Robotic Process Automation (RPA)

Algemene ontwikkelingen

De Modelgemeente heeft te maken met grote maatschappelijke opgaven en moet steeds meer overheidstaken uitvoeren. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is het voor de Modelgemeente lastig om goed personeel te vinden en te behouden. Daardoor is het moeilijk om alle taken en werkzaamheden goed uit te voeren.

De Modelgemeente maakt daarom gebruik van Robotic Process Automation (RPA). RPA is het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software. De Modelgemeente gebruikt RPA om administratieve en repetitieve taken efficiënter uit te voeren. Hierdoor helpt RPA om de werkdruk voor ambtenaren te verlagen, en het werkplezier te verhogen. RPA biedt voordelen zoals snelheid, continue beschikbaarheid, behoud van bestaande IT-systemen en foutloos werken. Het stelt medewerkers in staat om zich te richten op waardecreatie voor burgers, ondernemers of samenwerkingspartners, terwijl saaie, repetitieve taken door de robots worden gedaan.
Om RPA succesvol en daarmee effectief en efficiënt in te zetten zijn er enkele belangrijke randvoorwaarden:

Logisch gestructureerde processen: RPA werkt het beste voor processen die altijd in dezelfde logische stappen verlopen. Het gaat om terugkerende handelingen.
Beschikbare en betrouwbare data: Zorg ervoor dat de benodigde data beschikbaar, volledig en betrouwbaar is.
Uniforme registratie: Data moet uniform geregistreerd worden, zodat de robot consistent kan werken.
Event logs: Het is belangrijk om event logs te hebben, zodat je inzicht hebt in wat er gebeurt tijdens het proces.

De Modelgemeente schakelt een externe partij in om zich te laten adviseren over RPA en de te kiezen software waarmee de robots gebouwd kunnen worden. Voor het succesvolle gebruiken van RPA is het nodig dat hier specifieke formatie voor wordt vrijgemaakt. De RPA-medewerkers worden centraal in de organisatie gepositioneerd. Zij maken onderdeel uit van het Business Intelligence Competence Center (BICC). Ook zorgt de Modelgemeente voor het opleiden van deze medewerkers om RPA goed te kunnen gebruiken.