St. Jansdal van ERP-strategie, via selectie naar implementatie

St. Jansdal van ERP-strategie, via selectie naar implementatie

Het applicatielandschap ter ondersteuning van de bedrijfsvoeringsprocessen is versnipperd en nodig aan een modernisatie toe. Ziekenhuis St Jansdal heeft M&I/Partners gevraagd te ondersteunen bij het opstellen een van passende en gedragen ERP-strategie, het selecteren van een ERP-oplossing en om deze ERP-oplossing te implementeren. 

St Jansdal

Het St Jansdal is een algemeen ziekenhuis in de regio Noordwest-Veluwe en beschikt over vestigingen in Harderwijk en Lelystad (recent overgenomen van de failliet gegane IJsselmeerziekenhuizen). Daarnaast heeft St Jansdal buitenpoli’s in Dronten, Nijkerk en Putten.

Samengesteld applicatielandschap

Het St Jansdal maakt gebruik van een samengesteld applicatielandschap ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Momenteel gebruikt het ziekenhuis meerdere softwarepakketten om de bedrijfsvoeringsprocessen van diverse afdelingen te ondersteunen. Dit maakt het beheer en koppeling van applicaties complex en maakt het voor medewerkers en managers een onoverzichtelijk geheel. Het was hoog tijd dat er iets gebeurde binnen het St Jansdal. Hoe moet het ICT-landschap voor de bedrijfsvoeringprocessen er idealiter uitzien en wat is er nodig om tot die situatie te komen? Hoe ziet de ERP-strategie voor de komende jaren eruit? St Jansdal schakelde de hulp in van M&I/Partners.

ERP-strategie

St Jansdal heeft M&I/Partners gevraagd te ondersteunen bij het beantwoorden van deze vragen en deze samen te vatten in een passende en gedragen ERP-strategie. Peter Ernest en Tamara Morgenstern hebben deze visie- en strategievorming uitgevoerd en begeleid. Dit traject heeft geresulteerd in het advies om een geïntegreerde ERP-oplossing op basis van een best-practice te selecteren en te implementeren.

ERP-selectie

Opnieuw werd de hulp van M&I/Partners ingeroepen. Peter en Tamara hebben na dit strategisch advies ook het selectietraject begeleid. Dit ERP-selectietraject heeft geresulteerd in de keuze voor AFAS als geïntegreerde ERP-oplossing op basis van een best-practice. De scope voor de te implementeren ERP-oplossing omvat alle processen binnen de domeinen HRM, Financiën & Control, Inkoop en Logistiek.

Geïntegreerd ERP-systeem

Eén geïntegreerd ERP-systeem betekent dat er voor medewerkers en leidinggevenden één ingang is voor de ondersteunende processen, eenduidige informatie door het hele proces en geïntegreerde stuurinformatie. Eén systeem moet leiden tot vermindering van handmatige werkzaamheden, kostenbesparing en verbetering van de integratie tussen systemen en processen. De software stelt St Jansdal ook beter in staat om de domeinen van ERP (bedrijfsvoering) en EPD (zorg) met elkaar te verbinden.

ERP-implementatie

Peter begeleidt het projectteam om de bestaande systemen om te zetten naar één systeem en één nieuwe manier van werken. Leverancier AFAS zorgt voor de inrichting van het systeem, Peter zorgt voor alle zaken daar omheen zoals de coördinatie van het testen, realiseren van koppelingen, conversie, opleiden etc. Alle functionaliteiten worden op hetzelfde moment in gebruik genomen vanwege de samenhang van de koppelingen van modules. De planning is dat per 1 januari 2020 AFAS in gebruik wordt genomen.

Keuze voor M&I/Partners

"Ons applicatielandschap was al jaren te versnipperd en duidelijk was dat sommige van de bestaande producten niet langer levensvatbaar waren" vertelt Robbert Dijkhuizen, manager IAMT binnen St Jansdal. "De kosten voor het upgraden van deze pakketten gaven ons het gevoel dat we om ons heen moesten kijken. Met het succes van een integraal EPD in ons achterhoofd zijn we op zoek gegaan naar een zo integraal mogelijke ERP-oplossing. Om onafhankelijk een keuze te kunnen maken over de verschillende domeinen (ieder heeft zo zijn eigen wensen en gedachten) heen zochten we een professionele partij met kennis en ervaring van bedrijfsvoering om ons te begeleiden. Vanuit eerdere ERP-projecten elders was de ervaring met M&I/Partners (Peter en Tamara) positief dus daarmee was de keuze ons hierin te begeleiden een eenvoudige," vertelt Robbert Dijkhuizen.

Parallel aan het project bij St Jansdal begeleiden Peter en Tamara ook de Antonius Zorggroep in Sneek bij een vergelijkbaar ERP-project (AFAS-implementatie met dezelfde scope). Op deze manier kunnen beide ziekenhuizen optimaal leren van elkaar.