Azora stapt over naar één roosterapplicatie voor toekomstbestendig roosteren

Azora, zorgorganisatie voor ouderen en specifieke doelgroepen in de Achterhoek, wil de overstap maken naar een nieuwe roosterapplicatie voor de hele organisatie die aansluit bij hun nieuwe visie op personeelsplanning. Ze schakelden op advies van een andere VVT-instelling de hulp van M&I/Partners in om hen bij dit traject te begeleiden. Karlijn Pielage en Sigrid Wolthoff werden aangesteld in de expertrol, de intern projectleidersrol werd door Azora zelf opgepakt.

Eén roosterapplicatie die aansluit op de toekomst

Azora roostert de extramurale zorg in de roostermodule van het ECD en de intramurale zorg in een roosterapplicatie. De roosterapplicatie voor de intramurale zorg voldoet niet langer meer aan de wensen. Het roosteren van de extramurale zorg verloopt wel goed, maar staat het uitwisselen van personeel tussen beide zorgvormen in de weg. En daar wil Azora wel naar toe om een antwoord te kunnen geven op de personeelstekorten, nu en in de toekomst. Dus werd er een onderzoek gestart naar één roosterapplicatie die de intramurale zorg, extramurale zorg, behandeldienst en het ondersteunend personeel ondersteunt, waarbij er ook aandacht is voor de integratie met de clientplanning in het ECD voor de extramurale zorg.

Een zorgvuldig selectietraject

Azora maakte binnen het selectietraject dankbaar gebruik van de marktkennis en standaard aanpak van M&I/Partners. Op basis van de vastgestelde visie en kaders kwamen Azora, Karlijn en Sigrid tot een longlist van zes leveranciers. Om deze terug te brengen naar maximaal drie leveranciers is er een schriftelijke uitvraag gedaan op techniek en functionaliteit. Karlijn en Sigrid adviseerden daarbij om een uitvraag te doen op de onderscheidende kenmerken van systeemondersteuning bij het roosterproces, in plaats van te werken met een uitgebreid programma van eisen. Uiteindelijk kwamen twee leveranciers een demo verzorgen aan een grote groep medewerkers, die met behulp van beoordelingsformulieren de applicaties scoorden en hun voorkeur uitspraken. Na een verdiepingstraject, waarbij er ook op strategisch niveau gesproken werd met de leveranciers, volgde de definitieve keuze voor ORTEC.

Wel of niet overstappen met extramurale zorg?

Om de extramurale roosters te kunnen verbinden met de clientplanning is een koppeling met het ECD nodig. Omdat de ECD-leverancier hier (nog) niet in kon voorzien, stond Azora voor een moeilijke keuze. Houden ze vast aan hun visie van één roosterapplicatie voor het inzetten van personeel over alle zorgvormen, met als gevolg extra handmatig werk om de roosters over te zetten naar het ECD, of blijft de extramurale zorg voorlopig toch in het ECD roosteren? Na een zorgvuldig afwegingsproces waar ook de extramurale zorg expliciet in is betrokken, besloot Azora om ook voor de extramurale zorg over stappen naar ORTEC. Naast gesprekken met de ECD-leverancier over het realiseren van een koppeling in de toekomst, wordt de mogelijkheden van RPA onderzocht om het handmatige werk (tot die tijd) te reduceren.  

Ruime toegevoegde waarde van inzet M&I/Partners

Dinand Woolschot (ICT manager en opdrachtgever) en Jantine Jansen (intern projectleider) zijn blij dat ze M&I/Partners hebben gevraagd te ondersteunen in dit traject: ‘Karlijn bracht naast een projectmatige aanpak ook expertise mee die we zelf niet in huis hadden. Ze ondersteunde ons daarnaast ook bij het besluitvormingsproces door ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord kwam. We hebben hierdoor besluiten genomen die we zelf niet hadden durven nemen.'

Ook Karlijn vond het heel waardevol om Azora bij dit traject te begeleiden: ‘Het was heel fijn om van toegevoegde waarde te zijn aanvullend op de kennis en ervaring die Azora al wel in huis had. Daarnaast was het prettig om regelmatig met Sigrid te kunnen sparren over onze ervaringen in eerdere trajecten, zodat we Azora nog beter konden helpen.’

Nu de implementatie met de veranderopgave

Azora heeft M&I/Partners gevraagd om als projectleider de implementatie van het nieuwe roostersysteem te begeleiden. Hiervoor is inmiddels Kayleigh Langenhorst aan de slag. Omdat Azora daarnaast ook bezig is met de implementatie van de nieuwe roosterafspraken en de overgang naar een nieuwe roosterapplicatie zeker in dit geval leidt tot een grote veranderopgave, adviseerde M&I/Partners om verandermanagement een expliciete rol te geven in het project. Azora nam dat advies over en stelde intern een verandermanager aan en vroeg aan M&I/Partners om deze te begeleiden. Deze rol van veranderadviseur is toebedeeld aan Sigrid, waarmee tevens de continuïteit vanuit het selectietraject geborgd wordt. Kayleigh en Sigrid kijken enorm uit naar de voortzetting van de samenwerking met Azora!