Bewaren en archiveren van e-mails

Bedrijfsvoering

De modelgemeente heeft haar informatiemanagement zo georganiseerd dat dit haar ondersteunt in het voldoen aan wet- en regelgeving. De (vernieuwde) Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn hierbij de belangrijkste richtlijnen.

Het organiseren, bewaren, archiveren en vernietigen van informatie binnen de modelgemeente is zo ingericht dat het bijdraagt aan de volgende vier doelen:

De modelgemeente kan haar wettelijke taken goed uitvoeren;
De modelgemeente legt op transparante wijze verantwoording af over haar keuzes en te bestede middelen;
De modelgemeente kan accuraat reageren op verzoeken van burgers, bijvoorbeeld wanneer zij hun AVG-rechten willen uitoefenen of een Woo-verzoek doen;
Op de langere termijn dragen informatiebeheer, -bewaring, -archivering en -vernietiging bij aan onderzoek en het cultureel erfgoed van Nederland.

Omdat de modelgemeente haar informatiebeheer strak georganiseerd heeft, vindt het proces van vernietigen, bewaren en archiveren van informatie in de basis plaats op de plek waar de informatie in eerste instantie wordt verwerkt: in het Zaaksysteem of in vakapplicaties. Archiveren gebeurt dus in principe zaakgericht. Ook e-mails die relevant zijn voor Zaken worden bij de zaak toegevoegd, bewaard en indien nodig overbracht naar het archief. Alle medewerkers binnen de gemeenten begrijpen wat het belang van archiveren is en welke informatie binnen een Zaak gearchiveerd moeten worden. Hierbij houden ze rekening met de privacy van betrokkenen over wie de informatie gaat (bijvoorbeeld een inwoner die een klacht indient).

E-mail is een belangrijk informatieknooppunt geworden voor gemeenten. De modelgemeente beseft dat, en weet ook dat niet alle e-mails altijd binnen een vakapplicatie zullen landen, omdat niet alle (archiefwaardige) informatie uit e-mails onder één specifieke zaak of vakapplicatie past. Voor deze resterende e-mails past de modelgemeente een beleid toe rondom e-mailbewaring en -archivering. De uitgangspunten van dit beleid zijn:

Medewerkers bewaren relevante e-mails in de vakapplicatie of bij het Zaaksysteem, en niet in de mailbox;
Medewerkers gebruiken e-mail zo min mogelijk privé. Mochten er toch e-mails zijn die persoonlijk zijn, dan worden deze apart gezet;
De overige e-mails worden een aantal jaar bewaard in de omgeving van de gemeente, zodat er kan worden voldaan aan AVG- en Woo-verzoeken. De e-mails worden in een aparte omgeving gezet zodat deze niet meer verwijderd of gewijzigd kunnen worden.

Daarnaast identificeert de modelgemeente middels Capstonemethodiek een aantal sleutelfunctionarissen1: personen die een prominente plaats binnen de modelgemeente hebben, waardoor zij veel archiefwaardige informatie in hun e-mails hebben. Denk bijvoorbeeld aan wethouders en projectmanagers van hoogrisicoprojecten. Met deze personen maakt de modelgemeente een aanvullende afspraak:

De e-mailboxen van deze personen worden niet alleen een aantal jaar bewaard, maar daarna worden de e-mails overgebracht naar het gemeentelijk archief.

De sleutelfunctionarissen ontvangen extra informatie over het archiveren van e-mails, zodat zij begrijpen welke e-mails gearchiveerd zullen worden en waarom.

De modelgemeente doet de volgende investeringen op het gebied van e-mailarchivering:

Aanschaf van software voor het bewaren en archiveren van e-mails.
- Kosten zijn afhankelijk van de gekozen oplossing. Geschatte implementatiekosten 7,5k per jaar (enkel technische implementatie), onderhoudskosten 15k-20k per jaar.

Opzet van een projectteam van medewerkers met kennis op het gebied van Archiefwet, Woo en AVG om een gezamenlijk beleid rondom (e-mail)bewaring en -archivering te ontwikkelen en uit te dragen.
- Organisatorische implementatie, kosten hangen zwaar af van of de gemeente nu al goed weet te archiveren of niet.

Terugkerende trainingen voor medewerkers om het belang van goed zaakgericht archiveren en een goede informatiehuishouding in de mailbox in het oog te houden.
- Valt binnen de vaste werkzaamheden van de leden van het projectteam.