Ikazia vernieuwt roosterproces: van strategie tot en met implementatie

Het Ikazia Ziekenhuis wilde een toekomstbestendig roostersysteem dat ondersteunt in een efficiënt roosterproces, bijdraagt aan een gezonde bedrijfsvoering én gezond roosteren faciliteert. Ikazia schakelde hiervoor de hulp in van M&I/Partners om de strategische kaders op te stellen, het selectietraject én het implementatietraject te begeleiden. Mariët van Dongen en Sigrid Wolthoff namen de rol van projectleider op zich. 

Van strategie tot en met implementatie

Het Ikazia Ziekenhuis roosterde op veel verschillende manieren en met verschillende hulpmiddelen: er was een roosterapplicatie die werd ingezet als registratietool. Daarnaast werd veel geroosterd buiten de applicatie om in Excel of op papier. De applicatie voldeed niet meer aan de eisen van Ikazia. Zij had namelijk steeds meer behoefte aan een systeem dat het efficiënt roosteren inclusief werkplekplanning van personeel ondersteunt. Het niet voldoen van het oude systeem riep de vraag op wat de beste strategie is voor Ikazia. Om vervolgens de daarbij best passende oplossing te kiezen heeft M&I/Partners samen met Ikazia strategische kaders opgesteld en een selectietraject doorlopen. Vervolgens heeft M&I/Partners ook de implementatiefase begeleid in de rol van een projectleider met aandacht voor de systeemtechnische, procesmatige en veranderkundige kant van de implementatie.  

Een uitdagende klus

De ambitie van Ikazia was om de roosterimplementatie aan te grijpen voor de invoering van een nieuw roosterproces. Het nieuwe roosterproces moet leiden tot een betere invulling van de verschillende rollen, waarbij de planner sterker gepositioneerd is als verbindende factor tussen medewerker en leidinggevende. Het gewenst resultaat is een efficiënte werkwijze en een gezond rooster voor de organisatie en de medewerker. 

De implementatie van een nieuwe roosterapplicatie als verandertraject

Om de ambitie van Ikazia te realiseren, was alleen sturing op de inrichting en uitrol van het nieuwe systeem niet genoeg. Daarom hadden Sigrid en Mariët in het traject nadrukkelijk ook aandacht voor de implementatie van het nieuwe proces en het daarbij behorend gedrag.

Deze veranderopdracht kreeg een centrale rol in het project. Sigrid richtte zich in het project primair op het behalen van de projectresultaten rond de inrichting- en implementatie van het systeem. Mariët richtte zich op de begeleiding van de organisatie bij de beoogde verandering. Het resultaat? Een succesvolle livegang van de applicatie (ORTEC), waarbij de inrichting en autorisaties zijn afgestemd op het nieuwe roosterproces. 

Wat vindt de opdrachtgever?

Mariska Larssen, hoofd P&O: “Zelf hadden we dit niet gekund. Mariët en Sigrid hebben ons geholpen door structuur aan te brengen in het project en door ons op diplomatieke wijze te ondersteunen in discussies als onderdeel van het veranderproces. We hebben veel van Mariët en Sigrid geleerd, wat ons het vertrouwen geeft om vanuit eigen regie onze ambitie op het gebied van roosteren verder te realiseren.” 

Efficiënter roosterproces

Nu de diverse afdelingen een aantal maanden werken met het nieuwe systeem staat Ikazia voor de uitdaging om de nieuwe roosterwerkwijze met daarbij behorende rollen en gedrag te laten landen op de werkvloer om de ambitie op roosteren te realiseren. Hierbij is het doel dat ORTEC het proces ondersteunt en niet wordt ingezet als registratietool. M&I/Partners blijft in 2022 betrokken om Ikazia te begeleiden bij de transitie naar een efficiënter roosterproces.