Wendbaar Portfoliomanagement

Bedrijfsvoering

De Modelgemeente gebruikt portfoliomanagement als procesinstrument om projecten en taken die bijdragen aan de doelen/strategie van de organisatie te selecteren, prioriteren en bewaken. Portfoliomanagement is van oorsprong een ontwikkeld gedachtengoed voor ICT-projecten en lifecyclemanagement, en wordt bij de Modelgemeente idealiter gebruikt voor alle veranderingen.

Het portfolio wordt beïnvloed door nieuwe wet- en regelgeving, de samenwerking met partners, het lifecyclemananagement (van infrastructuur en applicaties), nieuwe ontwikkelingen in de gemeente zelf en technologische ontwikkelingen die kansen bieden voor innovatie. De Modelgemeente herkent en prioriteert deze veranderingen en beschouwt deze als organisatieontwikkelingsprojecten met een (zware) ICT-component. Het management bepaalt tijdens het portfolioproces de prioriteiten op basis van het Collegeprogramma en de daarvan afgeleide organisatiedoelen en maatschappelijke opgaven.

Met portfoliomanagement richt de Modelgemeente zich op het bereiken van (lange termijn) doelstellingen middels het voorbereiden, afwegen en prioriteren van de “juiste” projecten en taken. Het is een verschuiving van de dingen goed doen, naar de juiste dingen doen. Het portfolio maakt de reële verandercapaciteit (o.a. mensen, middelen) zichtbaar van de organisatie. Doorgaans zijn er minder middelen dan ambities. De Modelgemeente kiest met behulp van portfoliomanagement waar zij haar middelen op inzet.

Om wendbaar te blijven, kijkt het portfolio niet verder dan ongeveer zes kwartalen. Die periode is lang genoeg om aan te sluiten bij de reguliere begrotingscyclus en aanbestedingen te kunnen uitvoeren. Langere (minder concrete) veranderingen staan in bedrijfs- en “i”-strategieën.
Het is van belang dat het portfolioproces transparant is, en periodiek wordt uitgevoerd om nieuwe ontwikkelingen te kunnen opvangen. De meetlat om projecten of liffecyclemanagement trajecten af te wegen dient eenduidig is te zijn.

De stappen en randwoorwaarden

Om portfoliomanagement als proces in te richten, zijn een aantal stappen en randvoorwaarden.

De randvoorwaarden

Meerjarige visie op gemeentedoelstellingen en strategie om die te bereiken.
Meerjarige i-visie en i-strategie. Gericht op ‘wendbare en robuuste ICT’ én de ruimte om te innoveren;
Een directie / managementteam dat verantwoordelijkheid neemt voor integrale besluitvorming op het I-portfolio.

De stappen

Een vastgesteld portfolioproces (met afspraken over vereiste documenten per fase, zoals intake, projectplan of impactanalyse)
Werkend portfolioboard (minimaal 3 keer per jaar)
Beschrijving van de rol van portfoliomanager
Opdrachtgeverschap voor projecten (vanuit de business en generieke IT)
Ontwikkelen van een afwegingskader voor portfoliomanagement
Werkafspraken over eisen aan projectintake te hanteren door opdrachtgevers en informatieadviseurs/ informatiemanagers
Werkafspraken over projectrapportages te hanteren door projectleiders en opdrachtgevers
Een benoemde portfoliomanager (0,5 fte voor een Modelgemeente)