Optimaal benutten Microsoft 365 

Algemene ontwikkelingen

Heel veel gemeenten zijn gebruik gaan maken van digitaal vergaderen tijdens de Corona periode. Daartoe hebben veel gemeenten licenties Microsoft365 ingezet. De implementatie tijdens Corona is vaak onder tijdsdruk uitgevoerd. Om die reden zijn worden niet alle functionaliteiten van dit platform optimaal benut. Veel gemeenten stappen daarbij inmiddels ook nog eens over van de E3 naar de E5 licentie, waarmee nog meer mogelijkheden worden aangeboden die de werkprocessen, informatiebeveiliging en informatiebeheer van gemeenten kunnen ondersteunen.  

De Modelgemeente streeft ernaar optimaal gebruik te maken van licenties MS365. Mogelijkheden die hierbij zijn: telefonie; kunnen metadateren van informatie (informatiebeheer/ archivering);  virusscanner; formulierenbouwer, rapportgenerator; intranettoepassingen en gebruik teams geïntegreerd met veelgebruikte kantoorautomatiseringsapplicaties. Kortom een schat aan mogelijkheden waarvoor nu veelal nog andere applicaties in de lucht worden gehouden en waarbij de vraag is of opschoning kan plaatsvinden (applicatie rationalisatie).  

Daarbij komt dat leverancier Microsoft regelmatig nieuwe functionaliteiten toevoegt. De modelgemeente wil hier adequaat op kunnen inspringen. Gemeenten verkrijgen nu nieuwe functionaliteit zonder dat zij daar zelf expliciet om hebben gevraagd. Dat vereist een andere vorm van “functioneel” beheer waarbij nieuwe mogelijkheden en modules in afstemming met belanghebbenden worden geïntegreerd in bestaande werkwijzen/werkprocessen. 

De Modelgemeente voert hierbij meerdere sporen

De Modelgemeente stelt beleid op waarom en hoe MS 365 te gebruiken. Hierbij kan zij zich laten inspireren door referentiebezoeken bij andere gemeenten, de VNG en informatie van de leverancier en laten leiden door haar doelarchitectuur; en wetgeving (o.a. Archiefwet; BIO; AVG);  
De Modelgemeente investeert in kennis en vaardigheden van functioneel beheerders en “key”users op het terrein van KA/MS 365, en zorgt voor reguliere afstemming tussen beiden.  
De Modelgemeente zorgt voor een goed ondersteund adoptietraject om verandering in werkwijzen; vaardigheden, en mindset bij en met gebruikersdoelgroepen te bereiken. Dit adoptietraject blijft (op kleinere schaal) continu doorlopen omdat er steeds nieuwe wensen, mogelijkheden en gebruikers zijn. Hiermee verkleint de Modelgemeente de kloof tussen Informatiemanagement en Servicemanagement. 
De Modelgemeente zet een project op voor een (her-)implementatie van MS 365 met als doel  “informatiehuishouding op orde” zoveel mogelijk te ondersteunen. De Modelgemeente voert dit projectmatig uit. 
De Modelgemeente regelt een proces in waarbij bij vervanging van bestaande applicaties eerst bekeken wordt of MS 365 daarvoor een oplossingsmogelijkheid biedt (afweging kosten en baten) zodat er sprake kan zijn van applicatierationalisatie. Hierbij kan functioneel beheer een rol spelen. Het principe hierbij kan worden vastgelegd in de architectuur: Hergebruik tenzij.

 De hoofdstappen voor het optimaliseren van MS 365 gebruik   

Inventarisatiefase met als doel beleidskaders vast te stellen (o.a. over beschikbaar stellen modules binnen 365; eigenaarschap van teams en kanalen; proces afspraken samenwerkingsplatform); 
Opstellen informatieplan/ beheerkaders (locaties opslag documenten, bewaren/ vernietigen/overbrengen); 
Maken inrichtingsplan en realiseren inrichting MS 365; 
Beheerfunctie inrichten, beheerders opleiden en ambassadeurs per afdeling benoemen/inwerken; 
Adoptieplan voor alle medewerkers (opleiding en bewust worden migratie docs/data); 
Maken werkafspraken/ werkprocessen inrichten; 
Plannen en ondersteunen van Migratie (van netwerkschijven naar Sharepoint); 
Bouwen eventuele koppelingen (bijvoorbeeld zaaksysteem/ e-depot).