Rol en positie ICT-afdeling

Om de digitale transformatie te ondersteunen, moet de I&A-afdeling binnen twee verschillende besturingsparadigma’s werken. Naast de traditionele dienstverlening (het beheren en moderniseren van bestaande ICT-diensten) wordt van de afdeling verwacht dat ze ook optreedt als adviseur en ontwikkelaar van nieuwe ICT-functionaliteiten waarbij het primaire proces in toenemende mate de leiding neemt. 

Juist om die reden zoekt de Modelgemeente naar oplossingen om het waarborgen van de continuïteit van de bestaande ICT-diensten slim te organiseren. Daarom werken veel gemeenten inmiddels samen in shared service centra of besteden uit bij commerciële partijen. Tegelijk maakt de Modelgemeente capaciteit vrij om afdelingen in het primaire proces gevraagd en ongevraagd te adviseren over de rol vanICT bij de (steeds veranderende)taken en veranderopgaven. De Modelgemeente organiseert deze expertise dicht bij het primaire proces.

ICT-begroting Rol en positie ICT-afdeling

Toelichting ICT-begroting
De frictiekosten omvatten de reorganisatiekosten die ontstaan door het afvloeien van niet-ontwikkelbare medewerkers en werven van nieuwe medewerkers ten gevolge van de verandering van de veranderende waardestrategieën van de afdeling ICT en is een schatting op basis van praktijkervaring. Een ‘vlootschouw’ zal noodzakelijk zijn om de werkelijke kosten te bepalen.

Outsourcing

De Modelgemeente heeft een plan opgesteld om op een logisch moment (bijvoorbeeld als er grotere investeringen in datacenter/ICT-infrastructuur gedaan moeten worden, of als er een tekort ontstaat aan voldoende gekwalificeerd ICT-personeel) de ICT-dienstverlening te optimaliseren en te moderniseren. Het plan omvat het afnemen van technische ICT-diensten als een schaalbare dienst uit de cloud, waarbij wordt voldaan aan de Haven standaard van de VNG. 

De outsourcing van de ICT-techniek leidt globaal tot onderstaande plaat.

De Modelgemeente blijft functioneel beheer en informatiemanagement zelf uitvoeren. De eerstelijns Service Desk wordt ook niet uitbesteed, zodat de eindgebruikers goed ondersteund kunnen worden door een Service Desk die beschikt over de specifieke organisatie- en proceskennis  van de modelgemeente. 

De Modelgemeente verwacht dat steeds meer applicaties in de toekomst als dienst (SaaS) zullen worden afgenomen. Bij het verSaaSen van applicaties dient de Modelgemeente afspraken te maken over eigenaarschap, dataverwerking en over een exitstrategie. Het is belangrijk dat de modelgemeente ook na einde van het contract beschikt over de data uit de SaaS-applicatie die geïmporteerd kan worden in een nieuwe applicatie. Daarom is het van belang om nauwkeurig te beschrijven welke koppelingen aanwezig moeten zijn en welke data in welke vorm over deze koppelingen getransporteerd moet kunnen worden. 

^{“Applicaties zijn tijdelijk, maar data is blijvend”}

Regieorganisatie

Het uitbesteden van grote delen van de ICT betekent dat de Modelgemeente de overgang van een beheer- naar een regieorganisatie moet maken. Functies, rollen en vereiste competenties veranderen, wat gevolgen heeft voor het personeel.

Een toekomstig te vormen regieorganisatie kan er als volgt uitzien.

De taken van de regieorganisatie omvatten het bij elkaar brengen van vraag en aanbod, het in kaart bren-gen van de behoeften en het aansturen van zowel interne als externe ICT-dienstverleners. Om deze taken uit te kunnen voeren, dient de regieorganisatie technische en applicatie kennis bezitten. De verschillende rollen die voorzien worden in de regieorganisatie zijn weergegeven in onderstaande figuur.

We bedoelen hiermee niet dat functioneel beheer centraal georganiseerd moet zijn, maar wel dat de resourcepool van functioneel beheerders onder de verantwoordelijkheid van de regieorganisatie valt. De regieorganisatie zorgt voor voldoende kwantitatieve en kwalitatieve beschikbaarheid van functioneel beheerders, en kan tevens een uniforme werkwijze borgen. De functioneel beheerders zelf kunnen hierbij bij de domeinen gestationeerd zijn. 

Vanwege de omvang van deze ontwikkeling en verandering voor de organisatie heeft de Modelgemeente besloten een project op te nemen in haar roadmap voor de komende jaren. Dit project richt zich voornamelijk op de outsourcing van ICT-technologie en de daarbij behorende organisatieverandering. Het verSaaSen van applicaties wordt afzonderlijk begroot en is sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van geschikte SaaS-applicaties en de complexiteit van de datamigratie. 

De globale begroting van dit project is hieronder weergegeven. 

ICT-begroting programma doorontwikkeling ICT-en I&A-organisatie 

Als onderdeel van de aanbesteding voor het outsourcen van de technische ICT-diensten moeten verschillende activiteiten worden uitgevoerd om outsourcings-ready te worden. Dit omvat het up-to-date brengen van de CMDB, het beschrijven van het applicatielandschap inclusief koppelingen en het opstellen van (keten)testplannen. De kosten hiervan zijn afhankelijk van de situatie. 

De personele wijzigingen in de A-formatie gaan gepaard met frictiekosten. Deze kunnen bestaan uit het inzetbaar van maken van systeembeheerders voor andere functies en kunnen sterk bepaald worden door een sociaal plan. Daarnaast kan het outsourcingsproces onrust veroorzaken onder het A-personeel, wat in het ergste geval kan leiden tot het vertrek van alle systeembeheerders. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn om externe krachten in te huren, die 1,5 keer zo duur zijn als de voormalige medewerkers. Het is daarom van groot belang om betrokkenen tijdig bij het proces te betrekken.

Terug naar de Modelgemeente