Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering is faciliterend, kaderstellend en richtinggevend aan de primaire processen van de gemeente. Bedrijfsvoering omvat alle werkzaamheden die binnen de gemeente gericht zijn op financiën, inkoop, personeelszaken, juridische zaken, ICT, informatiemanagement, facilitair en huisvesting. Bedrijfsvoering omvat alle werkzaamheden die binnen de gemeente gericht zijn op financiën, inkoop, personeelszaken, juridische zaken, ICT, informatiemanagement, facilitair en huisvesting.

Het bedrijfsvoeringsdomein binnen de Modelgemeente is erop gericht de juiste mensen, middelen en faciliteiten voor de Modelgemeente te organiseren. Bij de inrichting van haar bedrijfsvoering streeft de Modelgemeente een gepaste balans tussen opbrengsten en uitgaven na, waarbij zowel uitgaven als opbrengsten niet altijd in euro’s uitgedrukt kunnen worden.
De Modelgemeente blinkt uit in het organiseren van de juiste mensen op de juiste plek. Hierbij richt zij zich zowel op het verwerven van nieuw personeel als het faciliteren van de doorstroom van interne medewerkers. Het personeelsbestand van de Modelgemeente is nauwgezet opgebouwd en een mooie weerspiegeling van de samenleving die goed aansluit op de behoefte van de diverse domeinen.
Waar het op het faciliteren van deze medewerkers aankomt is de Modelgemeente doortastend in het maken van keuzes. Zowel het applicatielandschap als de kantoorinrichting zijn strak georganiseerd met weinig ruimte voor dubbele of overbodige faciliteiten. ‘Altijd en overal je werk kunnen doen’ is hier ook niet meer het credo, je doet je werk waar dat het beste past, er zijn dus geen talloze kantoren of vergaderzalen meer aanwezig – hybride werken is de toekomst.
De Modelgemeente weet tenslotte waar zij goed in is en waar zij anderen beter om hulp kan vragen. Dit houdt in dat de Modelgemeente veel strategische partners heeft waar zij processen en faciliteiten aan heeft uitbesteed. Om dit effectief voor haar te laten werken heeft de Modelgemeente flink geïnvesteerd in contract-/leveranciersmanagement.

Juiste mensen, met de juiste vaardigheden op de juiste plek

De modelgemeente investeert in haar personeel. Dat doet de modelgemeente zowel voor personeel dat er al decennia werkt, personeel dat net begint als personeel dat nog niet bij de gemeente werkt.
Persoonlijke ontwikkeling op gebied van kennis, vaardigheden en welzijn staan structureel op de agenda bij de modelgemeente. Door steeds in dialoog met haar medewerkers te zijn zorgt de modelgemeente ervoor dat deze persoonlijke ontwikkeling zowel in vorm (digitaal, fysiek, lang, kort, etc.) als in timing aansluit op de behoefte. Het eigen maken van digitale vaardigheden is een standaard onderdeel van het onderwijs voor iedere medewerker, zowel bij het starten van nieuw werk, de uitrol van nieuwe systemen of processen als periodiek in de vorm van een opfrisser. Door hierin te investeren lukt het de modelgemeente om haar medewerkers efficiënt te laten werken en ervaren de medewerkers minimale belemmeringen bij het uitvoeren van hun werk waardoor het werkplezier wordt vergroot.
De modelgemeente begrijpt het verschil in opvattingen over werken onder de diverse generaties en speelt hier slim op in. Voor de jonge talenten uit de schoolbanken is zij een kweekvijver die ontwikkeling en doorstroom stimuleert. Voor ouders faciliteert de modelgemeente de flexibiliteit die ze vereisen naast een stabiele basis. Voor medewerkers die op een eindfunctie zitten zorgt de modelgemeente door variatie en ontwikkelmogelijkheden toch voor voldoende uitdaging om hen gemotiveerd te houden. Tenslotte treft zij gepaste regelingen om medewerkers richting het pension te faciliteren om ruimte te maken voor jonge medewerkers. Door deze maatregelen te treffen kan de modelgemeente zich in de werving extra aantrekkelijk maken voor de diverse doelgroepen en ze is dan ook een gewilde werkgever.

Veranderende positie van de afdeling ICT

De afdeling ICT hield zich traditioneel bezig met het beheer, onderhoud en vervanging van software en hardware binnen de gemeente. De afdeling ontwikkelt zich steeds meer in de richting van de business. Langzaam maar zeker wordt zij hier meer een afdeling informatiemanagement en verdwijnt focus op automatisering. Deze transformatie vereist andere competenties dan die waar de ICT-afdeling ‘vroeger’ behoefte aan had. De traditionele automatiseringstaken van de ICT afdeling besteedt de gemeente dan ook steeds vaker uit (naar een commerciele ICT-dienstverlener, of shared service centrum).

Kennis en expertise
De afdeling informatiemanagement heeft voldoende kennis en expertise om structureel het juiste gesprek met de business en de ICT-dienstverleners te voeren.
Regievoering
De afdeling informatiemanagement voert strak de regie op de ICT-dienstverleners waardoor de dienstverlening aansluit op de behoefte van de organisatie.

Het juiste personeel

Sinds de komst van COVID-19 is iedereen steeds beter in staat zijn werk uit te voeren vanuit huis. Waar dit eerst vooral als belemmering werd gezien, zien steeds meer mensen ook mogelijkheid om eens verder dan de eigen regio te kijken voor werkgelegenheid. Hierdoor zal behouden en verwerven van talent voor steeds meer (kleine) gemeenten een nog grotere uitdaging worden dan voorheen.

Inhuren, inkopen, uitbesteden en automatiseren
Gemeenten zullen nog meer dan nu strategische keuzes moeten maken in welke disciplines ze structureel in huis willen hebben, welke activiteiten ze door ingehuurd personeel willen laten uitvoeren, welke activiteiten ze uitbesteden en welke activiteiten geautomatiseerd kunnen worden.
Samenwerken
De wegvallende geografische beperkingen voor medewerkers, gelden ook voor de organisatie. Waar samenwerking vooral een regionale aangelegenheid was, kan dit ook steeds verder buiten het eigen gebied en kan je ook met steeds meer andere gemeenten personeel delen/uitwisselen, of samenwerken in een Shared Service Centrum.
Kweekvijver voor talent
Direct uit de collegebanken inhuren is een vaak gezochte oplossing voor moeilijk te werven functies. Hierbij hoort echter ook het besef dat dit personeel niet lang blijft en je dus een talentencarrousel moet opbouwen waarbij je goed inspeelt op het komen en gaan van personeel.

Minder op kantoor

Doordat alles op afstand kan, verwachten we ook bij de Modelgemeente na afbouw van alle COVID-19 maatregelen minder mensen (dagelijks) terug op het gemeentehuis. De verwachting is dat voorzieningen voor werken op afstand gewild blijven, maar dat ook de faciliteiten op kantoor mee moeten gaan in deze verandering.

De verandering in faciliteiten zit zowel in mogelijke terugkeer van een (klein) bedrijfsrestaurant omdat juist de ontmoeting weer belangrijk is, maar ook in aangepaste vergaderruimten, opnamestudio's en meer plekken waar je even kan telefoneren / videobellen.

Faciliteiten op kantoor
Nieuwe vergaderruimtes waarin het mogelijk is om te vergaderen met mensen die niet op locatie aanwezig zijn. Maar ook mobiele ICT-werkplekken worden veel belangrijker i.v.m. het overal moeten kunnen werken.
Reserveringssysteem
Omdat niet iedereen meer standaard dagelijks op kantoor is, kan het aantal werkplekken teruggebracht worden. Dit houdt echter ook in dat niet iedereen meer tegelijkertijd kan komen. Om hier goed mee om te gaan wordt reserveren van werkplekken en vergaderplekken (en wellicht zelfs ontmoetingsplekken) zeer relevant.
Werken op afstand
Als er meer op afstand blijft gebeuren, gaan we van een tijdelijke situatie naar een structurele. Keuzes die we eerder hebben gemaakt omdat het eindig zou zijn moeten we dan dus nu gaan heroverwegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de keuze voor bepaalde samenwerkingstools.

De digitaal vaardige medewerker

De veranderingen op het gebied van digitalisering volgen elkaar in rap tempo op. Dit heeft impact op de wijze waarop medewerkers hun werk uitvoeren. Niet iedereen kan deze transitie even makkelijk doormaken, daarom is digitale inclusie een belangrijk thema bij de Modelgemeente.

E-learning / nano learning
Real-time, on-the-job voorzieningen die medewerkers helpen bij het inzetten van de tools die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Door dit goed in te zetten kunnen gemeenten hun medewerkers beter faciliteren bij de uitvoering van hun werk.
Veranderkundigen
Niet alleen vooraf zorgen dat een oplossing/verandering de juiste is voor je organisatie, maar ook aandacht besteden aan de adoptie en acceptatie hiervan is op veel plekken al bekend. Echter neemt de behoefte aan medewerkers die dit goed kunnen de komende jaren alleen maar toe, de Modelgemeente zet daarom ook in op het structureel invullen van deze functie.

Van Capex naar Opex

Steeds meer zaken worden tegenwoordig afgenomen als dienst. Een bekend voorbeeld hiervan is uiteraard SaaS (software as a Service) - applicaties als dienst. Maar diensten steken overal de kop op. Andere voorbeelden zijn IaaS (Infrastructuur as a service), telefonie as a service, ICT-werkplek as a service, etc.

Traditionele afschrijving werkt niet meer
Waar vroeger investeringen over een aantal jaar werden afgeschreven, zodat na de afschrijvingstermijn voldoende geld was gespaard om nieuw te kopen, werkt dit met diensten niet meer. Als een applicatie als een dienst worden afgenomen, dan zijn dit maandelijkse operationele kosten. Na afloop van de overeenkomst dient er echter vaak wel weer een Europese aanbesteding worden uitgevoerd te worden, om opnieuw een applicatieleverancier te selecteren, met indien relevant een migratietraject. Dit betekent dus dat er financieel gezien geld gereserveerd moet worden, waar dat voor diensten nooit het geval is geweest.