zijn toe aan een grote beurt. Daarnaast wordt 'De Lantaarn' (het hoogste en oudste gedeelte van de toren) grootschalig onderhouden. Vorige maand las ik een leuk artikel over deze ‘restauratie op niveau’ in National Geographic.
Er zijn enkele keuzes gemaakt bij de restauratie van de domtoren die in lijn zijn met onze visie op het renoveren van ICT-systemen. Deze visie hebben we ontwikkeld in de praktijk, bij het ondersteunen van renovatieprogramma’s en bij de assurance opdrachten en reviews die we uitvoeren. Ook als toetsspecialist bij het BIT heb ik hier ervaring mee opgedaan. Ik hoop dat de analogieën illustreren hoe er met bestaande ICT omgegaan moet worden. Hier volgen de lessen.
Bij monumentale constructies als de Domtoren kun je je niet beperken tot af-en-toe onderhoud. Nee dat werk gaat 700 jaar lang dagelijks door. Als je dit laat versloffen, zoals na rampjaar 1672 toen er geen geld was, dan gaat het van kwaad tot erger en uiteindelijk staat de toren op instorten. Dit geldt ook voor ICT-systemen. We horen vaak dat er noodgedwongen haast-wijzigingen zijn doorgevoerd, waardoor er allerlei tijdelijke oplossingen en ‘puisten’ zijn gecreëerd. Het dagelijkse onderhoud moet erop gericht zijn om deze ‘technische schuld’ op te ruimen, zodat het systeem gezond blijft. En niet te vergeten: dit dagelijkse onderhoud moet ook tijdens de restauratie doorgaan. Dit laatste wordt vaak vergeten, waardoor de technische schuld onbeheersbaar wordt als de restauratie lang duurt.
Eens per 40 of 50 jaar wordt er ook groot onderhoud gepleegd op de Domtoren, zoals nu, met de bedoeling dat hij weer decennia meekan. Bij het groot onderhoud worden problemen opgepakt die verder gaan: het vervangen van het voegwerk, het vervangen van ijzerwerk en natuurstenen, de grootschalige renovatie van ‘De Lantaarn’. Bij ICT is dit niet anders: soms moet je een project voor grootschalig onderhoud uitvoeren. Dit is dan meer gericht op structurele aanpassingen: koppelingen verbeteren, datamodel aanpassen, een nieuw ontwikkelplatform introduceren. Dit gaat verder dan het reguliere onderhoud, je moet het dan ook anders organiseren en financieren.
Tijdens de restauratie van de Domtoren worden alleen de kapotte onderdelen vervangen. Hierbij is ‘kapot’ ruim gedefinieerd: als het onderdeel niet meegaat tot de eerstvolgende restauratie over 40 -50 jaar, dan wordt het preventief vervangen. Dit geeft een duidelijke betekenis aan het begrip ‘toekomstvast’ dat we maar al te vaak tegenkomen in de ICT: het nieuwe onderdeel moet een bekende planningsperiode meegaan. Bij ICT betekent dit dat er een concreet beeld moet zijn van de toekomst. Aan welke eisen moet het systeem komende jaren voldoen? Wat gaat er veranderen? Wat kan de bestaande constructie aan? Alleen die onderdelen die ‘kapot’ zijn, in de zin dat er concrete eisen zijn ten aanzien van die onderdelen, moeten vervangen of verbeterd worden.
We zien dat er in de praktijk erg makkelijk gezegd wordt dat een compleet ICT-systeem niet toekomstvast zou zijn, omdat het niet aanpasbaar is en dus zou moeten worden vervangen. Een toren van 700 jaar oud is ook niet flexibel inzetbaar voor allerhande doelstellingen. Maar de vraag of we hem moeten afbreken en vervangen door een geheel nieuwe toren komt niet eens aan de orde. Bij ICT wordt er daarentegen, vanuit de valse gedachte dat oude systemen per definitie niet toekomstvast zijn, uiterst gemakkelijk geconcludeerd dat volledige nieuwbouw noodzakelijk is. Zou dat komen doordat leveranciers de neiging hebben een prachtige groene weide te schetsen op basis van hun zojuist gelanceerde pakketten? Of komt het doordat opdrachtgevers onvoldoende oog hebben voor de waarde van het bestaande? Het is evident dat een monumentaal pand als de Domtoren een enorme waarde vertegenwoordigt. Bij ICT-systemen die al tientallen jaren goed functioneren is dat niet anders.
Voordat het daadwerkelijk tot restauratie komt is er een grondige inspectie gedaan van de gehele Domtoren: steen voor steen. De monumentenwacht inspecteert zelfs jaarlijks de toren en adviseert of er een grote restauratie nodig is. Het plan voor de restauratie wordt nauwkeurig afgestemd op de knelpunten die de inspecties aan het licht brengen. Bij ICT-systemen zien we dat zo’n grondige inspectie vooraf vaak niet wordt uitgevoerd. Of er wordt op basis van een globale analyse, waarin het systeem overall een cijfer tussen de 1 en de 5 krijgt, besloten dat een renovatie of zelfs nieuwbouw noodzakelijk is. Het nemen van een besluit op basis van zo’n globale analyse is niet te verdedigen. Een steen-voor-steen inspectie van de echte knelpunten moet de inhoudelijke basis leveren voor het renovatieplan.
Bij de restauratie van de Domtoren wordt er veel aandacht besteed aan de bestaande stijl. De stijl is Gotisch, dat moet zo blijven. Als originele steensoorten niet meer beschikbaar zijn dan wordt gezocht naar stenen die op de oude lijken. Bij ICT-systemen is ‘oud’ equivalent aan ‘niet goed’. Natuurlijk zit daar wat in, techniek wordt zo snel beter dat je het oude graag wilt vervangen. Hierbij wordt vergeten dat er veel waarde zit in het bestaande, een oud systeem is niet voor niks geworden wat het is. En als je meerdere stijlen, of architecturen, in één systeem combineert wordt het een mengelmoes die niemand meer aanspreekt en bovendien moeilijk onderhouden en beheerd kan worden. Vasthouden aan de oorspronkelijke architectuurprincipes is vaak de beste koers. Dit betekent dat populaire architectuurstijlen als ‘services’, ‘near-real-time’, ‘event driven’ en ‘multi-channel’ terughoudend beschouwd moeten worden. In een greenfield situatie hebben ze wellicht hun nut maar in een bestaande constructie kunnen ze een risico vormen.
Bij de restauratie van de Domtoren is bewust gezocht naar architecten die ervaring hebben met de Gotische stijl en naar een aannemer die een positief track record heeft met het restaureren van monumentale gebouwen. In de ICT zien we nogal eens dat er architecten en leveranciers worden ingezet die veel meer affiniteit hebben met nieuwbouw. Die neigen er dan toe om ‘het oude’ zo snel mogelijk in te wisselen voor ‘het nieuwe en flexibele’. Een renovatietraject vergt heel specifieke skills, huur die dan ook in. Zorg dat je je als opdrachtgever hierin laat begeleiden. We zien maar al te vaak dat opdrachtgevers zich in een avontuur storten dat ze niet kunnen overzien, zonder dat ze zich laten begeleiden door experts die hen met beide voeten op de grond houden.
Natuurlijk is de snelheid waarmee in de ICT nieuwe technologie beschikbaar komt veel hoger en ‘erodeert’ bestaande technologie dus sneller dan De Domtoren. Dit laat onverlet dat er vooral veel analogieën zijn tussen het renoveren van ICT-systemen en de Domtoren. Ik hoop dat bovenstaande lessen u helpen om de juiste keuzes te maken in uw organisatie.
Jan Houben werkte twee jaar als interim-CIO bij het St. Antonius Ziekenhuis in Nieuwegein. Hij vertelt aan collega Antoon van Luxemburg over de manier waarop hij de organisatie van de Informatisering en Automatisering afdeling heeft aangepakt en zijn rol als CIO heeft opgepakt.
Lees verderIn theorie is het denkbaar dat de CIO vooral aandacht heeft voor een goed beheer van de systemen, en het creatieve, vernieuwende deel aan een medewerker overlaat. Maar in de praktijk komt dat zelden voor. In organisaties waar de ICT goed functioneert tenminste.
